Wat is payrolling?

Met het aannemen van nieuw personeel heb je al gelijk te maken met een hele rits aan instanties, administratieve verplichtingen, risico's en kosten. Wil je voornamelijk de lusten en niet de lasten van nieuw personeel? Overweeg eens een aanpak waarbij anderen voor u het "vuile werk" opknappen: payrolling.
Wat is payrolling?

Administratieve rompslomp schrikt af
U moet een nieuwe medewerker aanmelden bij het UWV, de Belastingdienst en bij het bedrijfschap. Ook moet u verzekeringen afsluiten, premies afdragen, een risico-inventarisatie en -evaluatie maken of aanpassen, eventueel een leasecontract en WA-verzekering afsluiten (als uw werknemer een auto van de zaak krijgt), een personeels- en loonadministratie opzetten en loonbelasting afdragen, uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel wijzigen, een personeelsdossier aanleggen en uw accountant extra uren inhuren. Om maar iets te noemen…

Is het haalbaar?
Een eerste personeelslid aannemen is een behoorlijke investering - in tijd én geld. Hij kost u niet alleen een brutosalaris, u moet ook rekening houden met de nodige extra's zoals een werkgeversdeel aan premies en de uren die u moet maken om alle personele zaken goed te regelen.

Commerciële alternatieven
Om ondernemers tegemoet te komen zijn er verschillende commerciële mogelijkheden bedacht die extra handen opleveren en tegelijkertijd de administratieve verplichtingen en/of de risico's beperken. Het gaat hier om alternatieven waar veel ondernemers niet direct bij stilstaan. Zoals payrolling.

Uitzendarbeid: houd het kort!
Dé bekendste manier van personeel aannemen voor de korte(re) termijn, zonder al te veel risico. Omdat de werknemer in dienst van het uitzendbureau is, blijft u verschoond van het juridische werkgeverschap. Het uitzendbureau zorgt dus voor de loondoorbetaling en de afdracht van loonheffing en sociale premies. Ook werving en selectie van werknemers worden u uit handen genomen. Wel ligt het uurtarief daardoor hoger, omdat bovenstaande kosten daarin worden doorberekend. Daartegenover staat dat u bij langdurige ziekte van de uitzendkracht geen loon hoeft door te betalen. Ook de continuïteit komt niet in gevaar; een telefoontje is voldoende om vervanging te regelen.

De kosten
Uw bedrijf zit tijdelijk verlegen om een administratief/secretarieel medewerker voor 40 uur per week. In vaste dienst verdient zo iemand € 1750,- bruto per maand. Via het uitzendbureau betaalt u een (hoger) uurtarief van € 27,50,-  ofwel € 4400,- per maand. Dit bedrag is opgebouwd uit loon, belastingen, sociale lasten en een deel werving en selectie.
Per uitzendbureau verschillen de tarieven sterk, maar over het algemeen betaalt u minimaal het dubbele van het brutosalaris in vaste dienst. Gaat het om werk voor afzienbare tijd (gemiddeld dertien weken) dan bent u in de regel goedkoper uit met een uitzendkracht.

Uw voordeel:

  • Geen lange werving- en selectieprocedure.
  • Geen loonadministratie.
  • U betaalt alleen gewerkte uren; ziekte, vakantie enz. komt voor rekening van het uitzendbureau.
  • Uitzendbureaus werken doorgaans op no cure no pay basis: geen geschikte kandidaat gevonden = geen rekening.

Payrolling: personeel 'leasen'
Gebaseerd op hetzelfde principe als uitzendwerk, maar minder bekend. Van oorsprong is payrolling het voeren van de loonadministratie voor een bedrijf. De werknemers van een bedrijf komen op de loonlijst van de payroller te staan en worden aan u verhuurd. In de regel zijn er twee mogelijkheden: de payroller sluit met de medewerker een uitzendovereenkomst of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd af.

In vergelijking met een uitzendbureau is er sprake van een aanzienlijk financieel voordeel omdat u zelf de werving en selectie voor uw rekening neemt. Verder houdt u ook hier de regie in eigen hand: u kiest uw eigen personeel, verzorgt de planning, bepaalt de arbeidsvoorwaarden, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en onderhoudt het dagelijkse contact met de werknemer. De payroller betaalt het salaris, regelt alle personeelsadministratieve zaken en draagt bovendien alle (financiële) risico's.

De kosten
Voor een fulltime administratief/secretarieel medewerker (bruto maandsalaris: € 1750,-) betaalt u naar schatting € 3800,- excl. BTW per maand. Dit bedrag geldt voor een contract op uitzendbasis. Wordt er een arbeidsovereenkomst afgesloten, dan moet u rekening houden met een periode van eigen risico bij ziekte van de werknemer.

