Ondernemen is niet alleen rozengeur en maneschijn. Soms ontkom je er niet aan om afscheid te nemen van werknemers. Het is belangrijk om zaken als ontslag of het niet verlengen van een tijdelijk contract goed te regelen. In dit artikel leggen we uit welke vormen van ontslag er zijn, op welke manier je een arbeidsovereenkomst opzegt en hoe je een professionele ontslagbrief schrijft. 

Inhoudsopgave

Wat is een ontslagbrief?

Met een ontslagbrief beëindig je als ondernemer op een formele manier de arbeids­overeenkomst met een werknemer. Afhankelijk van de ontslagreden heb je een bepaald soort brief nodig. Benieuwd hoe je zo’n officiële ontslagbrief schrijft? We leggen je in dit artikel uit hoe je dit doet. Ook hebben we voorbeeld ontslagbrief gemaakt voor verschillende vormen van ontslag.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat werknemers ontslag nemen en hun baan opzeggen. In het geval dat zij hun ontslag indienen, sturen ze jou een ontslagbrief om alles officieel af te ronden.

Hoe maak ik een goede ontslagbrief? Do’s en don’ts

Als je iemand ontslaat, is het belangrijk dat je het aanstaande vertrek netjes en volgens de regels afrond. Het is belangrijk om altijd eerst een persoonlijk gesprek te voeren met je werknemer. Pas na dit gesprek begin je met het schrijven van een formele ontslagbrief.

Blijf tijdens de ontslagprocedure altijd professioneel en laat emoties buiten gesprekken en andere communicatie. Laat je niet verleiden tot een emotionele ontslagbrief vol verwijten, waarin de slechte verstandhouding verder wordt uitgelicht. Bedenk dat een ontslagbrief een juridische overeenkomst is. Maak een officieel document dat voldoet aan alle regels.

Wat staat er in een ontslagbrief?

Ga je een ontslagbrief schrijven? In een ontslagbrief staan een aantal standaardonderdelen. Om de brief officieel te maken is het belangrijk dat in ieder geval de volgende punten in je brief staan: 

  • de naam en het adres van de werknemer

  • de datum waarop je de brief verstuurt

  • de contractuele opzegtermijn

  • benoem dat je de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen en de datum waarop

  • sluit de brief af met je naam, functie en je handtekening.

Voorbeeld ontslagbrief

Het is belangrijk dat een ontslagbrief inhoudelijk klopt en volledig is. Kun je wel wat hulp gebruiken? Samen met de juridische specialisten van Van Hall Advocaten hebben we voorbeelden van een ontslagbrief, aanzeggingsbrief en vaststellingsovereenkomst gemaakt. Je vindt ze op Mijn Zaak. Wanneer je deze documenten als basis gebruikt, weet je zeker dat je goed zit.

Aan wie moet je je ontslagbrief richten?

Je kunt een ontslagbrief per mail versturen of per post. In beide gevallen heb je bewijs nodig dat de ander je brief heeft ontvangen. Wanneer een werknemer schriftelijk op je brief of e-mail reageert, heb je voldoende bewijs. Krijgt je geen reactie? Stuur dan een brief per aangetekende post. Bewaar altijd het verzendbewijs en het bewijs dat de brief is ontvangen, geweigerd of niet opgehaald.

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Dat hangt van het type arbeidsovereenkomst en de reden van ontslag. We zetten de opties op een rij.

Ontslagbrief bij ontslag op staande voet 

Ontslag op staande voet is de meest vervelende manier van ontslag. Dit komt alleen voor bij zwaarwegende redenen. Denk aan diefstal, bedreiging, mishandeling of ander grensoverschrijdend gedrag.

Ook in het geval van ontslag op staande voet is het belangrijk om eerst met de werknemer te praten. Zorg ervoor dat altijd een derde persoon bij dit gesprek zit. Die kan achteraf bevestigen dat het gesprek heeft plaatsgevonden en is getuige van wat er is gezegd.

In dit gesprek geef je de werknemer de gelegenheid om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Verandert dit niets aan de situatie? Dan is het tijd om met een formele ontslagbrief het ontslag op staande voet te bevestigen.

