Inhoudsopgave
Houd je debiteurenbeheer op orde
Achter onbetaalde facturen aangaan is een netelige kwestie. Niet-betalende klanten kunnen je aan de ene kant een hoop financiële stress opleveren – zeker als de betreffende debiteur of het factuurbedrag een groot deel van je omzet vertegenwoordigt.
Aan de andere kant zijn je klanten natuurlijk wel je broodwinning. Je wil ze – voor zover mogelijk – te vriend houden. Zeker als het pas de eerste keer is dat een factuur niet (op tijd) wordt betaald.
Een lastig dilemma dat je het beste stapsgewijs kunt benaderen.
1. Onbetaalde facturen? Stuur een eerste herinnering
Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan een eerste, vriendelijke herinnering (voor zover dat niet al automatisch gebeurt vanuit je boekhoudprogramma).
Klanten zullen een betalingsherinnering over het algemeen niet persoonlijk opvatten en het kan net dat zetje in de rug geven dat leidt tot betaling. Bovendien kan het niet betalen gaan om een vergissing en is een factuur gewoonweg blijven liggen.
Onbetaalde factuur consumenten (B2C)
Een eerste betalingsherinnering is verplicht als je zakendoet met consumenten. In het geval van een consument moet dit eerst een kosteloze aanmaning of herinnering zijn. Je mag dus niet meteen extra kosten in rekening brengen.
Onbetaalde factuur zakelijke debiteuren (B2B)
Dat geldt niet voor zakelijke debiteuren. In principe mag je een zakelijke vordering direct overdragen aan een incassobureau of advocaat, of extra kosten in rekening brengen. Daar maak je geen vrienden mee, maar het is wel een optie.
Ons advies is om op een eerste betalingsherinnering nooit direct kosten in rekening te brengen. Dit kan altijd later nog, bijvoorbeeld met een aanmaning.
Tip: noem een betalingsherinnering nooit eerste, tweede, of derde betalingsherinnering. Zo wek je de indruk dat er nog wel een paar zullen volgen en er geen noodzaak tot betalen is.
2. Neem telefonisch contact op met je klant
Naast een betalingsherinnering digitaal of via de post versturen, kun je ook kiezen voor een persoonlijkere aanpak door je klant te bellen. Je hoeft niet meteen met de deur in huis te vallen, maar je kunt ook eerst vragen of de geleverde dienst(en) of product(en) naar wens zijn. En of de factuur klopt.
Zie het als een subtiel bruggetje naar je uiteindelijke vraag: waarom is de factuur niet betaald? Een klant zal misschien allerlei oorzaken benoemen. Ga hier niet te veel op in en probeer vooral een oplossing te vinden en afspraken te maken over het betalen van de factuur. Noteer deze afspraken en e-mail deze vervolgens ter bevestiging naar de klant.
3. Factuur niet betaald? Stuur een aanmaning
Geeft een klant geen gehoor aan een betalingsherinnering en is ook deze betalingstermijn verlopen? Dan is het tijd voor een aanmaning. Die is fermer van toon en meestal geef je aan dat juridische stappen zullen volgen als er geen betaling volgt.
Een aanmaning is een formele brief (sommatiebrief) waarin je de klant sommeert te betalen. In een aanmaning vermeld je in ieder geval:
- Een verwijzing naar de levering, factuur en eventuele eerste betalingsherinnering/telefoongesprek.
- Een betalingstermijn van 14 dagen na dagtekening.
- Dat er incassokosten en juridische stappen volgen bij uitblijven van de betaling.
Stuur een aanmaning altijd zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als met de gebruikelijke post. Bewaar kopieën van de brieven. Je kunt een aanmaning ook mailen, maar vanuit juridisch oogpunt sta je met een aangetekende brief met ontvangstbewijs veel sterker.
Je mag ook wettelijke rente in rekening brengen bij zakelijke klanten. Dit is rente die je volgens de wet kan eisen als je klant een betalingsachterstand heeft. Doe dit bij voorkeur alleen als je er met een vriendelijke herinnering of telefoongesprek niet uitkomt.
Let op: je mag incassokosten in rekening brengen, maar hiervoor gelden andere regels voor consumenten dan voor zakelijke klanten. Verdiep je daar goed in of laat je informeren.
4. Stel een betalingsregeling voor
Probeer eerst het factuurbedrag in één keer te innen, voordat je een betalingsregeling voorstelt. Bijvoorbeeld door de klant 1 of 2 weken uitstel te bieden.
Verkeert je klant in financieel zwaar weer en gaat dit niet lukken? Bekijk dan of je een betalingsregeling kunt afspreken, bijvoorbeeld in 3 gelijke termijnen over de komende maanden.
Zet een betalingstermijn altijd duidelijk op papier en beschrijf ook de (juridische) gevolgen als een klant zich niet houdt aan de afspraken.
