Inhoudsopgave
1. Bepaal je eisen
Bepaal voordat je op zoek gaat naar een payrollbedrijf welke eisen je hebt. Welke taken wil je uitbesteden en welke niet? De payrollwerkgever kan alle werkgeverslasten op zich nemen en je volledig ontzorgen. Het is aan jou om te bepalen welke taken je wilt overdragen aan een payrollbedrijf. Wil je dat het payrollbedrijf zorgt voor de verzuimbegeleiding van je medewerkers? Wil je dat het payrollbedrijf de volledige HR administratie voor je verzorgt, of wil je alleen de salarisadministratie uitbesteden? Zet deze zaken vooraf op een rij, zodat je gericht op zoek kunt gaan naar het voor jou geschikte payroll bedrijf.
2. Vergelijk verschillende payrollbedrijven
Er zijn veel verschillende payrollbedrijven op de markt die allemaal andere services aanbieden tegen verschillende prijzen (payroll factors). Een payroll factor, ook wel de omrekenfactor genoemd, wordt berekend door middel van een percentage (factor) van het brutosalaris. Staar je niet blind op deze factors! Veel bedrijven adverteren met een factor van 1.5 of lager. Dit is niet realistisch. Deze bedrijven brengen meestal daarnaast extra kosten in rekening, zoals bij ziekteverzuim of pensioenpremies. Ook zijn zaken als vakantiedagen en vakantiegeld niet inbegrepen in de factor. Het is dus belangrijk om verder te kijken dan alleen de factor en alle zaken die de factor dekt goed te begrijpen, voordat je een beslissing maakt.
3. Check de certificering
De juiste certificering is een goede indicatie van de kwaliteit van de dienstverlening. Kijk daarom of het payrollbedrijf beschikt over een keurmerk, zoals het SNA-keurmerk of het NEN 4400-1 certificaat. Dit geeft aan dat het payrollbedrijf voldoet aan bepaalde kwaliteitseisen en dat de administratie op orde is. Payrollbedrijven met een dergelijk keurmerk worden namelijk periodiek gecontroleerd op het naleven van wet- en regelgeving.
Let op: er zijn ook bedrijven die deze keurmerken niet hebben.
4. Lees reviews van andere klanten
Ervaringen van andere klanten vertellen je hoe tevreden andere klanten zijn over de dienstverlening van een payrollbedrijf. De reviews van andere klanten op internet geven je een goede eerste indicatie. Vraag daarnaast referenties op bij het payrollbedrijf zelf. Zo ontdek je de ervaringen van andere klanten en kun je nog beter beoordelen of het payrollbedrijf bij jou past.
5. Let op de service
Een payrollbedrijf is meer dan alleen een administratiekantoor. Het is belangrijk dat het bedrijf ook goede service biedt. Als werkgever wil je er zeker van zijn dat je altijd contact kunt opnemen als je vragen hebt of problemen ondervindt.
Wil je met een vast aanspreekpunt bellen, e-mailen of chatten? Of vind je het prima om door een chatbot of keuzemenu geholpen te worden? Ook is het goed om te weten hoe snel je antwoord kunt verwachten en op welke tijden de klantenservice beschikbaar is.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
6. Beschikbare software
Het is belangrijk om te weten welke technologie het payrollbedrijf gebruikt bij de verwerking en betaling van salarissen. En of de software integraties heeft met andere software die jij gebruikt, zoals HR-software, tijdregistratie of boekhoudsoftware. Dit kan het proces van salarisadministratie nog efficiënter maken en fouten verminderen.
