Een auto van de zaak is voor veel werknemers een gewilde secundaire arbeidsvoorwaarde. Maar voor werkgevers kan het een kostenpost zijn met extra administratieve plichten. Zo valt het fiscale voordeel van de auto die je ter beschikking stelt onder de loonheffing en de premieheffing werknemersverzekeringen. Wat dat voor jou betekent als werkgever? Dat leggen we uit in dit artikel.

Inhoudsopgave

Auto van de zaak werknemer. Welke belasting moet ik betalen?

De auto van de zaak valt onder loonbelasting (en dus niet onder inkomstenbelasting). Het brutoloon van werknemers met een auto van de zaak gaat omhoog, omdat je bijtelling bij het salaris moet optellen.

De bijtelling (op jaarbasis) moet door jou tijdsevenredig worden toegerekend aan het loontijdvak. Dat is meestal een maand of een vierweekse periode. Je mag het voordeel niet meetellen bij het pensioengevende loon van de werknemer. 

Wat is het percentage bijtelling in 2022?

Het bijtellingspercentage van 25 procent is in 2017 verlaagd naar 22 procent. Alleen als de auto al voor 2017 op naam van de werknemer stond blijft in 2022 de 25 procent bijtelling van toepassing.

Er zijn uitzonderingen. Voor auto’s zonder CO2-uitstoot mag je rekenen met het lage percentage van 16 procent. Hierbij gaat het om auto’s op waterstof of volledig door zonnecellen aangedreven voertuigen. Voor elektrische auto’s geldt een bijtelling van 16 procent tot en met een cataloguswaarde van € 35.000. Daarboven is het 22 procent.

Naast de CO2-uitstoot is de hoogte van de bijtelling onder meer afhankelijk van de datum van toelating, de leeftijd van de auto en de cataloguswaarde. Op de site van de Belastingdienst vind je alle details.

Is een eigen bijdrage voor een auto van de zaak verplicht?

Je kunt met je werknemer afspreken dat hij of zij een eigen bijdrage voor de privékilometers betaalt. Dit is niet verplicht. Onder bepaalde voorwaarden mag die eigen bijdrage in mindering worden gebracht op de bijtelling.

Een van die voorwaarden is dat het op papier moet staan dat de eigen bijdrage een bijdrage is voor het privégebruik van de auto. De bijdrage mag nooit hoger zijn dan het bijtellingspercentage.

Welke premies moet ik inhouden voor een auto van de zaak?

Over een bijtelling privégebruik auto moet je loonbelasting, premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden. Ook de bijdrage voor de Zorgverzekering valt hier dus onder. De bijtelling privé-gebruik is geen loon voor de werknemersverzekeringen.

Privégebruik auto controleren

Je moet flink wat administratie bijhouden, omdat je werknemers met een auto van de zaak moet vragen hoeveel kilometers ze privé rijden. De praktijk leert vaak dat lang niet iedereen precies bijhoudt hoeveel de auto privé gebruikt wordt en hoeveel de auto zakelijk gebruikt wordt. Reken dus op administratieve rompslomp.

Je wordt min of meer verplicht de rittenregistratie van werknemers te controleren. Met als ongewenst bijeffect dat je je mogelijk in hun privéleven moet gaan verdiepen. Want als jouw werknemer in een maand meer dan 42 kilometer privé rijdt, treedt in principe het regime van de bijtelling in werking. Tenslotte is 42 x 12 = 504 km op jaarbasis.

Minder administratie

In enkele gevallen kan je de administratieve last verlichten:

  • Een werknemer die minder dan 500 kilometer per jaar rijdt en dit kan (en wil) aantonen met een goede kilometeradministratie, kan een verklaring geen privégebruik (geel kenteken) aanvragen bij de Belastingdienst. Je werknemer moet dit zelf doen, werkgevers mogen dit niet.

  • Voor de grijs-kentekenbus kan je in aanmerking komen voor een vaste heffing van € 300,- in de eindheffingsregeling. Bijvoorbeeld als meerdere chauffeurs van dezelfde bus gebruikmaken.

  • Voor busjes die ’s nachts achter het hek staan, kan je vrijstelling verkrijgen. Tenminste als je controle uitoefent en privégebruik verbiedt.

Je krijgt de naheffing

Ga ja er – met de bewijsstukken op papier – vanuit een werknemer minder dan 500 kilometer privé op jaarbasis heeft gereden en de bijtelling achterwege kan blijven? Dan loop je als werkgever het risico op naheffingen van premies werknemersverzekeringen en boetes over de afgelopen 5 jaar. Dat gebeurt alleen als de Belastingdienst achteraf de juistheid en/of volledigheid van het bewijs in twijfel trekt.

Indirect ben je dus medeverantwoordelijk voor het leveren van het bewijs dat de auto van de zaak voor niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privé-doeleinden wordt gebruikt.

Let op: de werknemersdelen in de nageheven premies kunnen niet op de werknemer worden verhaald.

