Voorkom dat de vakantietoeslag een blok aan je been wordt

De vakantietoeslag of -bijslag is iets anders dan vakantiegeld. Het eerste is de jaarlijkse uitbetaling van de opgebouwde reservering over het brutoloon van je werknemers. Die bouwen deze toeslag op over de periode van juni tot en met mei. Vakantiegeld is het loon dat je onderneming doorbetaalt wanneer een werknemer een vakantiedag opneemt.

In principe bedraagt de vakantietoeslag 8 procent van het bruto jaarloon. Uitbetalingen die niet direct betrekking hebben op het reguliere dienstverband vallen buiten beschouwing bij het berekenen van de vakantietoeslag. Denk hierbij aan betaald overwerk, winstuitkering en onkostenvergoedingen. Prestatietoeslagen, provisies en onregelmatigheidstoeslagen tellen weer wel mee, net als uitbetaalde (bovenwettelijke) vakantiedagen.

De vakantietoeslag is verplicht en bedraagt dus minimaal 8 procent van het brutoloon. Daarop geldt één uitzondering: wanneer een werknemer meer dan drie keer het minimumloon verdient, mag je over het bedrag boven drie keer het minimumloon minder of geen vakantietoeslag berekenen, mits dat schriftelijk is vastgelegd. Ook kan het zijn dat er andere regels in een bindende cao zijn vastgelegd.

Iedere werknemer bouwt maandelijks vakantiebijslag op. Meestal keer je dat bedrag één keer per jaar uit, in mei of uiterlijk in juni. Je mag met je werknemers afspreken van die datum af te wijken maar daarvoor heb je schriftelijke toestemming nodig. Je kunt ook met de werknemers afspreken om de vakantiebijslag in termijnen uit te keren. Let in dat laatste geval wel op dat je het bedrag van de vakantietoeslag duidelijk apart vermeldt op de loonstrook. Zo kan de medewerker niet alsnog achteraf aanspraak maken op zijn vakantiegeld.

Werknemers kunnen ook vragen om de vakantietoeslag eerder te ontvangen, bijvoorbeeld om een schuld op tijd af te lossen of een grote uitgave te kunnen doen. Het staat je vrij om de toeslag dan eerder uit te keren maar je bent het niet verplicht.

In het geval van uitzendwerk of vakantiewerk, mag je het vakantiegeld maandelijks uitkeren bij het reguliere loon.

Bij de uitbetaling van de vakantiebijslag moet je loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en afdragen. Het gaat dan om loon uit tegenwoordige dienstbetrekking waarvoor je de witte tabel moet toepassen. Betaal je de vakantiebijslag jaarlijks, dan moet je de tabel voor bijzondere beloningen gebruiken. In dit artikel lees je meer over het bijzonder tarief. Daarnaast is jouw onderneming een werkgeversheffing voor de Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen verschuldigd.

Aan het einde van een dienstverband ben je verplicht het nog openstaande deel van de vakantiebijslag uit te keren.  Stel dat je de vakantietoeslag ieder jaar in mei betaalt en het contract van een werknemer loopt op 1 januari af, dan betaal je bij het laatste loon de tot dan toe opgebouwde vakantietoeslag. Dat betekent dus een vakantiebijslag over de periode van 1 juni tot 1 januari (ervan uitgaande dat de ex-werknemer minstens vóór of op 1 juni in dienst is getreden). Bij zijn nieuwe werkgever begint de opbouw van vakantiegeld vanaf de maand januari.

Je mag de hoogte van de vakantietoeslag overigens koppelen aan prestaties van de werknemers.Voorwaarde is dan wel dat je sowieso minimaal 8 procent vakantietoeslag betaalt. Maar je kunt met je werknemers afspreken dat degenen die weinig tot niet ziek zijn geweest over het gehele jaar of een bepaalde target hebben behaald, 10 procent vakantiegeld krijgen in plaats van 8 procent.

Zolang een werknemer recht heeft op salaris, heeft hij ook recht op de bijbehorende vakantietoeslag. Dus ook aan werknemers die in de ziektewet zitten moet je de vakantiebijslag uitkeren.

Een slecht jaar kan zorgen voor liquiditeitsproblemen. De verplichte vakantietoeslag kan dat een behoorlijke strop zijn. Het is dus verstandig om iedere maand de verplichte 8 procent per medewerker te reserveren voor in mei of juni. Mocht je het niet voor elkaar krijgen om de toeslag uiterlijk in juni uit te keren, realiseer je je dan dat werknemers in dat geval een verhoging van de toeslag kunnen eisen van maximaal 50 procent. Desnoods via de rechter.