Inhoudsopgave
8 tips voor als uw personeel social media gebruikt
Meer dan de helft van alle bedrijven (*) vindt zijn eigen regels over het gebruik van sociale media op de werkvloer nog te vaag en onduidelijk. Daarbij is er in de wet nog weinig opgenomen specifiek over het gebruik van sociale media. De gang naar de rechtbank wordt steeds vaker gemaakt, zoals bij het Blokker-incident en de vraag of tweets onder het relatiebeding vallen. Uiteindelijk is het dan de rechter die bepaalt.
Als u vooraf duidelijke regels opstelt en daarin ook een duidelijke grens trekt tussen zakelijk en privé-gebruik tijdens kantooruren, dan weet uw personeel wat er verwacht wordt.
Daarbij kunt u dan ook beter bepalen hoe u sociale media zakelijk inzet en wat uw personeel daaraan kan bijdragen.
1. Denk na over de risico’s
Als een medewerker verkeerd gebruik maakt van sociale media, kan dat flinke reputatieschade betekenen. Maar wat is verkeerd gebruik? Probeer te achterhalen wat voor uw bedrijf of branche nu precies de risico’s zijn. Een verkeerde uiting van een juridische dienstverlener of een leraar, dat maakt verschil.
En als het een keer misgaat, wanneer wordt een gevoelige zaak dan aan een andere afdeling overgedragen, zoals personeelszaken of communicatie?
2. Reageren op vragen en volgers
Als uw personeel sociale media gebruikt, is het handig om van tevoren te bedenken welk doel sociale media voor uw bedrijf hebben en welke rol u uw werknemers hierin geeft.
Er zijn namelijk verschillende manieren denkbaar in het communiceren via social media. Worden er er alleen persberichten of andere bedrijfsinformatie de wereld ingestuurd? Wilt u dat uw personeel juist proactief discussies start of meer in gesprek gaat met klanten? Of zet u ook mensen in een ‘webcare’-team, om alle uitingen op internet over uw bedrijf te monitoren en te zorgen dat dit door de juiste mensen intern wordt afgehandeld?
Als een werknemer weet welke rol hij of zij heeft, dan weet hij beter hoe hij moet handelen en hoe hij moet reageren op volgers.
3. Maak onderscheid tussen zakelijk of privé-gebruik
Uit onwetendheid kiezen sommige ondernemers ervoor om een algeheel verbod in te stellen voor persoonlijk gebruik. Daardoor gaan werknemers juist met eigen middelen aan de gang.
Handiger is het om onderscheid te maken tussen zakelijk en persoonlijk gebruik. Maak daarvoor bedrijfsprofielen aan. Zo is het duidelijker wat uw werknemer onder de vlag van uw bedrijf bijvoorbeeld twittert en naar buiten brengt. U blijft ook bij de persoonlijke gegevens vandaan, wat weer privacyregels met zich mee brengt.
4. Betrek het bedrijf
Het heeft niet zoveel zin om te sturen op uitingen die ze in hun eigen tijd doen. Daar heeft u namelijk weinig controle op. Zorg juíst dat sociale media voor het zakelijke doeleind onderdeel wordt van de dagelijkse gang op kantoor. Dat medewerkers weten hoe ze om moeten gaan met de verantwoordelijkheid en de dunne lijn tussen privé- en zakelijk gebruik.
Als u een beleid of een code opstelt, vraag dan verschillende afdelingen en medewerkers (juist ook diegene die privé al actief zijn) om input en feedback. Zo creëert u draagvlak voor het plan en worden het richtlijnen en geen regels
5. Stel gedragsregels op
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en het doel van uw sociale strategie, kunt u een protocol opstellen (zie de volgende tip). Wellicht heeft u ook genoeg aan gedragsregels waarin u werknemers op hun verantwoordelijkheid wijst.
Waar bestaan die gedragsregels uit? U kunt er bijvoorbeeld in opnemen dat het in elk bericht duidelijk is dat de afzender een werknemer van het bedrijf is, dat berichten altijd waar moeten zijn of dat uw werknemers zich aan de regels houden die ook in het normale sociale verkeer gelden. Geef ook aan welke gevolgen dit heeft als gedragsregels niet worden nageleefd.
6. Heeft u al een social media protocol?
Een goede manier om de koers voor sociale media duidelijk te maken, is het vastleggen van de richtlijnen in een protocol. Daarin staat het doel, er wordt beschreven welke middelen u gebruikt en wat u van uw personeel verwacht.
7. Bescherm uw bedrijfsgeheimen
Het lekken van gevoelige informatie is snel gebeurd. En de schade kan aanzienlijk zijn. Geef aan welke informatie naar buiten mag en vooral ook wat niet. Neem dit op in de arbeidsvoorwaarden, of laat een geheimhoudingsbeding tekenen als uw werknemer veel gevoelige informatie over uw bedrijf weet.
8. Beveiligen van het bedrijfsnetwerk
U kunt uw personeel instrueren hoe om te gaan met gevoelige bedrijfsinformatie, maar er is meer nodig om deze gegevens veilig te houden. Denk bijvoorbeeld aan de beveiliging van uw bedrijfsnetwerk. Is deze bestand tegen spam, virussen en phishing-aanvallen?
We hoeven u waarschijnlijk niet te vertellen dat het slim is om regelmatig alle anti-virussoftware en browsers, van alle computers, tablets en smartphones, te updaten. Pas op de verschillende sociale media de standaard (privacy) instellingen aan. Maak voor elk een apart wachtwoord aan, verander dat regelmatig of gebruik er een beheertool voor.
(*) Recent onderzoek van Iron Mountain, een bedrijf in informatiebeheer