Uw voordeel

  • Géén administratieve werkzaamheden en plichten.
  • U betaalt geen loon door bij ziekte van de werknemer, tenzij u kiest voor een eigen risico. Dan moet u een bepaalde, afgesproken periode doorbetalen.
  • Profiteren van de voordelen van uitzending, terwijl u wél de werving en selectie in eigen hand houdt.

Tegenwoordig worden er soms volledige personeelsbestanden overgenomen. Voor werknemers verandert er weinig, want het contract loopt gewoon door en het salaris zal eerder iets omhoog gaan dan omlaag. Het voordeel voor werknemers is bovendien dat ze in overleg met u hun eigen pakket arbeidsvoorwaarden kunnen samenstellen. U kunt een werknemer echter niet dwingen om in een leaseconstructie te stappen. Wie weigert, kan gewoon bij u in dienst blijven, terwijl u de rest van een afdeling bijvoorbeeld wel 'overdraagt'. 

Huur een papieren tijger!
Bedrijven die liever een vaste medewerker voor (on)bepaalde tijd in dienst nemen, komen onder het ploeteren met een personeels- en salarisadministratie uit, door die simpelweg uit te besteden. Een gespecialiseerd administratiekantoor beschikt over de benodigde kennis en capaciteiten en kan werknemers aan- en afmelden bij alle verplichte instanties. De inrichting van de loonadministratie, het opstellen en versturen van arbeidsovereenkomsten, loonstroken en jaaropgaven, het opstellen van de (concept) aangifte loonbelasting: voor een paar euro extra per maand wordt het geregeld.
Let wel: u bent in dit geval zelf verantwoordelijk voor de werknemer en draagt ook de financiële risico's, bijvoorbeeld van loondoorbetaling bij ziekte.

De kosten
Die lopen per administratiekantoor uiteen. Ter indicatie twee voorbeelden: SVA Intermediair uit Heemskerk rekent maandelijks voor een standaard salarisstrook € 4,90. Per mutatie in de loonberekening, zoals vakantiegeld en overwerk, komt daar € 3,25 bovenop. Verder betaalt u eenmalig ‘aanmaakkosten' à € 80,- en € 15,50 per werknemer. Nog enkele tientjes extra bent u kwijt voor het jaarwerk, het aanmelden bij het UWV, de zorgverzekeraar en de bedrijfsvereniging. Los van de startkosten, kost de administratieve rompslomp voor één werknemer bij SVA minder dan € 200,- per jaar.
Please BV uit Laarbeek rekent voor kleine bedrijven (tot tien werknemers) een bedrag van € 10,00 per werknemer. De eenmalige startkosten bedragen € 15,-.

Uw voordeel

  • Geen omkijken naar aan- en afmeldingen bij verplichte instanties en de inrichting van de loonadministratie.
  • Steeds wijzigende wet- en regelgeving wordt voor u in de gaten gehouden.
     

Doe-het-zelven met software
Wilt u wél zoveel mogelijk in eigen hand houden, maar niet fulltime bezig zijn met personeelswerk? Een gebruiksvriendelijk softwarepakket voor personeelsadministratie houdt zaken zoals contractbeheer, verlof- en ziekteregistratie overzichtelijk. U kunt de software in huis halen of de diensten on line afnemen via ASP (Application Service Provider).
Het aanbod van dit soort softwaresystemen is groot. Verlies echter niet uit het oog dat u tijd moet steken in het onder de knie krijgen van dit systeem. Soms kunt u voor hetzelfde geld (of minder) beter de gehele administratie uitbesteden.

De kosten
De aanschafprijs van een op het mkb-gericht administratiesysteem ligt grofweg tussen  de € 300,- à € 400,-. Daarbovenop kunnen jaarlijks ‘licentierechten' in rekening worden gebracht, die liggen doorgaans rond de € 100,-. Ondersteuning via ASP kan vanaf  € 15,- per maand, uitgaand van een bedrijf met één tot vijf medewerkers.

Uw voordeel:

  • Gegevens in eigen beheer.
  • Geen tijd kwijt aan overleg met een derde partij.
  • Systeem waarschuwt wanneer het tijd is om een contract te verlengen, te evalueren, enzovoorts.
  • Wettelijke aanpassingen worden automatisch meegenomen

* Met medewerking (voor de cijfers) van Unique Uitzendbureau Haarlem, Please BV in Laarbeek en Business Corner in Haarlem.

 

 

Payrolling partijen vergelijken?

Lees ook…

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming