Hoe maak je als werkgever een goede bonusregeling?

Loyaliteit werknemers belonen met een bonusregeling

Nog nooit wisselden zoveel werknemers van baan als in 2022. Geen fijne ontwikkeling als je mensen in dienst hebt. Je wilt je werknemers het liefst gewoon behouden, zeker in deze krappe arbeidsmarkt. Het kan namelijk lang duren voordat je een waardige vervanger aan je bindt. Loyaliteit is dus erg belangrijk in deze markt.

Met een goede bonusregeling kun je het loyaliteitsgevoel binnen je onderneming versterken. Zo geef je een stukje extra waardering en laat je zien dat je betrokken bent. Bovendien zal een extraatje in de vorm van een bonusregeling zeker gewaardeerd worden in een tijd waarin alles voor iedereen duurder wordt. Communiceer wel duidelijk naar je werknemers wat de bonusregeling precies inhoudt en pas hem eerlijk toe: scheve gezichten op de werkvloer wil je voorkomen.

Wat voor soort bonus ken je toe?

Overweeg je een bonusregeling voor je personeel? Kies dan eerst welk soort bonus je wilt toekennen. Er zijn er namelijk nogal wat. We zullen de belangrijkste kort uitleggen.

Prestatiebonus

Wil je de kans vergroten om vooraf vastgestelde doelen te halen met je team? Gebruik dan een prestatieprikkel in de vorm van een prestatiebonus. Zo’n bonus kun je maandelijks, per kwartaal, jaarlijks of op een ander moment – bijvoorbeeld na behalen van bepaalde doelen – toekennen. Zorg wel dat de doelen specifiek en duidelijk zijn.

Ad hoc bonus

Je kunt ook spontaan een bonus uitkeren aan werknemers die goede prestaties leveren, oftewel de ad hoc bonus. Dit kan een heel goede prikkel zijn op de werkvloer voor de motivatie van werknemers. Ze weten immers nooit of en wanneer een beloning volgt, maar wel dat de kans bestaat als ze leveren.

Nadeel van een ad hoc bonus is dat het kan overkomen als willekeur of het voortrekken van bepaalde werknemers. Er bestaan immers geen richtlijnen voor het verstrekken van de bonus. Idealiter verstrek je een ad hoc bonus aan al je werknemers.  

Winstdeling

Een veelgebruikte bonusvorm is de winstdeling. Zo kun je afspraken maken met werknemers over een bepaald percentage aan winstdeling die ze jaarlijks ontvangen. Hier kun je wel enkele voorwaarden aan verbinden, zoals een minimaal bedrag aan behaalde omzet of winst en andere meetbare prestaties.

Projectbonus

Werkt je onderneming vaak aan lange, grote projecten? Dan kun je ook kiezen voor een projectbonus, waarbij je na het succesvol afmaken van een project een bepaalde bonus uitkeert aan de betrokken werknemers.

Vast bedrag aan iedereen

Geen zin in ingewikkelde berekeningen? Kies dan voor de makkelijkste vorm: een vast bonusbedrag uitkeren. Iedereen tevreden zou je denken. Alhoewel, schijn bedriegt, want ook een gelijke beloning voor iedereen kan scheve gezichten op de werkvloer veroorzaken. Iemand die meer verdient en meer verantwoordelijkheden heeft, zal misschien niet graag zien dat iedereen eenzelfde bonusbedrag ontvangt.

Om dit te voorkomen kun je ook kiezen voor een variabele beloning, waarbij iedereen hetzelfde percentage ontvangt over het arbeidsloon.

Loyaliteitsbonus

Individuele werknemer al 5 jaar in dienst? Hoera! Een mooi bosje bloemen is een leuk gebaar, maar een loyaliteitsbonus is een échte beloning. Zo’n loyaliteitsbonus moet geen raakvlakken hebben met functioneren of presteren. Het gaat namelijk puur om loyaliteit in dit geval.

Ander soort bonussen (niet-geldelijk)

Je kunt je werknemers natuurlijk ook een niet-geldelijke bonus geven. De mogelijkheden zijn wat dat betreft eindeloos. Enkele voorbeelden:

• Cadeau (elektronica is erg populair)
• Extra vakantiedagen
• Een pas met geld of tegoedbon voor bepaalde (online) winkels
• (Mee)betalen abonnement sportschool
• Gratis lunch op werk
  
  

Moet je belasting betalen over een bonus?

Een bonusregeling is natuurlijk goed nieuws voor je werknemers, maar vergeet niet te vermelden dat de Belastingdienst ook een graantje meepikt. En dat kan een behoorlijke hap uit de taart zijn. Dat heeft te maken met loonheffing en loonheffingskorting.

Loonheffing over regulier salaris werknemers

Loonheffing is het deel van het brutosalaris van je werknemers dat je inhoudt en overmaakt naar de Belastingdienst. Dit gebeurt maandelijks en het ingehouden bedrag bestaat uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Loonheffing bijzondere beloningen (zoals bonussen)

Dan hebben we nog ‘loonheffing bijzonder tarief’. Dit is het bedrag aan loonheffing dat je moet inhouden over bijzondere beloningen, zoals een bonusregeling, dertiende maand of vakantiegeld.

Over bijzondere beloningen houd je verhoudingsgewijs meer belasting in dan over normaal salaris dat je uitkeert. Dat komt door de loonheffingskorting die in de meeste gevallen wordt toegepast op normaal inkomen en ervoor zorgt dat werknemers minder belasting afdragen. Een belastingvoordeel dus. Maar eentje die niet geldt voor bijzonder inkomen dat onder het bijzonder tarief valt.

Er vindt namelijk een correctie plaats: verrekeningspercentage loonheffingskorting. Deze wordt toegepast op het standaard belastingtarief dat geldt voor bijzondere beloningen.

Het resultaat hiervan is dat werknemers minder bonus overhouden onderaan de streep. Een bonus komt daarnaast bovenop het reguliere loon en valt daardoor altijd in de hoogste belastingschijf die van toepassing is voor de werknemer.

Check voor alle belastingtarieven de witte jaarloon-tabel bijzondere beloningen Nederland (uitgave januari 2023).

Aan de hand van 2 voorbeelden leggen we uit wat een werknemer netto overhoudt van een bonus.

Voorbeeld 1: een werknemer met een brutoloon € 50.000 per jaar ontvangt een eindejaarsbonus van € 2.000. Het totale jaarloon valt onder het standaardtarief van 36,93% voor bijzondere beloningen (2023). Hier bovenop komt het verrekeningspercentage loonheffingskorting (zie tabel) van 12,61%.

Dus: 36,93 + 12,61 = 49,54%

Berekening: 2.000 x 0,4954 = € 990,80

€ 2.000 – € 990,80 = € 1009,20

Netto houdt deze werknemer € 1009,20 over van de toekende bonus.

Voorbeeld 2: een werknemer met een bruto jaarloon van € 80.000 ontvangt een eindejaarsbonus van € 2.000. Het totale jaarloon valt in het hoogste belastingtarief van 49,50% voor bijzondere beloningen (2023). Hier bovenop komt het verrekeningspercentage loonheffingskorting (zie tabel) van 6,51%

Dus 49,50 + 6,51 = 56,01%

Berekening: 2.000 x 0,5601 = € 1120,20

€ 2.000 – € 1120,20 = € 879,80

Netto houdt deze werknemer € 879,80 over van de toegekende bonus.

Hoe zorg je ervoor dat je werknemers niet een flinke naheffing van de Belastingdienst ontvangen?

Loonheffing die je maandelijks afdraagt aan de Belastingdienst is een ‘voorlopige heffing’ die je namens je werknemers betaalt. Pas als een werknemer het jaar erop aangifte inkomstenbelasting doet, wordt duidelijk hoeveel belasting er precies over het afgelopen jaar moet worden afgedragen.

Heb je te veel loonheffing ingehouden? Dan krijgt een werknemer het verschil terug. Heb je te weinig loonheffing afgedragen? Dan ontvangt de werknemer een naheffing. Vooral dat laatste is natuurlijk geen leuke verrassing als er onverwacht een blauwe brief op de mat valt en een werknemer moet bijbetalen.

