Voordat uw e-mailing de deur uit gaat, wilt u zeker weten dat de boodschap zo goed mogelijk geformuleerd is. Volg deze 8 stappen om uw tekst fijn te slijpen.

Stap 1: De kracht van het weglaten

Als uw ruwe tekst op papier staat begint het eigenlijke schrijfproces pas goed. De eerste grote stap die u nu gaat zetten is: schrappen.

Uit de praktijk blijkt dat bij e-mailings vaak de eerste alinea bij herlezing geschrapt kan worden. Is dit begin wel de binnenkomer die u beoogt? Zeker bij een e-mailing is ‘opwarmtekst’ vaak dodelijk. Een alinea of stuk tekst dat volledig over de verzender gaat, kan in de meeste gevallen ook volledig geschrapt worden. Als u in een echt gesprek ook alleen maar over uzelf praat, wordt er al snel niet meer naar u geluisterd.

Ook niet doen: schrijven wat u wilt bereiken en wat uw doelstellingen zijn. Elke zin moet noodzakelijk zijn. Laat eens een zin weg en kijk wat er met de tekst gebeurt. Niets, zult in veel gevallen merken.

Hoe korter de tekst, hoe beter de boodschap overkomt.

Stap 2: Houd zinnen zo kort mogelijk

Voor zinnen op papier geldt dat deze in principe niet langer mogen zijn dan zeventien woorden. Voor teksten op een beeldscherm, waaronder die van e-mailings dus, houden we zelfs maximaal vijftien woorden aan. Tel het aantal woorden in uw zinnen eens. U zult versteld staan hoe vaak komma’s en het voegwoordje ‘en’ probleemloos vervangen kunnen worden door een punt. Het resultaat is dat er exact hetzelfde staat, maar in kortere zinnen en dus beter leesbaar en duidelijker.

Niet alleen in zinnen kan geschrapt worden, ook woorden kunnen vaak een stuk korter. Met name voor woorden met vier of meer lettergrepen zijn vrij eenvoudig kortere synoniemen te vinden.

Themapocket E-mailmarketing

Mits goed ingezet, is e-mail een effectief marketingmiddel. Wat er allemaal bij komt kijken om e-mail goed in te zetten om uw bedrijfsresultaat te verbeteren, leest u in deze themapocket. Hoe maakt u goede teksten voor een e-mailing? Met welke regels moet u rekening houden? Hoe zorgt u ervoor dat uw boodschap aankomt bij de ontvanger? Hoe bereidt u een e-mailing goed voor, wat is het belang van testen en hoe meet u de resultaten?

Bestel de themapocket E-mailmarketing in onze webshop »

Stap 3: Maak tekst vlotter

Gebruik, om de tekst levendig te maken, zo min mogelijk de lijdende vorm. Vervang een zin als: ‘Hiermee wordt de tijd waarin u dit kunt doen gehalveerd’, door: ‘Voortaan doet u dit in de helft van de tijd’.

Taal in de lijdende vorm heeft geen onderwerp. In feite is dus niemand verantwoordelijk. Precies dat heeft een negatief effect op de geloofwaardigheid. Mensen die veel in de lijdende vorm spreken, geven onbewust een signaal dat zij geen verantwoordelijkheid nemen. In persoonlijke verkoop is dat een spreekstijl die klanten kost.

Ook het gebruik van hulpwerkwoorden (zullen, moeten, kunnen en vervoegingen daarvan) moet u zoveel mogelijk beperken; de onvoltooid tegenwoordige tijd volstaat meestal ‘U ontdekt’ is minstens even effectief als ‘U zult ontdekken’.

