Wat is een factuur?
Een factuur is een schriftelijke rekening of nota voor geleverde goederen of diensten. Het is een van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt en zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.
Maak je zelf de facturen voor jouw zaak? Dan is het belangrijk dat ze aan de verplichte vereisten factuur voldoen. Een factuur opstellen, doe je zo:
Stap 1: Volledige (adres)gegevens
Een factuur opstellen begint met de vermelding van de juiste gegevens van je klant op iedere factuur. Op een factuur moet de (bedrijfs)naam en het complete adres van je klant of opdrachtgever komen.
Tip: spreek duidelijk af welk adres je daarvoor kunt gebruiken
Ook het adres waar jouw onderneming gevestigd is, moet je op de factuur vermelden. Dat is het adres waarmee je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven. Let erop dat je niet alleen een postbusnummer op je factuur zet.
Stap 2: KvK-nummer
Naast bedrijfsnaam en adresgegevens is het verplicht je KvK-nummer op de factuur te vermelden. Ben je je KvK-nummer kwijt? Dan kun je die opzoeken op de site van de Kamer van Koophandel.
Stap 3: Unieke volgnummers
Vervolgens dient een standaard factuur voorzien te zijn van een uniek opvolgend factuurnummer. Bijvoorbeeld 100, 101, 102 en verder.
Stap 4: Factuurdatum en betalingstermijn
Vermeld op elke factuur de datum waarop je de factuur verstuurt. Heb je ergens vastgelegd wat de betalingstermijn is? Bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden? Dan zet je deze betalingstermijn op je factuur.
Liggen er geen afspraken over de betalingstermijn vast? Dan is een standaard wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen verplicht. Zorg ervoor dat het voor je klanten in een oogopslag duidelijk is wanneer de factuur betaald dient te zijn. Een factuur opmaken met een heldere lay out is belangrijk. Wanneer je de betaling van de factuur zo eenvoudig mogelijk maakt voor de klant blijkt dat deze eerder wordt betaald.
Overweeg een simpele factuur met een betaallink of QR-code, deze wordt vaak direct betaald.
Stap 5: Geleverde diensten
Op je factuur zet je een duidelijke omschrijving van je geleverde diensten of producten en de datum waarop de factuur is verstuurd.
Vergeet niet de prijs per dienst of product te vermelden en of de geleverde diensten of producten in- of exclusief btw zijn. Een zzp factuur vermeldt vaak declarabele uren. Daarbij volg je uiteraard het uurtarief dat je eerder met je klant hebt afgesproken.
Stap 6: Het btw-bedrag
Bij alle geleverde goederen of diensten vermeld je eerst het bedrag exclusief btw, daarna het te betalen btw-bedrag en tenslotte het totaalbedrag inclusief btw.
De hoogte van de btw hangt af van de diensten of de producten van jouw zaak. Nederland kent drie verschillende btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Het standaardtarief is 21% en wordt het hoge tarief genoemd. Het geldt voor vrijwel alle diensten of producten.
9% is het lage btw-tarief. Hieronder vallen voedingsmiddelen, water, agrarische goederen, bepaalde werkzaamheden aan woningen, geneesmiddelen, hulpmiddelen, kunst, verzamelvoorwerpen, antiek, boeken en periodieken.
In Nederland kennen we een btw-tarief van 0%. Dit tarief geldt voor ondernemers die zakendoen met het buitenland en is van toepassing op bepaalde grensoverschrijdende transacties.
Een aantal diensten zijn vrijgesteld van btw, waaronder:
- Componisten, schrijvers, cartoonisten en journalisten
- Financiële diensten en verzekeringen
- Fondsenwervende activiteiten
- Gezondheidszorg
- Jeugd- en jongerenwerk
Tot slot kennen we de kleineondernemersregeling. Daarbij kun je worden vrijgesteld van btw. Wil je meer weten over de verschillende tarieven? Hier lees je alles over de btw-tarieven in Europa in 2022.
Stap 7: Btw identificatienummer
Ben je voor de Belastingdienst btw-plichtig? Dan krijg je een uniek nummer. Dit nummer – het btw-identificatienummer – gebruik je voor al je contacten met je klanten en leveranciers. Al je verkoop facturen moeten voorzien zijn van dit nummer. Dit unieke nummer op je website vermelden is overigens alleen verplicht als je ook verkoopt via je webshop.
Tip: Factureer met een online boekhoudprogramma
Vind je het lastig om helemaal zelf facturen te maken? Dan kun je gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. Met een online factuur programma zet je in een paar klikken een professionele factuur template op met bijvoorbeeld een lay-out in jouw huisstijl. Zo beheer én verstuur je vrij snel en gemakkelijk je facturen. En er zitten zeker nog meer voordelen van aan het gebruik van een online factuurprogramma:
- Meestal heb je de beschikking over een uitstekende helpdesk.
- Je maakt vrij eenvoudig je facturen in eigen huisstijl.
- Facturen online is – als alles goed is ingericht – een stuk eenvoudiger en je facturen worden sneller betaald.
- Iedere factuur wordt automatisch via e-mail verstuurd.
- Heb je eenmaal een klant gefactureerd, dan zijn die gegevens automatisch opgeslagen in het boekhoudsysteem.
- Je kunt gebruikmaken van een gratis voorbeeld factuur.
- De btw-aangifte kan meestal volledig worden geautomatiseerd.
- Je boekhouding kun je gemakkelijker uitbesteden door je boekhouder ook toegang te geven.
- Je houdt vrij snel en simpel bij of je facturen betaald zijn of niet.
Met het gebruik van een factuurprogramma bespaar je op termijn tijd en geld. Het is dus zeker de moeite waard om een aantal boekhoudprogramma’s eens wat beter te onderzoeken.
Zorg er wel voor dat de opdrachtgever akkoord gaat met digitale facturatie. Er zullen waarschijnlijk geen bezwaren zijn, maar je kunt het maar beter even afstemmen.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Factureren met factuur template in Word
Wil je nog niet investeren in een factuurprogramma? Dan kan je natuurlijk ook een standaard factuur template in een programma als Word opzetten en gebruiken als voorbeeld factuur. Vaak kun je deze gratis downloaden. Heb je eenmaal een voorbeeld factuur? Dan kun je vrij snel en gemakkelijk je nieuwe facturen maken.
Samenvatting factuur voorbeeld
Of je nu een aantal jaren enthousiast zzp’er bent of net met je eigen bedrijf begint en je eerste factuur nog moet versturen. Het is belangrijk om goede en professionele facturen te versturen. We zetten de eisen die eraan verbonden nogmaals op een rij.
• De volledige naam en het adres van je klant.
• Het volledige vestigingsadres van jouw bedrijf (geen postbus).
• Een volgnummer op je facturen.
• Vermeld je KvK-nummer en btw-nummer op je facturen.
• Zorg voor een duidelijke beschrijving van de zaken die jij hebt geleverd.
• Zorg ervoor dat bedragen altijd exclusief en inclusief btw op de factuur staan.
• Overweeg gebruik te maken van een online boekhoudprogramma.
Zakt de moed je na het lezen van dit artikel je toch in de schoenen? Dan is het misschien tijd om op zoek te gaan naar een goede boekhouder. De Zaak helpt je graag bij het vinden van een professionele en voordelige boekhouder in de buurt.