Werknemer met personenauto

Heb je aan jouw werknemer een personenauto beschikbaar gesteld met het recht op privégebruik? Dan zijn er niet zo veel problemen te verwachten. Wanneer werknemers van dat recht gebruik maken zonder een kilometeradministratie bij te houden, betalen ze al inkomstenbelasting over hun loonvoordeel.

Is de werknemer het niet eens met de wijze van bijtelling of met het bedrag? Dan moet hij – zolang hij vindt dat de onjuistheid voortduurt – formeel per loonperiode (maandelijks) steeds bezwaar maken bij de Belastingdienst.

Dat kan betekenen dat er twaalf keer per jaar hetzelfde bezwaarschrift wordt ingediend. Je kan als werkgever niets veranderen zolang de fiscus geen besluit heeft genomen op het bezwaar. Met de kans dat je achteraf nog heel veel administratieve herstelwerkzaamheden moet verrichten.

Werknemer met bestelauto

Heb je in jouw personeelsbeleid afspraken over het niet privé gebruiken van de bestelauto? Staan ze buiten werktijd achter slot en grendel en laat je jouw personeel tekenen voor het verbod op privégebruik? Dan kan dat, in combinatie met een kilometeradministratie, voldoende zijn om aan te tonen dat minder dan 500 kilometer per jaar gebruik wordt gemaakt van de (bestel)auto.

Als de bestelauto door meer dan twee werknemers wordt gebruikt op doorlopend wisselende momenten, kan de werkgever het privégebruik afkopen via de eindheffing. Deze bedraagt € 300,- per bestelauto per kalenderjaar. Er hoeft dan geen rittenadministratie bij te worden gehouden. Als de bestelauto door twee werknemers wisselend wordt gebruikt, moet je wel een sluitende rittenadministratie bijhouden.

Overigens is er géén sprake van wisselend gebruik wanneer de auto in een duidelijk afgesloten tijdsvak van bijvoorbeeld een week of een maand door de ene werknemer wordt gebruikt en daarna door een andere werknemer.

Veelgestelde vragen over een auto van de zaak

Wat kost een auto voor de werkgever?

Koop je voor je bedrijf een auto, dan wordt het voertuig voor de inkomstenbelasting bij het ondernemingsvermogen opgeteld. Wel mag je de kosten van de auto aftrekken. Hierbij moet je wel rekening houden met privégebruik. De btw over de verkoopprijs mag je terugvragen.

Bij een leaseauto is dit niet altijd het geval. Bij financial lease is de auto een bedrijfsmiddel dat hoort tot het ondernemingsvermogen, in het geval van operational lease niet. Verder gelden dezelfde regels als voor een auto die je aanschaft. De kosten kun je aftrekken, privégebruik moet worden verrekend en de btw over de leasetermijnen krijg je terug.

Verder heb je te maken met verzekeringen en brandstofkosten.

Is het voordelig om een auto van de zaak te rijden?

Voor werknemers is een auto van de zaak soms goedkoper dan in de eigen auto rijden. Omdat de inkomstenbelasting die verschuldigd is over het privégebruik van de auto niet opweegt tegen de kosten van een eigen auto is dit vooral voor werknemers die weinig rijden een aantrekkelijke optie. In dit artikel vertellen we meer over de afwegingen.

Wat kost een auto van de zaak voor een werknemer?

Werknemers die meer dan 500 kilometer privé rijden, betalen indirect voor de auto van de zaak via de inkomstenbelasting. Hoeveel precies dat hangt af van de hoogte van de bijtelling. Veel werkgevers spreken daarnaast een eigen bijdrage af voor privégebruik.

Is woon-werkverkeer privégebruik?

De Belastingdienst ziet woon-werkverkeer als zakelijke kilometers. Tenminste als het gaat om de bijtelling en de loonbelasting. Voor de btw wordt woon-werkverkeer als privé gebruik aangemerkt.

Jeroen Homan

Jeroen Homan

Ik help ondernemers, bedrijven en organisaties met het vertellen van verhalen. Door middel van eenvoudige maar effectieve teksten. Teksten die goed vindbaar zijn, lekker lezen en die als het even kan inspireren en aanzetten tot actie.
Financiering zonder businessplan of papierwinkel?
Het liefst regel jij zo snel mogelijk je lening. En online kan dat! Hier hoor je al binnen 15 minuten wat jouw financieringsopties zijn en tegen welke voorwaarden. Simpel, snel en zonder gedoe.
Zakelijke autoverzekering
Uitgebreide dekking, een uitstekende service en extra exclusieve collectieve korting via De Zaak. Benieuwd hoeveel jij kan besparen?
Lees ook…
Van sportabonnementen tot kerstpakketten en een vergoeding voor thuiswerken. Met de werkkostenregeling (WKR) kunt je als werkgever bepalen wat je…
Misverstanden over vakantierechten zorgen jaarlijks voor stress. Hoeveel vakantiedagen hebben werknemers? Mag je een vakantieaanvraag weigeren? Wat als…
De risico inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een verplichte gezondheids- en veiligheidscheck van je bedrijf. Wie zo’n RI&E niet kan laten zien,…