De hoeveelheid data binnen een gemiddelde onderneming verdubbelt globaal elke twee jaar. Wat is de beste en voordeligste manier om in uw dataopslag te voorzien?

Gegevensopslag: uw data is uw bedrijfskapitaal
Ruimte voor gegevensopslag wordt steeds belangrijker. Er komt een moment waarop u niet meer uit de voeten kunt met de bestaande opslagcapaciteit van uw computer(s). Wanneer u het probleem probeert te omzeilen door gegevens op DVD-R of CD-R te gaan zetten, bent u in feite het probleem aan het verschuiven. Tijd voor een structurele oplossing.

Vanaf het moment dat u gegevens (data) extern gaat opslaan, moet u er rekening mee houden dat u er op een later tijdstip naar op zoek moet en die gegevens mogelijk niet terug kunt vinden. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat de helft van de ondernemingen waar de bedrijfsgegevens langer dan 24 uur niet beschikbaar waren, binnen 18 maanden failliet ging.
Het gaat dus niet alleen om de opslag van uw gegevens, maar ook om de continue opvraagbaarheid daarvan. Daarvoor is een goede en gecontroleerde back-up een vereiste.

Er zijn vier factoren die een rol spelen bij uw keuze voor de juiste vorm van gegevensopslag:

  1. benodigde capaciteit;
  2. snelle opvraagbaarheid van de gegevens;
  3. veiligheid;
  4. kosten.

Voor het midden- en kleinbedrijf onderscheiden we twee categorieën:

  • DAS, wat staat voor direct attached storage. Hier vallen de harde schijven in pc en server onder, aangevuld met externe harde schijven.
  • Een stapje verder gaat de network attached storage, ofwel NAS. Dit zijn schijvenkabinetten die in uw netwerk worden geplaatst en centrale toegang tot de gegevens bieden.

Externe harde schijf
Gebruikt u voor uw onderneming niet meer dan twee computers, dan is een externe harde schijf de eenvoudigste manier om extra opslagcapaciteit te creëren. En redelijk goedkoop ook: voor € 100 tot € 300 komt u al een aardig eind. Praktisch elke computerwinkel en -website biedt diverse modellen van fabrikanten als Seagate, Freecom, LaCie en Western Digital.
De opslagcapaciteit van externe harde schijven wordt elk jaar groter (wet van Moore). Een paar jaar terug was 100 GB tot 1 TB (Terrabyte = 1.000 GB) nog heel wat. U sluit zo’n schijf makkelijk aan via een USB- of netwerkaansluiting (voor meerdere pc’s).

Uitbreidingsstap: server
U koopt uw eerste server. Deze centrale ‘grote’ computer wordt aangesloten op een netwerkswitch. Op deze switch worden ook de losse pc’s aangesloten. Op de server komt een netwerkbesturingssysteem, zoals Linux of Windows Server, en daarmee heeft u een lokaal computernetwerk. Qua investering moet u denken aan een paar duizend euro, afhankelijk van uw wensen en het aantal computers binnen uw bedrijf.

In de server zitten twee of meerdere harde schijven voor de centrale dataopslag en een back-up apparaat. Het is van belang dat alle gebruikers hun gegevens vanaf dat moment opslaan op de server en niet meer op een lokale pc. Daarmee zorgt u ervoor dat alles ook met de back-up wordt meegenomen. Daarmee zijn uw belangrijke bedrijfsgegevens veiliggesteld.

Na verloop van tijd lopen ook die schijven vol en werken de programma’s steeds trager. Tijd om de verschillende programma’s te scheiden: bestanden op de ene server en bijvoorbeeld e-mail afhandeling op een aparte server. Misschien komen er nog meer medewerkers bij en bent u toe aan een server met een pakket voor relatiebeheer (CRM: customer relationship management). Dan heeft u inmiddels drie servers met elk hun eigen dataopslag.

Schijvenkabinet
Simpel gezegd: een bak met schijven. Een apparaat dat u centraal in uw netwerk plaatst en dat een grote opslagcapaciteit biedt. De bak heeft openingen waar u zelf losse harde schijven in kunt plaatsen, zoals het zelfbouwpakket van de firma Conrad en merksystemen als van NETGEAR en Intel (zie de producentenlijst onderaan dit artikel).
Deze apparaten hebben eigen software en een netwerkaansluiting. De installatie is zelf eenvoudig te doen en met een paar klikken verleent u gebruikers toegang tot de gegevens.

Als extra beveiliging kunt u een zogenoemde ‘image’ van de schijven laten maken, waardoor u in geval van een defect aan een van de schijven niet onthand bent.
Ook de fabrikanten van externe harde schijven bieden inmiddels instap-schijvenkabinetten aan, zoals Lacie en Seagate. De prijs hangt af van de hoeveelheid en grootte van de harde schijven. Voor een paar honderd euro heeft u er al een. De technische levensduur van deze apparaten is vaak langer dan de economische levensduur. Reken dus op een afschrijvingstermijn van drie of vier jaar.

Centrale opslag gekoppeld aan netwerk
Een stap verder, en groter van formaat, zijn de apparaten waar twee tot veertien schijven in gaan. De capaciteit loopt dan op tot tientallen TB aan dataopslag. De prijs gaat navenant omhoog.

Diverse producenten bieden totaaloplossingen. Opslag, delen van bestanden, beheren, back-ups en bescherming van gegevens: alles vindt plaats binnen één flexibele netwerkomgeving. Wanneer meer capaciteit gewenst is, kunt u meer boxen aan elkaar koppelen.

Het voordeel van deze wat professionelere apparaten is dat kritische onderdelen, zoals de voeding en netwerkaansluiting, dubbel zijn uitgevoerd. De beschikbaarheid van informatie is bij deze systemen minstens zo belangrijk als de capaciteit. Of u dit type systeem zelf in het netwerk kunt plaatsen, hangt af van uw eigen IT-kennis. Het plaatsen op zich gaat wel, maar het goed indelen van rechten, zorgen dat alles met de back-up mee gaat en inrichting van de veiligheid is niet eenvoudig. Het is misschien niet onverstandig om uw IT-partner dit te laten doen.

In de cloud
Steeds meer bedrijven bieden u de mogelijkheid uw data in ‘de cloud’ op te slaan, waarmee u zelf van alle zorg af bent. De keuze aan leveranciers loopt uiteen van grote namen als Microsoft en zelfs Amazon, tot minder bekende maar minstens zo toegewijde bedrijven met een Nederlandse hoofdvestiging.

Dit artikel kwam mede tot stand dankzij Andries den Uijl (HP Nederland), Wim Nagels (Intel Benelux) en Bart Vertregt  (IeTee Solutions).

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…