Stap 1. Het denkproces: bepaal de context
Aan een presentatie gaat een aantal fasen vooraf. Bepaal allereerst de context van uw presentatie. Beantwoord daarvoor vragen als:
– Voor welke gelegenheid is de toespraak?
– Wat is het doel ervan? Wat wilt u bereiken?
– Weet u voldoende over het onderwerp? Hoe en bij wie verzamelt u meer informatie?
– Wat is de boodschap? Wat wilt u dat mensen zich na afloop herinneren?
– Welke toon slaat u aan? Wordt dat overtuigend, offensief, defensief, emotioneel of grappig?
– Wie is uw publiek? Zijn het mensen die u niet goed kent, of juist mensen die u vaak ziet, zoals uw medewerkers?
– Wat weet het publiek over het onderwerp? Zorg dat woordkeuze en inhoud aansluiten bij hun kennis- en ervaringsniveau.
– Kan het publiek reageren?
– Bent u de juiste persoon voor deze presentatie en/of dit publiek? Zou iemand anders in uw bedrijf geschikter zijn?
Stap 2. Voorbereiden
De inhoud van een krachtige presentatie is eenvoudig, kort, ondubbelzinning en spreekt uw publiek aan.
Probeer als het kan aan te sluiten bij actuele gebeurtenissen, of recente ervaringen van het publiek. Gebruik voorbeelden die herkenbaar zijn voor veel mensen, zoals sport, reizen en relaties.
Een aantal tips voor een goede voorbereiding:
– Zorg naast inhoud ook voor een emotionele inbreng. Het gaat niet alleen om de harde feiten, ook de gevoelswaarde is belangrijk.
– Maak cijfers en feiten visueel: laat ze niet alleen zien, beschrijf ze ook zo beeldend mogelijk.
– Ga niet te veel in op details, die vergeet men makkelijk. De grote lijnen zijn in een gesproken tekst belangrijker.
– Ga na of er nog andere sprekers zijn en of het zinvol is om op hun presentatie in te spelen.
– Tips om de presentatie te beginnen:
– Begin met een vraag over een onderwerp dat leeft bij het publiek. Uw toehoorders voelen zich dan gelijk betrokken en u heeft direct de aandacht te pakken;
– Haal een recente gebeurtenis aan;
– Vertel een anekdote.
– Tips om de presentatie af te sluiten:
– Stel een prikkelende vraag;
– Geef een korte samenvatting of conclusie;
– Doe een oproep tot actie.
Stap 3. Schrijven
Als u de inhoud heeft bepaald, dan gaat u de presentatie schrijven. Het werkt vaak goed om hem helemaal uit te schrijven en daarna samen te vatten in een aantal kernwoorden. Schrijf in ieder geval de openingszin en de slotzin helemaal uit: dit is de tekst die de toehoorders het meest bijblijft.
Een aantal schrijftips:
– Zorg voor een logische structuur en opbouw, met een introductie, kern en slot
– Formuleer helder en eenvoudig. Stem uw taalgebruik af op de doelgroep
– Gebruik korte zinnen. Vermijd een overdadig gebruik van verbindingswoorden zoals ‘en’, ‘maar’ en ‘want’. Dergelijke woorden maken zinnen langer dan nodig, wat onprettig is voor de toehoorder.
– Conceptversie af? Laat hem een paar dagen liggen en kijk er dan nog eens kritisch naar.
– Twijfelt u of iets wel interessant genoeg is? Schrap het dan gerust.
Hoe lang duurt het om de tekst te presenteren?
Lees de presentatie hardop voor, zodat u weet hoe lang hij duurt en of er tekst bij moet of niet. Om u een indruk te geven: een pagina met 40 regels tekst is ongeveer 400 woorden, wat staat voor circa 3 minuten spreektijd.
Bedenk dat mensen maximaal 20 minuten hun aandacht bij een verhaal kunnen houden, daarna bestaat de kans dat ze afdwalen.
Lees ook:
– Ontspannen spreken in het openbaar »
– Maak een hand-out van uw presentatie »
Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsv
