In Microsoft Office zit een standaardoptie om documenten om te zetten in PDF. De ontvanger krijgt dan de bestanden in de door u gewenste lay-out en kan niet (per ongeluk) gegevens wijzigen.

Inhoudsopgave

Offertes versturen als pdf per e-mail
Dagelijks worden per mail Excel bestanden of Word documenten (zoals offertes) verzonden. Het gevaar van het verzenden van bijvoorbeeld Excel bestanden is dat teveel informatie wordt verzonden. Het zou bijvoorbeeld vervelend zijn als een calculatie voor een offerte met de berekening wordt aangeleverd aan uw mogelijke klant.

Office-bestand als PDF opsturen

 

Door uw Microsoft Office bestanden als PDF te verzenden, bent u er zeker van dat de ontvanger de bestanden ontvangt in de gewenste lay-out en dat de ontvanger niet (per ongeluk) gegevens wijzigt.

Vanaf versie 2007 heeft Office een standaardoptie om documenten te verzenden als PDF.

Werkinstructie

• Open een Microsoft Office bestand
• Klik op de >> Office Knop
• Kies voor >> Verzenden
• Kies voor >> Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden
• Het kan voorkomen dat Windows een melding geeft over een blokkering. In dat geval kunt u kiezen voor blokkering opheffen
• Het bestand wordt als PDF in een e-mail gezet
• Voeg de gegevens van de geadresseerde toe aan de mail
• Voeg de inhoud van de mail toe
• Sluit af met uw e-mailhandtekening. Het nadeel van deze manier van verzenden van e-mail is dat Outlook niet standaard een handtekening onder het bericht zet. Deze is in te voegen door te kiezen voor >> Invoegen >> Handtekening

Werkinstructie met schermafdrukken
Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. 

Deze tip is van toepassing op
• Microsoft Word 2007
• Microsoft Excel 2007
• Microsoft Outlook 2007

Op zoek naar de meest krachtige en betaalbare software waarmee je met e-mailmarketing kunt starten én schalen? Met Maileon haal alles in huis dat je nodig hebt voor marketing succes: van creatie tot aan optimalisatie. Probeer via De Zaak 30 dagen gratis >

Lees ook…
i.s.m.
Als ondernemer anticipeer en reageer je continu op een breed scala aan uitdagingen, trends en ontwikkelingen. Ook op het gebied van marketing, het…
Een dag vrij, weg voor werk, vakantie, ziekte of een tijdelijke bedrijfssluiting. Om welke reden je ook afwezig bent, een out of office instellen is…
Outlook kent vanaf versie 2013 een functie ‘onbelangrijke mail’. Dit is een zelflerende functie, maar ben je het wel eens met Outlook? Zo schakel je de…