Probeer hier vooraf rekening mee te houden door een eventuele bonus correct toe te wijzen aan loon bijzonder tarief, bijvoorbeeld door de verantwoordelijke van je loonadministratie. Wil je een eindejaarsbonus toekennen? Verhoog dan tussentijds het loon bijzonder tarief. Op die manier houdt je alvast wat meer belasting in voor je werknemer en voorkom je een flinke naheffing. Doe dit wel altijd in overleg met je werknemer(s). Wettelijk gezien heb je hier toestemming voor nodig.

Kun je een bonus belastingvrij uitkeren?

Je kunt trouwens (een deel van) een bonus belastingvrij uitkeren aan je werknemers. Dat is aantrekkelijk voor jou en je werknemer. Jullie betalen in dat geval beiden geen belasting over de toegekende bonus. Hoe dat precies zit? Dat komt door de ‘vrije ruimte’ van de werkkostenregeling (WKR).  

Werkkostenregeling en vrije ruimte

Als werkgever mag je door de werkkostenregeling een bepaald percentage van het totale fiscale loon van je medewerker besteden aan onbelaste vergoedingen. Dit staat bekend als ‘vrije ruimte’.

Bonus tot € 2400 per werknemer onbelast

Wel geldt het gebruikelijkheidsprincipe: een bonus mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Een vage omschrijving, die in de praktijk betekent dat een jaarlijkse bonus tot € 2400 per werknemer groen licht krijgt van de Belastingdienst.

Verhoging vrije ruimte WKR 2023

In 2023 is de vrije ruimte van de werkkostenregeling omhoog gegaan van 1,7% (2022) naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom die je uitkeert aan je personeel.

Via twee aangenomen politieke voorstellen is de vrije ruimte in 2023 zelfs tijdelijk gestegen naar 3% om huishoudens tegemoet te komen voor de stijgende energieprijzen.

Zijn er wettelijke regels waar je rekening mee moet houden als het gaat om bonussen?

Een bonusregeling is dus een mooie stimulans voor je werknemers, maar je moet wel rekening houden met enkele wettelijke haken en ogen. Je wil natuurlijk voorkomen dat een bonus leidt tot een gerechtelijk conflict met een van je werknemers. We geven je enkele juridische tips:

• Werk je met een prestatiebonus? Omschrijf duidelijk de criteria en de prestaties die verwacht worden. Laat geen ruimte voor andere interpretaties en zorg dat prestaties meetbaar zijn.
• Pas op met subjectieve criteria, zoals het verbinden van een positieve beoordeling aan het toekennen van een bonus. Geen beoordeling geven en geen bonus toekennen is in strijd met de wet.
• Belangrijk aandachtspunt: uitdiensttreding. Je kunt schriftelijk vastleggen dat een werknemer in dienst moet zijn om in aanmerking te komen voor de bonus. Neemt iemand gedurende het jaar ontslag? Dan hoef je geen bonus uit te keren.
• Omgekeerd kun je werknemers die in de loop van het jaar in dienst treden belonen met een pro rata aanspraak op de bonus: iemand krijgt dan naar ratio van het aantal gewerkte maanden een deel van de bonus toegekend.
• Deel je elk jaar een bonus uit aan je werknemers en besluit je ineens geen bonus meer uit te keren? Dan kan een werknemer stellen dat er sprake is van verworven recht: de bonus is ieder jaar toegekend en daardoor onderdeel van het vaste loon. Om dit te voorkomen kun je schriftelijk vastleggen dat het elk jaar om een variabele beloning gaat en niet iets waar een werknemer recht op heeft.
• Een fulltimer die wel en een parttimer die geen bonus krijgt, is wettelijk niet toegestaan.
• Zieke werknemers hebben recht op minstens 70 procent van het loon gedurende 104 weken. Een werknemer kan tijdens ziekte ook recht hebben op een (prestatie)bonus, als deze persoon de prestaties zou hebben behaald zonder ziekte. Je kunt dit niet schriftelijk uitsluiten.
  
  

Bonusregeling onderdeel van goed werkgeverschap

Kortom, een bonusregeling heeft zeker grote voordelen voor jou en je werknemers en kan gezien worden als onderdeel van goed werkgeverschap. Denk er alleen niet te licht over, leg zoveel mogelijk zaken schriftelijk vast en maak heldere afspraken. Zo kom je ook niet voor verrassingen te staan.