Werk je met verschillende mensen aan een project? Met een actielijst in Excel voorkom je onduidelijkheid over wie waar mee bezig is.

Deze tip is van toepassing op:

·         Microsoft Excel 2010

Actielijst in Excel
Je werkt aan een project en hebt daar verschillende vergaderingen over. Na een tijdje heerst er onduidelijkheid over wie waar mee bezig is, of wat er al gedaan is.

Door een actielijst te gebruiken – die elke keer wordt bijgewerkt – behoort die spraakverwarring tot het verleden en verlopen vergaderingen aanmerkelijk soepeler.

 

Hier moet een actielijst aan voldoen

  • Unieke code per actie
    Door elke regel een nummer te geven of een code is elke actie uniek. Door in bijvoorbeeld e-mailberichten deze code in het onderwerp te noemen is het dossier in één oogopslag zichtbaar.
  • Beschrijving
    Korte beschrijving van de actie. Deze moet kort en bondig zijn, maar wel dusdanig dat voor iedereen helder is wat er bedoeld wordt.
  • Toelichting
    Een actie is vaak niet direct opgelost, maar er worden afspraken gemaakt of besluiten over genomen. Gebruik hiervoor een aparte kolom.
  • Verantwoordelijk
    Geef aan welke persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie. Dit hoeft niet altijd de persoon te zijn die de actie uitvoert.
  • Wie
    Geef aan bij wie de actie op dat moment ligt. Deze kolom zal dus vaak wijzigen als een actie een lange doorlooptijd heeft. Door gebruik te maken van een kolomfilter in Excel is een actielijst per persoon uit te printen.
  • Status
    Zonder status werkt een actielijst natuurlijk niet. Men moet wel kunnen zien welke acties nog open staan en welke acties zijn uitgevoerd.
  • Optioneel
    Daarnaast zijn een aantal kolommen optioneel. Denk hierbij aan: prioriteit, fase, aanmaakdatum, deadline, datum gereed, onderdeel, groep etc.

Meest gemaakte fout in verslag van vergadering
De meest gemaakte fout bij het vastleggen van verslagen van een vergadering is het toevoegen van een actielijst in het verslag. Na een aantal vergaderingen is niet meer helder welke acties nog open staan. Deze staan immers verspreid over de verslagen. Gebruik daarom een actielijst die altijd apart weer wordt meegezonden.

In het verslag komt dan een standaard tekst te staan: Actiepunten: alle nieuwe acties en bestaande acties zijn bijgewerkt in de actielijst “project x”. Deze actielijst wordt als bijlage aan dit verslag toegevoegd.

 

Over de auteur
Easy Template is een leverancier van Verlofregistratie software en Online Microsoft trainingen.

 

Lees ook:
5 sneltoetsen in Outlook

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…