Excel-tip: zelfde formule gebruiken op nieuwe data

Excel-tip: zelfde formule gebruiken op nieuwe data

18 mei 2015
Eerder gebruikte formule gebruiken op nieuwe data? Dat kan met de functie DEEL uit een andere cel. Zo werkt het.

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Excel 2007-2013

In de inputkolom staat een tekst met daarin het klantnummer en de klantnaam. Ik wil hier alleen de naam hebben om bijvoorbeeld een mailing te sturen.

De formule uitgesplitst
In ons voorbeeld willen we in cel D7 alleen de klantnaam krijgen van de gegevens uit cel C7.

Toelichting
Om deze Excel formule voor iedereen begrijpelijk te maken, wordt elk onderdeel toegelicht. Je zult merken dat wanneer je iets verder in Excel gevorderd bent, je deze uitleg over kunt slaan. In dat geval kijk je meteen in het voorbeeldbestand naar de
oplossing van deze formule in Excel.

De formule
In cel D7 staat de formule: =DEEL(C7;6;30)

Onderdeel
Uitleg
=

Om aan te geven dat er een formule in een cel komt.
DEEL
De functie die we gebruiken om een deel uit de andere cel te halen.
(
( voor het starten van de parameters die deze functie nodig heeft voor de berekening.
C7
De cel waar de gegevens moeten worden opgehaald. Waar we een deel uit willen hebben (zeg maar: de bron).
;
Om aan te geven dat er een nieuwe parameter (argument) komt
6
De positie waar vanaf de gegevens moeten worden gebruikt.
;
Om aan te geven dat er een nieuwe parameten (argument) komt.
30
Het aantal tekens dat vanaf de beginpositie moet worden genomen.
)
Om het gedeelte met parameters af te sluiten.


Wanneer is deze formule handig
Deze formule kun je eigenlijk alleen gebruiken als de gegevens waar je de formules op loslaat allemaal op dezelfde manier zijn opgemaakt. In dit voorbeeld was het klantnummer overal even lang en konden we dit hard erin zetten.

Wanneer is deze formule niet handig
Wanneer de gegevens niet allemaal eenduidig zijn, kom je met alleen de functie DEEL in de problemen. In dat geval zou je de beginpositie kunnen bepalen op basis van bijvoorbeeld een spatie. Maar dat leggen we uit in een andere module.

Voor de gevorderde gebruiker
Op het moment dat bijvoorbeeld klantnummers niet allemaal dezelfde lengte hebben, is de beginpositie ook anders. In dat geval vervang je het deel van de beginpositie door de positie van de spatie.

Concreet: in de formule wordt de waarde 6 vervangen door een formule.
De formule voor het vinden van een spatie is: VIND.SPEC(” “;C19), waarbij er in cel C19 gezocht wordt naar de tekst spatie (” “).

De hele formule wordt dan:

  • =DEEL(C19;VIND.SPEC(” “;C19)+1;30)

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning
Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke
schermafdrukken. 

Over de auteur
Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google

Lees ook…