Ontslagbrief bij ontslag tijdens proeftijd 

Heb je iemand aangenomen, maar komt je er in zijn of haar proeftijd achter dat jullie geen match made in heaven zijn? Iemand ontslaan in de proeftijd is makkelijker dan wanneer de proeftijd is verstreken.

Informeer iemand van tevoren in een persoonlijk gesprek over het ontslag en bevestig het ontslag daarna met een ontslagbrief. Zorg dat je de ontslagbrief verstuurt vóórdat de proeftijd verstreken is. Zo kom je niet in de problemen.

Samen met de experts van Van Hall Advocaten hebben we een voorbeeld van een ontslagbrief tijdens proeftijd gemaakt. Hiermee maak je hem zelf binnen 5 minuten.

Aanzeggingsbrief bij tijdelijk contract

Heeft een werknemer een arbeidscontract voor bepaalde tijd van minimaal 6 maanden? Dan is het jouw taak om als werkgever minimaal 1 maand van tevoren te laten weten of het arbeidscontract wordt verlengd. Dit doe je met een aanzeggingsbrief.

In een aanzeggingsbrief geef je aan of het contract wordt verlengd en maak je duidelijk of dit voor bepaalde- of onbepaalde tijd is. Let op: de voortzetting van een contract voor bepaalde tijd mag maar een aantal keer. Daarna moet worden overgaan op een contract voor onbepaalde tijd.

Hulp nodig bij het maken van dit document? Bekijk hier een voorbeeld van een aanzeggingsbrief.

Ontslagbrief bij vast contract

Heb je iemand in dienst met een vast contract, maar besluit je dat jullie wegen gaan scheiden? Dan zorg je met een vaststellingsovereenkomst dat jij en jouw werknemer op een goede manier uit elkaar gaan, dat er geen rechter aan te pas hoeft te komen en dat indien nodig een ww-uitkering kan worden aangevraagd. Dat is ook voor de werknemer positief met het oog op toekomstige werkgevers. Wij helpen je graag bij het opstellen van deze overeenkomst.

Kijk hier welke stappen je moet doorlopen bij het maken van een vaststellingsovereenkomst. Sla alles op wat je hebt ingevuld, maar deel dit nog niet met je werknemer. Ga vervolgens in gesprek met je werknemer en leg uit waarom je de arbeidsrelatie wilt beëindigen. Daarna volgt waarschijnlijk een onderhandeling over de voorwaarden voor beëindiging.

Zijn jullie hier samen uitgekomen? Pas dan waar nodig de vaststellingsovereenkomst aan en onderteken het document allebei met jullie naam en handtekening. Zo kunnen jij en jouw werknemer op een goede manier uit elkaar gaan.

Hulp nodig bij ontslag? Onze helpdesk staat voor je klaar!

Moet je afscheid nemen van een werknemer? En heb je hulp nodig bij het schrijven van een ontslagbrief, het opstellen van een vaststellingsovereenkomst of het maken van een aanzeggingsbrief? Of heb je andere vragen die te maken hebben met een ontslagprocedure? Onze medewerkers van de helpdesk helpen je graag verder. Kijk op Mijn Zaak voor meer informatie en contactgegevens.

 

Gerelateerd lezen:

• Wat staat er in de arbeidsovereenkomst?
• Wat hoort er in een contract te staan?
• Wat doet de werkgever bij een arbeidsconflict?
• Verzuimprotocol: wie doet wat bij ziekte?

Pensioen Scan 2022
Bouw jij al op een slimme manier je pensioen op? Check nu in 2 minuten welke van de 8 pensioenopties voor jou een zorgeloze oude dag oplevert, met maximaal rendement én inzet van al je belastingvoordeel.
.
Beleggen in vastgoed is inflatiebestendig. Stijgt de inflatie? Dan stijgt ook de huur en dus het directe rendement. Benieuwd wat jouw opties zijn?
Lees ook…
Dankzij de EU krijgen werknemers meer zekerheid en betere arbeidsvoorwaarden. Op 1 augustus trad de ‘Wet implementatie EU-richtlijn transparante en…
Het concurrentiebeding bestaat al meer dan honderd jaar en moet werknemers beletten om onder andere over te stappen naar de concurrent. Het (laten)…
Als een werknemer een fout maakt onder werktijd, ben je als werkgever bijna altijd verantwoordelijk voor de aangerichte schade die hierbij is…