Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Minitrage beter alternatief dan rechtszaak

Minitrage beter alternatief dan rechtszaak

24 oktober 2011
Zakelijke conflicten hoeft u niet voor de rechter uit te vechten, dat kan efficiënter, goedkoper en toegankelijker. Bij minitrage komt u samen met een bemiddelaar tot een oplossing. Wat kan het voor u betekenen?

Wat is minitrage?
Mediation is misschien de bekendste vorm van alternatieve geschillenbeslechting. Maar sinds 1995 is er nog een gelijkwaardige vorm bijgekomen: NAI Minitrage, een vorm van Alternative Dispute Resolution (ADR). In minitrage is een belangrijke bemiddelende rol gereserveerd voor bestuurders van het bedrijf zelf. Op basis van ervaringen in de VS werd minitrage in ons land geïntroduceerd voor het bedrijfsleven. Minitrage is geen verkorte vorm van arbitrage, maar een op het bedrijfsleven gerichte, sterk gestructureerde en zelfstandige vorm van bemiddeling. Het doel is de partijen bijeen te brengen op basis van een onpartijdige prognose.

Zonder voorwaarden
Hoofdkenmerk van deze manier van geschillenbeslechting is dat partijen zelf met behulp van een bemiddelaar hun geschil tot een oplossing brengen door te proberen tot een vergelijk te komen. Net als mediation is minitrage een niet-bindende methode van geschillenbeslechting. Partijvertegenwoordigers uit twee tegenover elkaar staande ondernemingen leggen hun geschil voor aan een commissie. Deze bestaat uit een neutrale derde (de bemiddelaar) en één afgevaardigde van ieder van de partijen, ieder één bestuurder.
De bestuurders zijn leidinggevenden van de betrokken ondernemingen, en zijn bij voorkeur niet nauw betrokken geweest bij het geschil. Door plaats te nemen in de bemiddelingscommissie nemen zij enige afstand van de partijvertegenwoordigers. De bestuurders behoren een mandaat te hebben om tot een vergelijk te komen.

De bereidheid van partijen om tot een vergelijk te komen en de benoeming van geschikte personen als vertegenwoordigers van de partijen zijn bepalend voor het succes van alternatieve geschillenbeslechting. Wanneer de partijen niet tot een vergelijk komen, zal het geschil alsnog in een arbitrale of gerechtelijke procedure moeten worden berecht.

Wanneer om de tafel?
Net als mediation en arbitrage wordt minitrage op aanvraag van de partijen gezamenlijk aanhangig gemaakt. Of op aanvraag van slechts één van de partijen, indien die zich op een tussen partijen eerder overeengekomen verwijzing naar minitrage kan beroepen. Een aanvraag zet in het kort uiteen waar het geschil over gaat.

De administrateur van het NAI stuurt een exemplaar van de aanvraag aan de tegenpartij en nodigt deze uit te reageren in een kort, schriftelijk antwoord. Dit antwoord bevat een duidelijke omschrijving van het geschil en indien mogelijk de naam van de bestuurder die door de tegenpartij is aangewezen.

Kort en bondig
De partijvertegenwoordigers, eventueel bijgestaan door hun advocaten, presenteren beknopt hun visie op het geschil aan de commissie. Om onnodige vertraging te voorkomen, moeten de presentatie kort, feitelijk en bondig in elkaar zitten. De partijen moeten zoveel mogelijk hun notities gelijktijdig overleggen, zodat tegenspraak zoveel mogelijk wordt vermeden. Door alle deelnemers bij aan de minitrage te betrekken bij het vinden van een oplossing, wordt het onderscheid met mediation deels teniet gedaan.

Bemiddelaar is de naam
Als hoofdregel geldt dat de bemiddelaar door de betrokken partijen samen wordt benoemd. Worden partijen het niet eens over de benoeming, dan voorziet het Reglement in een benoemingsprocedure. De bemiddelaar geeft leiding aan de minitrage.
Uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangstbericht van de samenstelling van de commissie lichten partijen hun standpunten toe in een memorie. De bemiddelaar stuurt deze naar de leden van de commissie en naar de andere partij.

De bemiddelaar heeft de bevoegdheid de spreektijd van de partijen te beperken, de zitting te schorsen voor overleg en te overleggen met de voltallige commissie of de afzonderlijke leden.
Wanneer de partijen er zelf niet uit kunnen komen, kunnen ze de bemiddelaar een advies vragen wat hij denkt dat de uitkomst bij een gang naar de rechter of arbiter zal zijn.

Een onderonsje
De partijen worden in een besloten zitting in de gelegenheid gesteld hun standpunten mondeling toe te lichten. Aansluitend op de zitting treedt de minitrage-commissie in overleg met het doel tot een vergelijk te komen. De bemiddelaar kan daartoe ook afzonderlijk overleg voeren met de leden. Hierbij geldt een strikte geheimhoudingsplicht van hetgeen de bemiddelaar door of namens een partij afzonderlijk in het kader van dat overleg is verteld.

In tegenstelling tot mediation is het niet de taak van de partijvertegenwoordigers om tot een vergelijk te komen. Het is aan de commissie om met een oplossingsvoorstel te komen. Het zijn de bestuurders van de ondernemingen die de medeverantwoordelijkheid hebben voor het vinden van een voor allen aanvaardbare oplossing. Zodra de bemiddelingscommissie een gezamenlijk standpunt heeft opgesteld, geldt dat ook voor de partijen. Dan kan er een vaststellingsovereenkomst worden opgesteld.

Minitrage vindt plaats door middel van juridisch geïnformeerde, maar commerciele gerichte onderhandelingen. Er is ook geen rechtelijk oordeel.

Wie betaalt de rekening?
Iedere partij draagt haar eigen kosten, waaronder die van het eigen lid van de minitrage commissie. De overige kosten, zoals bijvoorbeeld de kosten van de bemiddelaar en de administratiekosten van het NAI, worden door partijen voor gelijke delen gedragen.

Minitrage beding
Het minitrage beding kan standaard worden opgenomen in een zakelijke overeenkomst. Ook kan minitrage alsnog worden overeen gekomen, wanneer zich een geschil voordoet en er is geen minitrage beding in het contract opgenomen.
In beide gevallen verdient het aanbeveling een regeling te treffen voor het geval de minitrage niet tot een oplossing van het geschil leidt, bijvoorbeeld door na het minitrage beding een arbitrageclausule in de overeenkomst op te nemen.

De belangrijkste voordelen
De belangrijkste voordelen die voortvloeien uit het opnemen van het NAI minitragebeding in een overeenkomst zijn:

  • Minitrage is reeds overeengekomen terwijl er (nog) geen geschillen zijn
  • Het beding kan zowel in nationale als in internationale overeenkomsten worden opgenomen
  • Minitrage geschiedt op een vertrouwelijke basis en is niet openbaar
  • Idealiter wordt de bemiddelaar door beide partijen samen gekozen
  • Het NAI kan ook een voorstel doen voor een ervaren en deskundige bemiddelaar
  • De mogelijkheid bestaat dat de partijen niet tot een vergelijk komen. Om een patstelling te voorkomen kan na het minitrage beding een arbitrageclausule worden opgenomen opdat het geschil alsnog wordt beslecht conform het Arbitrage Reglement
  • Minitrage is zowel tijd- als kostenbesparend

Leg uw geschil bij

Lees ook…