Wat moet er in een jaarrekening staan?
De jaarrekening moet een duidelijk beeld van het vermogen, het resultaat, de solvabiliteit en liquiditeit van uw onderneming geven. Hij moet grofweg gebaseerd zijn op de waarde van de bezittingen, de schulden en het bedrijfsresultaat.
Wat heeft u nodig?
De basis voor het opstellen van de jaarrekening is uw administratie. Het is dus van essentieel belang dat deze goed op orde is. Wat er in ieder geval in moet zitten zijn de uitgaande en inkomende facturen, het kasboek met alle contant betaalde bonnen, en uw bank- en/of giroafschriften.
Verder kunt u nog denken aan zaken als: de voorraadlijst, overzicht onderhanden werk, lijst met debiteuren, verzekeringspolissen, kilometeradministratie, overzicht gewerkte uren en eventuele openstaande posten bij de belastingen.
Eén of twee jaarrekeningen
Of u één of twee jaarrekeningen moet opstellen, hangt af van hoe groot uw bedrijf is. Dit wordt bepaald aan de hand van omzet, activa en aantal werknemers.
Middelgrote en grote ondernemingen moeten twee jaarrekeningen maken. Een vennootschappelijke en een fiscale jaarrekening voor de Belastingdienst. Kleine vennootschappen kunnen met een en dezelfde jaarrekening volstaan.
Publicatieplicht
BV‘s, NV’s, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, maar ook commerciële verenigingen en stichtingen hebben een publicatieplicht: de jaarrekening moet bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd. Kleine rechtspersonen kunnen volstaan met een beknopte balans.
Accountantsverklaring of niet?
Als uw onderneming onder de publicatieplicht valt, dan moet de jaarrekening door een accountant van een verklaring worden voorzien. Deze onderzoekt of de jaarrekening het vereiste inzicht geeft en of hij voldoet aan de wettelijke voorschriften. Kleine ondernemingen hoeven dus geen accountantsverklaring aan te vragen.
Wanneer deponeren?
U moet de vennootschappelijke jaarrekening binnen acht dagen nadat hij door de aandeelhouders is goedgekeurd, deponeren bij de Kamer van Koophandel. Er kunnen sancties volgen als u dit niet of niet op tijd doet. De uiterste inleverdatum is 13 maanden na het einde van het boekjaar.
Persoonlijke aansprakelijkheid
Bent u bestuurder van een BV? Dan heeft u een extra reden om de jaarrekening te deponeren. Want anders kunt u bij een faillissement hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld op grond van ‘ kennelijk onbehoorlijk bestuur‘.
Wel of geen handtekening
Op het originele exemplaar van de jaarrekening moet de handtekening van bestuurders (en commissarissen) staan. Voor het stuk dat u bij de Kamer van Koophandel deponeert, geldt dit niet. Sterker nog: de Kamer van Koophandel verzoekt zelfs expliciet om deze niet te ondertekenen. Fraudeurs verzamelen namelijk handtekeningen via het elektronisch dossier waarin het wordt opgenomen en gebruiken deze voor het versturen van valse facturen.
