Samenwerken gaat online net zo goed - en misschien wel beter - als 'gewoon' op kantoor. Maar welke programma's gebruikt u voor samenwerking? Programma's die betrouwbaar en veilig zijn en als het even kan ook nog Nederlands. In deze serie van drie afleveringen selecteert De Zaak de beste tools om online samen te werken. Deel 2: Online projectmanagement - Mindjet, Mindmeister en Visma Severa.

Online projectmanagement
Projecten vragen om nauwe samenwerking en voor projectmanagement is dan ook een scala aan tools ontwikkeld. Die kunt u vaak ook online – in de cloud – gebruiken met als voordeel dat u het via een abonnement kunt betalen. De Zaak selecteerde voor u de beste online projectmanagement tools, namelijk Mindjet, Mindmeister en Visma Severa, waarbij veiligheid en betrouwbaarheid voorop stonden.

Mindjet en Mindmeister
Begin 20e eeuw ontwikkelde Henry Gantt een grafiek om de voortgang van een project weer te geven. Sindsdien is er heel wat veranderd. Met computers brengt u de meest complexe projecten overzichtelijk in beeld. Zogenoemde mindmapping-software loopt daarbij voorop.
Met mindmapping kunt u complexe informatie of structuren overzichtelijk in beeld brengen. De software stelt u in staat om die informatie of structuur op elk gewenst moment aan te passen of uit te breiden met tekst of beeld.

Vooral het Duitse MindMeister en het Britse Mindjet springen er uit. De visuele interface staat centraal bij deze softwareproducenten, die naar een optimale integratie van beeld en tekst streven. Werktaken opsplitsen gaat daardoor vrijwel moeiteloos. U kunt alles online doen, op diverse platforms (Windows, Android en Apple) en apparaten (pc, smartphone en tablet).

In essentie werken Mindjet en Mindmeister hetzelfde. U maakt een onderwerp of project aan, dat vervolgens centraal in beeld staat: uw eerste ‘map’. Met een klik daarop maakt u een deelonderwerp aan, dat grafisch met een icoon links of rechts van de hoofdmap wordt weergegeven. Zo’n icoon kunt u verslepen, van tekst en beeld voorzien en een eigen kleur en/of lettertype geven.

Met zowel Mindjet als Mindmeister kunt u de huisstijl van uw onderneming aan documenten toevoegen.

De programma’s onderscheiden zich op een aantal punten:

Mindmeister (sinds 2007)

  • Alle bewerkingen van een mindmap (project) worden voor altijd bewaard op de servers van MindMeister.
  • Alle bewerkingen zijn herstelbaar, zodat u altijd kunt terugkeren naar een specifieke versie.
  • U kunt zelfs het volledige ontstaan van een project terugzien.
  • Toegang tot al uw documenten met iPad, iPhone, iPod Touch of Android.
  • Gegevens worden centraal opgeslagen in een databank in Duitsland en worden beveiligd verstuurd.
  • Exporteren documenten naar Microsoft Word en PowerPoint, MindManager, Freemind, XMind, PDF, RTF en foto-bestanden.
  • Importeren vanuit MindManager, Freemind en tekstbestanden.

Mindmanager (sinds 1998)

  • Real-time update van documenten, voortgang en plannen (incl. opmerkingen van deelnemers).
  • Mogelijkheid om eigen takenbalk aan te maken.
  • Hyperlinks in mappen/deelonderwerpen.
  • Toevoegen numerieke waarden en formules aan (deel)onderwerpen.
  • One-Touch filtering: gebruiksvriendelijke manier van informatie sorteren. Dankzij de Marker Index kunt u navigeren door prioriteiten en opdrachten. Wordt automatisch ververst bij elke nieuwe toevoeging.  
  • Naadloze integratie met Microsoft Office.
  • Exporteren in Microsoft Word, Excel en PowerPoint, PDF, ZIP-bestanden en foto-bestanden.
  • Importeren vanuit Microsoft Word en tekstbestanden.

 

Praktijkvoorbeeld

Peter Kurstjens is een van de partners van NIPPUR – business intelligence consultants. NIPPUR maakt rapportages voor klanten als Damen Shipyards, DSM en Eneco. Het bedrijf telt 18 personeelsleden en iedere medewerker krijgt een licentie om te werken met Mindjet, omdat NIPPUR het programma intern veel gebruikt.

Kurstjens: “Wij gebruiken het ter ondersteuning van vergaderingen, maar ook bij klantsessies. De maandelijkse nieuwsbrief wordt ook met behulp van Mindjet samengesteld en wij gebruiken het voor presentaties. Daarnaast gebruik ik het persoonlijk om te brainstormen, nieuwe ideeën uitwerken.”

Kurstjens is vooral te spreken over de mogelijkheid om er professionele documenten mee te produceren. Het grote voordeel ten opzichte van een ‘gewone’ tekstverwerker is, volgens Kurstjens, dat het vooral minder tijd kost bij het redigeren. “Bovendien heb je bij Word al gauw moeite om het overzicht te behouden.”

U kunt van zowel Mindjet als MindMeister 30 dagen lang een demo uitproberen, zodat u zelf kunt oordelen welke van de twee het meest geschikt is voor uw bedrijf.

Prijs:
MindMeister Pro kost € 9,99 per maand per gebruiker; de Business-editie (+10 medewerkers) kost € 14,99 per maand per gebruiker. De Business-editie biedt o.m. als extra een automatische back-up en is interessant wanneer u projecten wilt delen met klanten.

Mindjet Individual kost € 17,85,- per maand (licentie voor desktopversie Windows/Mac, cloud, task management en mobiele app).
Mindjet Business kost € 35,70,- per maand (4 licenties voor desktopversie Windows/Mac, cloud, task management en mobiele app, inclusief Sharepoint).

Visma Severa
Heeft u liever een Nederlandstalig programma met een Nederlandstalige servicedesk en de zekerheid van Nederlandse wetgeving, dan is Visma Severa een aanrader. Visma Software is sinds juli 2012 de overkoepelende organisatie voor AccountView, Mamut en Visma Severa.

Visma Severa biedt een cloudoplossing aan waarmee u verkoop, planning, personeelsmanagement, urenregistratie en kosten kunt koppelen.

De belangrijkste kenmerken van Visma Severa (Professional):

  • Snel inrichten projecten (sjablonen, urenraming, prognoses).
  • Workflow beheren en taken toewijzen.
  • Prognoses vergelijken met werkelijke cijfers.
  • Projectstatus delen met klanten en andere belanghebbenden.
  • Tools voor prijsbepaling (kostendeling, uurtarief, productprijzen).
  • Omzetverantwoording op maandbasis.

 

Importeren van gegevens is mogelijk vanuit Excel en .CSV-bestanden. Hetzelfde geldt voor het exporteren van gegevens. Facturen kunnen worden uitgeprint naar PDF of online.
Met behulp van API’s kunnen andere programma’s aan Visma Severa worden gekoppeld (zogenoemde add-on’s). Denk aan Zendesk, Google Apps en dergelijken.

Zie hier hoe een klein internetmediabedrijf met Visma Severa werkt:

Prijs:
Professional € 28,- per gebruiker per maand
Business € 150,- per maand + € 16,- per gebruiker per maand

Lees ook:
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 1: Office-suites »
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 3: Bestandsuitwisseling »

 

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…