In 4 stappen naar jaarlijkse planningsgesprekken die werken

Jaarlijkse planningsgesprekken

De meeste medewerkers en leidinggevenden worden niet blij van de jaarlijkse planningsgesprekken. Als start van het beoordelingscircus worden in dit gesprek de individuele doelstellingsplannen of resultaatafspraken gemaakt. Medewerkers zien hier vaak het voordeel niet van in en managers zien de hoeveelheid werk toenemen door het voeren van verplichte gesprekken waarvan het effect op zijn minst discutabel is.

Meestal is er geen koppeling tussen de individueel afgesproken resultaten en de bedrijfsdoelstellingen. Onderzoek van SuccesFactors bevestigt dit. Het is daarmee onduidelijk welke bijdrage van de medewerker verwacht wordt in het halen van de organisatiedoelstellingen.

Werknemer voelt keurslijf

Daarnaast worden de talenten en kwaliteiten van medewerker niet als uitgangspunt voor het werk dat hij moet doen. Er wordt gekeken welke competenties een medewerker nodig heeft om resultaten te halen, niet welke resultaten een medewerker zou kunnen realiseren als hij optimaal zijn talenten en kwaliteiten inzet.

Gevolg is dat de medewerker zich in een keurslijf geduwd voelt omdat hij zich moet houden aan een competentieprofiel, in plaats van uit te gaan van zijn eigen kracht. Deze resultaatafspraken voelen als een papieren exercitie die geen toegevoegde waarde heeft in de praktijk. Het papiertje verdwijnt onderin de lade en er wordt overgegaan op de orde van de dag.

De beoordelingscyclus wordt zinloos als de aanwezige talenten niet gekoppeld worden aan te halen resultaten. Medewerkers worden niet (voldoende) geïnspireerd en uitgedaagd om het beste uit zichzelf te halen en dit werkt een middelmatige organisatie in de hand.

Maak het leuk voor uw medewerker

Als leidinggevende heeft u meer invloed op het realiseren van deze optimale match dan u wellicht denkt. Op welk niveau u ook zit, u hebt bijna altijd de mogelijkheid om samen met uw mensen het werk zo in te richten dat het voor iedereen het beste werkt en iedereen zijn talenten zo goed mogelijk benut.

Iedereen, dus ook uw medewerkers, denken altijd vanuit de vraag: ‘What is in it for me?’ Dus als u kunt helpen om het voor hen leuker te maken om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren, dan halen ze moeiteloos meer resultaat met als extra beloning meer voldoening.

Het is dan wel essentieel dat u niet het werk verdeelt, maar dat u met uw mensen de puzzel samen gaat oplossen. Als u de kaders kunt aandragen en bewaken, kunnen de medewerkers in afstemming met u een groot deel van de puzzel zelf leggen.

In 4 stappen naar individuele resultaatafspraken waar u en uw medewerkers blij van worden:

Stap 1.  
Laat uw medewerkers in kaart brengen wat hun talenten en kwaliteiten zijn. Doordat medewerkers hun talenten helder kunnen benoemen zonder dat deze gekoppeld zijn aan de inhoud van hun werk, kunnen ze in de volgende stap veel beter bekijken waar zij hun grootste toegevoegde waarde kunnen creëren.

Stap 2.
Ga gezamenlijk om tafel zitten en bepaal hoe hun talenten en kwaliteiten het best ingezet kunnen worden voor de resultaten die gehaald moeten worden. Zoek naar de meest optimale oplossing in jullie situatie. Ongetwijfeld blijven er een aantal stukjes over die niet worden opgepakt.

Stap 3.
De overgebleven resultaten die minder leuk zijn om te doen kunt u eerlijk verdelen over het team. Dit is waar u de regie in handen houdt om te zorgen dat al het werk verdeeld wordt.

Stap 4.
Maak duidelijke en concrete afspraken met elke medewerker in de vorm van individuele doelstellingsplannen.

Kortom

Individuele resultaatafspraken werken als ze bijdragen aan de resultaten van de organisatie en de medewerkers er plezier uithalen, omdat ze ingezet worden op hun talenten.

Van dezelfde auteur:
– In 5 stappen uw uitstelgedrag de baas »
– Zo werkt timemanagement wél: 3 tips »
– Win 3,5 uur per dag! 3 tips om ongestoord te werken »
– 3 tips om plannen weer op te pakken »
– 5 tips om perfectionisme de baas te blijven »