Voorbereiding
Besteed evenveel aandacht aan een gesprek met een medewerker als aan een verkoopgesprek met klanten. Zorg ervoor dat u ongestoord kunt praten en voorkom dat anderen kunnen meeluisteren. Stel zorgvuldig de punten op die besproken moeten worden en vraag uw gesprekspartner eventueel welke onderwerpen hij aan de orde wil laten komen.
Opening
Stel uw gesprekspartner op zijn gemak. Begin met een luchtig onderwerp voor een ontspannende gespreksopening. Introduceer vervolgens de agenda en tijdens het gesprek elk afzonderlijk agendapunt.
Bewaak de structuur van het gesprek
Verdeel de tijd evenredig over de onderwerpen, sta niet toe dat onderwerpen onder tafel worden geschoven of dat er oeverloos gehakketak ontstaat over een bepaald onderwerp.
Stel geen suggestieve vragen
Als u goede antwoorden wilt, moet u vragen stellen die geen waarde-oordeel opdringen (‘vind je ook dat…?’). Het is beter open vragen te stellen, maar pas op voor te veel vragen waar een kort antwoord op mogelijk is (‘Hoe gaat het?’). Stel bij voorkeur vragen in de trant van: ‘Kun je in je eigen woorden eens aangeven hoe je denkt over…..’ Vraag door als u meer wilt weten of iets niet begrijpt.
Luister actief
Probeer uw gesprekspartner niet te onderbreken als hij spreekt: geef hem de vrijheid om zijn eigen verhaal te vertellen. Luister aandachtig en denk niet intussen aan het volgende agendapunt. Concentreer u op het gesprek, kijk uw gesprekspartner regelmatig, maar niet voortdurend aan. Vat af en toe de bijdragen van uw gesprekspartner samen om te controleren of u het goed begrepen hebt.
Non-verbale communicatie
Reageer niet alleen op verbale uitingen, maar ook op non-verbaal gedrag. Laat zelf ook visueel merken dat u geïnteresseerd bent in wat de ander te vertellen heeft. Hang niet ongeïnteresseerd in uw stoel en knik als het van toepassing is.
Neem de tijd
Iedereen heeft de tijd nodig om na te denken als hij spreekt. Soms kan het even stilvallen. Doorbreek de stilte niet, maar neem een afwachtende houding aan. Het gesprek mag tijd kosten, maar laat het ook weer niet oeverloos voortduren.
Wees alert op de mentale gesteldheid van uw gesprekspartner
Iemand met faalangst, privé-problemen, een autoriteitsconflict (dit is de neiging om overdreven volgzaam of juist super weerspannig op bazen en andere autoriteiten te reageren), weinig zelfvertrouwen of veel stress zal anders bij een gesprek zitten dan iemand die lekker in z’n vel zit. Praat daar niet om- of overheen. U hoeft er echter ook niet in detail op in te gaan; u bent immers geen therapeut. Laat merken dat u de persoon accepteert zoals hij tegenover u zit en stel hem zo veel mogelijk op zijn gemak.
Spreek duidelijke taal
Geef volmondig complimenten en wind er geen doekjes om als u kritiek heeft. Check regelmatig of uw medewerker u goed kan volgen. De beste manier om kritiek te uiten is door eerlijk en duidelijk te zijn. Zeg dus waar het op staat. Een slecht nieuwsgesprek vereist een bijzondere aanpak.
Bied oplossingen
Bij gedrag dat u negatief evalueert, dient u een concreet alternatief of een gewenste oplossing aan te dragen. Als iemand bijvoorbeeld elke ochtend storend te laat komt, dan spreekt u een tijd af waarop hij of zij in het vervolg binnen moet zijn. Dat controleert u ook, of u laat dat iemand anders in de gaten houden. De medewerker krijgt elke week een overzicht van het aantal minuten dat hij te laat is en wordt daar ook op aangesproken.
Volg zo nodig een training in gespreksvaardigheden
Er zijn talloze managementadviesbureaus die dergelijke kortdurende cursussen aanbieden. Dat kan vaak bij een opleidingsinstituut of in-company.