5. Schakel een incassobureau of deurwaarder in
Hebben bovenstaande stappen niet het bedoelde effect en betaalt je klant nog steeds niet? Dan is het tijd voor zwaarder geschut: een incassobureau. Dit is een bedrijf dat jouw facturen int.
Met het inschakelen van een incassobureau stel je de klant in gebreke. Alle kosten die een incassobureau maakt, zijn in principe voor rekening van de klant. Aan deze bedragen zit wel een wettelijk gesteld maximum, al kan het openstaande bedrag fors oplopen.
Je kunt ook een gerechtelijke procedure starten via een deurwaarder. Die kan dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van je klant. Hiervoor is wel eerst een dwangbevel (vonnis) van de rechter nodig.
6. Oninbare btw openstaande facturen terugvragen
Een factuurbedrag bevat bijna altijd btw. Tenminste, als je onderneming geen gebruik maakt van de kleineondernemersregeling (kor). In dat geval ben je vrijgesteld van btw en hoef je geen btw te factureren.
Betaalt je klant de factuur niet? Dan is de btw-vordering (gedeeltelijk) oninbaar. Je hebt namelijk btw afgedragen die je zelf niet hebt ontvangen. Je kunt deze oninbare btw terugvragen bij de Belastingdienst.
7. Vraag faillissement van je klant aan
Blijken al je pogingen om de factuur betaald te krijgen vruchteloos? Dan kun je faillissement van de klant aanvragen.
Heeft een andere partij dit al gedaan en is je klant failliet verklaard? Lever de openstaande factuur dan zo snel mogelijk in bij de toegewezen curator. Officieel heet dit ‘indienen ter verificatie’. Hiervoor heb je een gespecialiseerd adviseur nodig.
8. Verklein risico op wanbetaling
Onder het mom van ‘voorkomen is beter dan genezen’ zijn er verschillende manieren om financiële schade door wanbetaling te beperken.
Algemene voorwaarden
Stel duidelijke algemene voorwaarden op waarin je beschrijft welke stappen je onderneemt in het geval van wanbetaling. Lever je goederen of producten aan klanten? Dan kun je ook een eigendomsvoorbehoud opnemen in de algemene voorwaarden.
Op die manier blijf je – zolang er geen betaling is ontvangen – eigenaar van de geleverde producten. Je kunt de geleverde producten terugvorderen.
Onderzoek kredietwaardigheid klanten
Sta je op het punt om met een (grote) nieuwe klant in zee te gaan? Doe dan voor de zekerheid een kredietwaardigheidscheck, waarbij je bijvoorbeeld het KVK-Handelsregister raadpleegt of er sprake is van een faillissement of surseance van betaling.
Daarnaast kun je bij een kredietbeoordelaar gerichte bedrijfsinformatie opvragen die een hoop vertellen over de kredietwaardigheid en financiële status van een bedrijf.
Debiteurenbeheer
Zorg voor een goed debiteurenbeheer. Naast het controleren van kredietwaardigheid van potentiële klanten, valt hieronder ook:
- Duidelijke afspraken met klanten maken over levering en betalingstermijn.
- Een goede factuur versturen. Gebruik voor digitale facturen een UBL-indeling: deze worden automatisch ingelezen door boekhoudprogramma’s.
- Denk vooraf al na over je aanmaningsproces en op welk moment je een jurist of incassobureau inschakelt bij wanbetaling.
- Houd ook rekening met de verjaringstermijn: een factuur blijft niet eeuwig incasseerbaar. Voor zakelijke klanten geldt voor facturen dat de betalingstermijn verjaard is na 60 maanden.
Voor consumenten geldt een verjaringstermijn van 24 maanden, mits het niet om verkoop van diensten of reizen gaat. Daarvoor geldt dan weer een verjaringstermijn van 60 maanden. Telkens wanneer je een klant (opnieuw) herinnert aan de factuur gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit wordt ook wel ‘stuiten’ genoemd.
Kredietverzekering
Met een kredietverzekering kun je het risico op wanbetaling flink inperken. Kan een klant niet betalen? Afhankelijk van de polisvoorwaarden en de kredietverzekeraar is een deel van je debiteuren en openstaande facturen gedekt. Een kredietverzekeraar keert over het algemeen niet uit als een klant niet wil, maar wel kan betalen.
Factoring
Een factoringbedrijf neemt tegen een klein percentage je facturen over. Het openstaande bedrag krijg je direct uitbetaald, je ontvangt juridische steun bij een conflict en je bent verzekerd als je klant failliet gaat.
Ben je benieuwd naar prijzen van verschillende factoring partijen? Check dan onze vrijblijvende factoring prijsvergelijker.
Er zijn dus genoeg mogelijkheden om het risico op wanbetaling in te perken. Als je dan toch te maken krijgt met een klant die niet wil of kan betalen, ben je in ieder geval goed voorbereid. Dat scheelt sowieso een hoop stress en waarschijnlijk is het financiële effect dankzij een goede voorbereiding kleiner.
