Hieronder het artikel uit De Zaak editie juni 2005:
“Bij onze klanten ligt altijd een Hanny/Manuela-mapje”
Het is een vrolijke en ontspannen boel bij het secretariaatsbureau Out of Office in Lelystad. Het bedrijf, gevestigd in een keurige nieuwbouwwoning, wordt gerund door twee vriendinnen, Manuela Cohen en Hanny van der Zant. De onderneming is volledig op hun onderlinge vriendschap gebaseerd. “Zonder vriendschap geen Out of Office. En zo is het.”
De twee oprichters van het bureau leerden elkaar eind jaren ‘90 kennen bij ID Lelystad, waar ze afdelingssecretaresse waren. Welgeteld één dag in de week werkten ze samen. “Dat was ook meteen de gezelligste.” Middenin een reorganisatie in 2001 wilde Van der Zant meer vrijheid en Cohen meer afwisseling. Thuis op de bank lieten ze hun fantasie de vrije loop, bedachten ze eerst een grand café, maar kwamen via een lifestyle winkel uiteindelijk bij een bureau voor secretariële ondersteuning uit. Van der Zant: “We wisten dat we moesten doen waar we goed in waren.” Cohen: “Het was bovendien geen grote stap. We hoefden nauwelijks te investeren. En we dachten: gaat het mis, dan zoeken we alsnog een baan.”
Helemaal samen
De beide vriendinnen runnen het bedrijf helemaal samen. En met succes, want Out of Office wordt met regelmaat ingehuurd door een flinke groep bedrijven voor ontvangsten, receptiewerk, het organiseren van congressen en tal van administratieve klussen. Cohen: “Er is af en toe wat thuiswerk, maar meestal vinden opdrachtgevers het prettiger als we op locatie werken. In de praktijk werken we meestal alleen, een heel enkele keer met z’n tweeën. Daar hebben we dan ontzettend veel lol in.” Van der Zant: “We vallen ook voor elkaar in. Bij onze klanten ligt altijd een Hanny/Manuela-mapje. Daar zit alles in wat je moet weten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de opdrachtgever ons twee keer moet inwerken.”
Van der Zant is de dominante van de twee. Cohen is ingetogen en praat minder. Dat vult elkaar in de dagelijkse praktijk goed aan. Van der Zant: “Ik ben veel aan het woord, maar dat betekent echt niet dat zij een watje is. Zij zal niet gauw ‘ja’ of ‘nee’ zeggen, terwijl ik dat wel doe en vervolgens soms denk: oeps, misschien had ik even moeten overleggen!”
Cohen: “Ik heb nooit zoiets van: die wil ik een week niet zien of zo. Deze combinatie versterkt elkaar juist.” Van der Zant vult aan: “We varen echt blind op elkaar en denken nooit: zou ze dat wel kunnen? Meestal vragen we pas achteraf aan elkaar hoe het was.”
Nieuwe opdrachtgevers krijgen steevast beide dames op visite. Maar degene die daarna de klus daadwerkelijk uitvoert, krijgt ook de inkomsten. De administratie laat het directie-tweetal over aan hun beider echtgenoten. “Zo zitten we er met z’n allen in en krijg je thuis dus nooit te horen: daar heb je háár weer met d’r Out of Office,” lacht Van der Zant. Cohen: “We leveren keurig onze werkbriefjes in en zij versturen de facturen. En dat gaat helemaal goed. We maken nooit ruzie, zeker niet over geld. Dat is het ons niet waard.”
In de toekomst moet het voor een van de twee mogelijk zijn om ermee op te houden, vinden ze. Maar nu nog niet. Eerst moet er een oplossing worden gevonden voor het aloude ondernemersdilemma: groeien of niet? Van der Zant: “We zijn er nooit op uit geweest om groot te worden. Maar zo langzamerhand is het wel belangrijk om mensen te vinden die ons concept onderschrijven en die wij op een klus kunnen afsturen. Daardoor krijgen wijzelf meer ruimte voor bijvoorbeeld acquisitie. Het is wel een spannende stap, want iemand is natuurlijk nooit zo loyaal als jezelf. Maar het is wel nodig dat het een keer gebeurt.”
