Document te vroeg verstuurd met informatie die niet voor de ontvanger bedoeld was? Gebruik dan de volgende keer de Documentcontrole van Office 2007. Zo werkt het.

Document te vroeg verstuurd?
Het is waarschijnlijk iedereen wel eens overkomen. Een Office document wordt elektronisch verzonden en achteraf blijkt dat er toch nog informatie in stond die niet voor de ontvanger bestemd was. Denk hierbij aan verborgen tekst, voetteksten, watermerk, verborgen werkbladen in Excel etc.

Een oplossing is het document als pdf te versturen. Dit is uiteraard de meest veilige manier, maar ook de minst flexibele. Soms moet de ontvanger nog iets aan het document toevoegen en dan is het verzenden van het Word- of Excel-bestand veel handiger. Wilt u dit toch, lees dan de tip: Verstuur Office-bestanden als PDF »

Documentcontrole
Om ervoor te zorgen dat voordat u het document verstuurt, alle onnodige informatie wordt verwijderd, kunt u ook Documentcontrole uitvoeren.

Hierop wordt gecontroleerd
Document controle controleert op de volgende onderdelen:
• Opmerkingen, revisies, versie-informatie en aantekeningen
• Documenteigenschappen en persoonlijke informatie
• Aangepast XML-gegevens
• Koptekst, voetteksten en watermerken
• Verborgen teksten

 

Laat Office document controleren

 

Werkwijze documentcontrole

1. Sla het document op
2. Klik op de Office knop
3. Kies voor voorbereiden >> documentcontrole
4. Kies voor >> Controleren
5. De resultaten worden weergegeven
6. Per onderdeel wordt aangegeven of er onderdelen zijn gevonden die mogelijk verwijderd moeten worden.
7. De onderdelen die aandacht nodig hebben, worden met een uitroepteken weergegeven. Let op dit hoeft niet altijd een probleem te zijn. De kopteksten en voetteksten worden gecontroleerd, maar in de meeste gevallen wil men die gewoon laten staan.
8. Verwijder de gegevens die niet moeten worden verzonden.

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter