Boekhouden via internet
Online boekhouden vergemakkelijkt de elektronische gegevensuitwisseling. Dubbel invoeren van gegevens en/of het uitwisselen ervan met behulp van CD-ROM, USB-stick of diskette behoren er definitief mee tot het verleden.
De voordelen
1. Bespaar op tijd en kosten
Onderhoudskosten voor boekhoudprogramma’s zijn verleden tijd. Ook hoeft u niemand meer in te huren of aan te stellen voor het beheer ervan. Bovendien blijven kostbare updates u voortaan bespaard, evenals nieuwe versies. De installatie daarvan gebeurt ver weg van uw kantoor. Tot slot wint u tijd omdat gegevensuitwisseling sneller en efficiënter gaat.
2. Werk samen met uw accountant
U kunt online samenwerken met uw accountant en hoeft geen afspraak meer te maken. Belangrijk is wel dat als u overgaat tot internetboekhouden, uw accountant hetzelfde programma gebruikt. Voordeel is dat de accountant veel sneller advies kan geven over uw cijfers. Hij heeft toegang tot realtime gegevens, en kan voortdurend controle houden.
3. Overal toegang tot uw gegevens
Waar u ook bent, u kunt vanaf elke locatie inloggen op de account van het online-programma. Thuis, of onderweg, bijvoorbeeld in een hotel of restaurant.
4. Voorbereid op de toekomst
Internetboekhouden is toegesneden op toekomstige ontwikkelingen. Denk aan XBRL (eXtensible Business Reporting Language): een rapportagetaal om financiële gegevens uit te wisselen via internet. Dit is ook handig voor het aanleveren van gegevens bij het CBS, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst.
5. Veiligheid is groter
Het boekhoudprogramma hoeft niet geïnstalleerd te worden op uw eigen systeem en is daardoor niet vatbaar voor kwetsbaarheden daarvan (virussen!). Backups van uw boekhouding worden automatisch en desgewenst meerdere malen per dag gemaakt. U heeft er zelf geen omkijken meer naar: het eigenlijke werk wordt voor u gedaan.
Belangrijk om te weten
Na het lezen van bovenstaande voorwaarden, overweegt u misschien om meteen met internetboekhouden te beginnen. Maar het is belangrijk om de onderstaande punten nog even na te lopen.
1. Integratie met andere software
Controleer of het internetboekhoudprogramma van uw keuze geïntegreerd kan worden met andere software die u gebruikt.
2. Conversie
Stapt u met uw huidige boekhouding over op internetboekhouden, dan ontkomt u helaas niet aan een conversieprobleem. Alle gegevens moeten omgezet worden naar het nieuwe programma. Bovendien is het toch altijd even wennen aan een nieuw programma: dat geldt voor u, maar zeker ook voor uw personeel.
3. Aansprakelijkheid
Let goed op wat er in het contract met de leverancier van de online dienst staat over de aansprakelijkheid bij calamiteiten. Niets bijzonders, maar wel goed om even expliciet na te kijken.
