In Outlook kunt u eenvoudig tesktblokken opslaan, zodat u ze later eenvoudigen in e-mails kunt invoegen. Lees hier hoe dat werkt.

Tekstblokken invoegen in e-mailberichten Outlook
In e-mailberichten worden vaak dezelfde teksten gebruikt. Door veel voorkomende teksten op te slaan in Outlook kunt u ze eenvoudig invoegen in een toekomstige mail. Dat voorkomt een hoop knip- en plakwerk.

Werkwijze
• Open een >> e-mailbericht
• Schrijf de tekst in het bericht
• Selecteer de tekst die moet worden opgeslagen
• Klik op de tab >> Invoegen
• Ga naar >> Snelonderdelen
• Kies voor >> Selectie in galerie Snelonderdelen…
• Geef een >> Naam op waarmee het tekstblok in het menu verschijnt. Deze naam moet dus kort zijn, maar wel zo duidelijk dat duidelijk is welke tekst wordt bedoeld.
• Bij Galerie kiezen voor >> Snelonderdelen
• Categorie wordt gebruikt als er heel veel tekstblokken in Outlook zijn. In ons voorbeeld delen dit tekstblok in in >> Algemeen
• Beschrijving >> Geef een korte beschrijving van het tekstblok op
• Opslaan in >> Standaard wordt dit opgeslagen in NormalEmail.dotm het standaard sjabloon voor e-mailberichten
• Opties: Alleen inhoud invoegen
• Druk op >> OK om te bevestigen

Tekst invoegen

Tekstblok in e-mailbericht invoegen
• Open een >> e-mailbericht
• Ga naar tab >> Invoegen
• Ga naar groep >> Tekst
• Klik op >> Snelonderdelen
• Kies het gewenste tekstblok door erop te klikken. De tekst staat nu in de e-mail
• Pas de tekst aan of maak het bericht verder af en verzend het bericht op de gebruikelijke wijze

Wanneer handig
Invoegen van tekstblokken is handig als aanvulling op het maken van een bericht. Dit spaart enerzijds tijd en aan de andere kant kun je gevoelige teksten juist formuleren.

Stel dat iemand op een vervelende manier uit dienst is gegaan. Als er dan nog mail binnenkomt voor deze persoon, moet de zender van het bericht op gepaste wijze worden verteld dat die persoon er niet meer werkt en wie zijn/haar taken overneemt.

Wanneer niet handig
Deze werkwijze moet niet worden gebruikt voor mailings of lange uitgebreide mailberichten. In het geval van standaard mails, bijvoorbeeld met een routebeschrijving: die kunnen worden ‘klaargezet’ in een mapje met standaard mails.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Template
Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. 

Deze tip is van toepassing op:
• Microsoft Outlook 2007

 

Over de auteur
Easy Template is een leverancier van Verlofregistratie software en Online Microsoft trainingen.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…