De eerste stappen om wanbetalers aan te pakken
Allereerst is het goed om even terug te kijken naar het proces en te controleren of alle juiste stappen zijn genomen om facturen sneller betaald te krijgen. De belangrijkste stappen zijn:
- Correcte factuur verstuurd
De factuur bevat de juiste adresgegevens, factuurnummer, jouw btw-identificatienummer en KVK-nummer, factuurdatum, betalingstermijn, klantreferentie (zoals een PO) en natuurlijk een heldere omschrijving van geleverde producten of diensten. Oftewel: er kan geen discussie ontstaan of de factuur klopt of niet. - Te laat? Herinnering verstuurd
Er is zo mogelijk direct na het verlopen van de betalingstermijn een vriendelijke herinnering verstuurd met de melding dat de factuur nog niet betaald is. Eventueel met een kopie van de eerder verstuurde factuur. - Persoonlijk communicatie
De meeste ondernemers weten wat voor vlees ze in de kuip hebben met hun klanten. Dus als er een paar dagen na de eerste herinnering nog niet betaald is, bellen ze hun klant persoonlijk en vragen of de factuur goed aangekomen is en wanneer deze voldaan wordt. Het kan natuurlijk dat een klant de factuur niet heeft gezien of vanwege omstandigheden het bedrag niet kan opbrengen. Dit is ook het moment bij uitstek om te controleren of er inhoudelijk geen onenigheid is over de geleverde producten of diensten.
Verstuur een aanmaning
Wat doe je als je alles hebt gedaan wat je kunt om een onbetaalde factuur betaald te krijgen? Verstuur een aanmaning, of laatste herinnering, waarin je aangeeft stappen te zullen ondernemen als de klant niet betaald heeft voor een bepaalde datum. Hanteer een heldere, professionele schrijfstijl en spreek tegelijkertijd op het gevoel in van de ontvanger door de consequenties te benoemen als betaling uitblijft. Je kunt in deze laatste herinnering bijvoorbeeld melden dat elke verdere dienstverlening stopgezet wordt totdat er betaald is.
Voor veel wanbetalers is het dreigen met een incassobureau al genoeg om het geld snel over te maken. Om dit kracht bij te zetten, kun je in de aanmaning de extra kosten vermelden die in rekening worden gebracht als de factuur doorgezet wordt naar een incassobureau.
Stop leveringen naar je klant
Een veelgebruikte methode bij terugkerende klanten is het opschorten van andere leveringen als ze niet betalen. Deze stop moet worden opgeheven zodra de klant zijn verplichtingen alsnog heeft voldaan. Afhankelijk van de gemaakte afspraken, bijvoorbeeld via algemene voorwaarden, is het ook mogelijk om de overeenkomst te ontbinden. Je kunt ervoor kiezen om volgende opdrachten pas aan te nemen als eerst vooraf betaald is, of het nu een gedeelte of het hele bedrag is.
Schakel een incassobureau in
Dit is voor veel ondernemers een moeilijke stap en dat is begrijpbaar. Aan de andere kant: als je er van jouw kant alles aan hebt gedaan om de klant te bedienen en hem meerdere gelegenheden hebt gegeven zijn kant van de overeenkomst te voldoen, dan moet je een keuze maken. Lang wachten lost het betalingsprobleem niet op. Wacht dus niet te lang om hulp te regelen en stel jezelf de vraag: ga ik een incassobureau inschakelen?
Tegenwoordig is de drempel gelukkig steeds lager om deze stap te nemen. Bij digitale boekhoudprogramma’s kan dit proces zelfs met één druk op de knop in gang worden gezet voor een vast bedrag per factuur of per maand. Veel incassobureaus werken op ‘no cure, no pay’-basis. Kijk bij de keuze van een incassobureau of de stijl van aanpak en communicatie bij jouw bedrijf past.
De stap naar de rechter
Ook het incassobureau is niet altijd in staat om een openstaand bedrag te innen. Een volgende stap is het in de arm nemen van een jurist om een gerechtelijke procedure op te starten. Afhankelijk van het openstaande factuurbedrag kan het namelijk interessant zijn om de zaak voor de rechter te brengen en de niet-betalende klant tot betalen te dwingen.
De procedure kan er als volgt uitzien:
- Aangetekende dagvaarding van de advocaat
- Rechter spreekt zich uit over de zaak
- Aanschrijven van de wanbetaler om de totale kosten, vaak inclusief juridische kosten te voldoen.
- Als ook dan nog niet betaald wordt kan er beslag worden gelegd op geldelijke middelen van de wanbetaler.
Natuurlijk hoop je dat het niet zover komt. Omdat dit misschien geen dagelijkse kost voor je is, kun je het beste eerst juridisch advies vragen om inzicht te krijgen wat je dan te wachten staat.
