We mailen wat heen en weer. Hoe krijgt u alle berichten van dezelfde discussie (onderwerp) netjes bij elkaar?

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Outlook 2010
Berichten zitten namelijk in Postvak in, Verzonden items en waarschijnlijk ook al in een map in uw archief. In Outlook zit een functie om alle berichten te tonen met hetzelfde onderwerp.
 
Werkwijze zoeken verwante items 
  • Selecteer een e-mailbericht bijvoorbeeld in Postvak in
  • Klik op de rechter muisknop om het snelmenu te openen
  • Kies voor de optie >> Verwante items zoeken
  • Kies voor >> berichten in deze discussie
  • Outlook zoekt nu in alle mappen naar e-mailberichten met hetzelfde onderwerp en toont deze in het scherm
  • In het scherm met de zoekresultaten wordt ook de map vermeld waar het bericht in staat
  • In ons voorbeeld zitten twee berichten in verzonden items en één bericht in Postvak in, terwijl een ander bericht al in de map van de klant zit
  • Door de e-mailberichten te selecteren die nog niet in de klantenmap zitten, kunt u deze in één keer naar de klantenmap verplaatsen
TIP: deze optie is dus ook heel handig om snel uw ” Postvak IN” op te schonen
 
Onderwerp gelijk houden
Het nadeel van deze optie is dat Outlook de berichten op basis van het onderwerp bij elkaar zoekt.
In ons voorbeeld hebben we een aanvraag beschreven van een Excel cursus. Na wat heen en weer mailen, komt er uiteindelijk een bevestiging. Bij die bevestiging is de oorspronkelijke mail wel beantwoord, maar is het onderwerp gewijzigd. 
Outlook zal deze mail dus niet zien als berichten uit dezelfde discussie.
 
Oplossing wijzigen onderwerp
Door in Outlook een map te maken – bijvoorbeeld “Klanten” – met daarin een map per project/aanvraag houdt u uiteindelijk alles bij elkaar.
 
Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning
Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. 
 
 

Over de auteur
Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…