Sorteren van adressenlijsten, bestanden of e-mails in Office lijkt een eitje: er staan knoppen en opties voor op de werkbalk, in het menu of in het lint. Toch is sorteren in sommige gevallen een vak apart.

Maak voor u een sortering gaat uitvoeren een back-up of kopie van uw gegevens voor het geval het misgaat. Waar moet u allemaal rekening mee houden bij uw sorteeracties?

  • Zorg ervoor dat de gegevens bij elkaar blijven horen. Selecteer dus eerst alle kolommen. Als u alleen de linker kolom van een adressenlijst sorteert, kloppen de adressen rechts naast de namen niet meer.
  • Is de alfabetische sortering (op- of aflopend) die de knoppen uitvoeren, in orde?
    Denk bijvoorbeeld aan het sorteren van items die met cijfers of andere tekens beginnen (3D-weergave, 1 aprilgrap, @Home): waar komen die te staan?
    Ander voorbeeld: hoofdletters en kleine letters in de lijst, komen die wel of niet bij elkaar te staan? Daar zijn meestal aparte sorteeropties voor.
  • Vaak bevat de eerste rij van de tabel de kolomnamen, in een adressenlijst bijvoorbeeld: Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, enzovoorts. Die rij moet natuurlijk niet meegesorteerd worden. In sommige soorteervensters bestaat er een optie voor (zoals in Word: Eerste rij niet sorteren – zie figuur), sommige programma’s herkennen die eerste rij zelf al. En zo niet: selecteer de eerste rij dan niet mee voor de sortering.
  • Is sortering op één sleutel genoeg? Via de meeste sorteervensters is het ook mogelijk om binnen een sortering een volgende sortering uit te voeren. Zie bijvoorbeeld in de figuur de sortering eerst op Woonplaats, dan op Naam, en vervolgens op Straat.

Sorteervenster in Microsoft Word
 
Op hoeveel sleutels u kunt sorteren, kan per programma verschillen.

Terugdraaien
Mocht een sortering zijn misgegaan, probeer dan op een van de volgende manieren uw actie te herstellen.

  • Ongedaan maken (sneltoets [Ctrl]+[z]). Maar: niet alle programma’s kunnen een eenmaal uitgevoerde sortering weer terugdraaien.
  • Sluit het foutief gesorteerde bestand (bewaren niet nodig), verwijder het en begin met uw back-upbestand opnieuw.
  • Geen kopietje gemaakt? Sluit het verkeerd gesorteerde bestand en sla het niet op (want eenmaal opgeslagen is de oude versie van het bestand overschreven). Open het opnieuw en u komt weer in de ‘oude’ situatie.
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…