Tips voor functioneel vergaderen

• Land van de vergadertijgers
• Het kán efficiënter
• Tips voor vergaderen
• Inspireer en wees slagvaardig
• Goed tegenover fout
• Bedenk eens iets anders

Land van de vergadertijgers

Als geen ander land in de wereld is Nederland het land van de vergadertijgers. Nederland neuzelt, doet belangrijk, jeremieert over details en schrijft nog een vergadering uit om toch vooral de consensus te bereiken. Vergaderen is nodig voor het nemen van besluiten, afstemmen van taken, ontwikkelen van ideeën, creëren van draagvlak en (ver)delen van informatie. Maar of het altijd zo efficiënt is?

Het kán efficiënter!

In bedrijven wordt gemiddeld 10 tot 20% van de werktijd besteed aan vergaderen. Managers en andere leidinggevenden besteden vaak de helft of meer van hun werktijd rond de vergadertafel. Vergaderen kost niet alleen veel tijd, maar ook veel energie. Het kan ook anders. Vergadervernieuwers raden aan om van de consensuscultuur over te schakelen naar een adviescultuur.

Door herverdeling van bevoegdheden en taken, toepassing van meer doelmatige vergadertechnieken en strakkere discipline kunnen vergaderingen/vergadertijden in vele organisaties met 20 tot 50% worden teruggedrongen.

Tips voor vergaderen

• Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid echt noodzakelijk is en van wie een wezenlijke bijdrage te verwachten valt.
• Maak een strakke tijdsplanning. Wacht niet op laatkomers.
• Wijs time-keepers aan als een vergadering uitloopt, of laat de notulist de tijd in de gaten houden.
• Varieer de zitplaatsen. Als iedereen altijd op dezelfde plaats zit, ontstaan standaardreacties en -gesprekspatronen tussen buren en mensen die tegenover elkaar zitten.
• Zorg dat alle deelnemers elkaar kunnen aankijken. De ronde tafel is de beste vergadertafel.
• Begin uw betoog met ‘ik wil drie punten aandragen’. Dan weten anderen dat ze nog even moeten wachten.
• Zorg dat slecht voorbereide deelnemers niet of nauwelijks aan het woord komen. Betrek zwijgzame deelnemers bij de vergadering en prijs hun inbreng.
• Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.

Inspireer en wees slagvaardig

• Bereid de deelnemers zo voor dat iedereen het gevoel heeft naar een feest te gaan waar hij of zij de bruid moet toespreken.
• Stel voor de vergadering gedragsregels op en druk het vergaderregelement af op een kaartje ter grootte van een visitekaartje, op de agenda of hang het in de vorm van een poster in de vergaderzaal.

Op deze manier voorkomt u oeverloos gepraat, ruzie of gezellige onderonsjes over hoe het weekend was, oude kennissen en wat er nog meer te binnenschiet, zonder resultaten. Controleer wel af en toe of het reglement aangepast of aangevuld moet worden.

Maak na de vergadering tijdig een doelmatig verslag en verspreid dit snel. Met uitvoerige verslagen weten ze in het parlement wel raad, maar in werksituaties is dit niet adequaat. Hier is een verslag vooral een werkinstructie. Als iedereen vantevoren weet dat een punt in een volgende bijeenkomst verder besproken zal worden, kan dat een argument zijn om het uitvoeriger te notuleren.
Als de deelnemers zich slecht aan afspraken houden, moeten de oorzaken daarvan worden onderzocht. Bespreek ze en ruim ze zo snel mogelijk uit de weg.

Goed tegenover fout

Bedenk eens iets anders

Bij vergaderen denkt iedereen natuurlijk meteen aan een zaal met een of meer tafels en stoelen. De culturele omwenteling in de vergadercultuur kan worden gestimuleerd door de inzet van telematica en audiovisuele snufjes. Met de nieuwe technologie, is het makkelijk om eens te kiezen voor een telefonische vergadering of een vergadering via het intranet. In Engeland is staand vergaderen helemaal geen vreemd gezicht. Het werkt sneller en efficiënter. Want zeg nou zelf, wie heeft er nog trek in een urenlange vergadering als je moet blijven staan?

De vergadervernieuwers zijn het erover eens: “Halveer de vergadertijd en -frequentie. Zet de wekelijkse overleggen om in een tweewekelijkse, actiegerichte bijeenkomst en voer vaker telefonische overleg. Iedereen wordt daar gelukkiger van”.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.