Stap 4: Schrijf positief

Vervang woorden en zinnen die een negatieve strekking (kunnen) hebben zoveel mogelijk door woorden en zinnen met een positieve betekenis. Dus niet ‘Vroeger was het onmogelijk’, maar ‘Nu is het mogelijk’. ‘Kosteloos’ is op zich niet verkeerd, maar kunt u in veel gevallen wijzigen in ‘gratis’. De ontkenning van een ontkenning is gelijk aan een bevestiging. ‘Niet duur’ kan beter ‘goedkoop’ worden (hoewel dit niet altijd hetzelfde is), of  ‘aantrekkelijk geprijsd’. En dat iets ‘niet moeilijk’ is, komt vaak beter uit de verf door ‘vrij gemakkelijk’ of   ‘eenvoudig’ te gebruiken.

Tip: Wees voorzichtig met het woord ‘niet’. Onze hersenen slaan het woord vaak gewoon over. Als wij u vragen om vooral niet aan een olifant te denken, waar denkt u dan nu aan? En wat gaat iemand doen die tegen u zegt: ‘Ik wil niet zeuren hoor, maar…?’ Ja, precies, die gaat wel degelijk zeuren.

Hoe zou u reageren als de gezagvoerder van een vliegtuig dit over de intercom roept: ‘Dames en heren, dit is uw gezagvoerder. Géén paniek.’

Stap 5: Maak tekst persoonlijk

De tekst van uw e-mailing of webpagina is geen monoloog, maar een dialoog tussen afzender en ontvanger. Om dat te versterken, moet de aanspreekvorm ‘u, uw’ of ‘je’ meerdere keren gebruikt worden, in combinatie met ‘ik’ of ‘wij, ons, onze’ om de afzender aan te duiden. Vuistregel voor een goede boodschap: de frequentie van ‘u’ moet twee keer zo hoog zijn als van ‘wij’.

Hoe u de ontvanger aanspreekt en hoe u uzelf presenteert, hangt natuurlijk af van de doelgroep en hoe u gewend bent met (potentiële) klanten te communiceren. Dit neemt niet weg dat iemand die een e-mailing (geldt niet voor nieuwsbrieven) schrijft, dit in de eerste plaats doet als een persoon. In veel gevallen heeft daarom de ik-vorm de voorkeur. In een enkel geval kunnen ‘wij’ en ‘ik’, ‘u’ en ‘jij’ door elkaar worden gebruikt, afhankelijk van de strekking van de boodschap.

Stap 6: Maak tekst beeldend

Om beeldend te schrijven is het inschakelen van uw passieve woordenschat belangrijk. De actieve woordenschat is de woordenschat die u dagelijks gebruikt en uitstekend voldoet als communicatietaal. Iedereen die duizend woorden Spaans kent, kan zich uitstekend verstaanbaar maken in die taal.

Maar als u een tekst extra kracht wilt geven, kunt u beter ook uit uw passieve woordenschat putten. Een paar voorbeelden. Vergelijk ‘hij loopt’ met ‘hij rent’, ‘hij slentert’, ‘hij wandelt’, ‘hij sprint’, ‘hij schrijdt’, ‘hij strompelt’. Duidelijk is dat deze laatste omschrijvingen een veel gedetailleerder en ‘beeldender’ beeld geven. Bij ‘huis’ kun je je van alles voorstellen, maar bij ‘rijtjeshuis’, ‘flat’, ‘bungalow’, ‘boerderij’ wordt het beeld van de woning veel concreter. Dat is precies het doel van beeldend schrijven: de lezer moet een duidelijk beeld voor ogen krijgen.

Dit kan soms op zeer eenvoudige wijze. Bijvoorbeeld als iets 3 mm is en het moet dik lijken dan voldoet ‘3 mm dik’. Is iets 3 mm, maar moet het dun lijken, dan is ‘3 mm dun’ geschikt.

Stap 7: Maak tekst concreet

Beeldend schrijven houdt ook in dat alles zo exact mogelijk wordt gesteld. Het woord ‘snel’ kan bijvoorbeeld beter vervangen worden door ‘binnen 24 uur’. Vaak lees je dat er ‘binnenkort ‘ contact wordt opgenomen. Dat is een heel rekbaar begrip. Veel concreter is ‘begin volgende week’. En ‘62,4%’ is exacter dan ‘ruim 60%’.

De volgende woorden en uitdrukkingen zijn in feite uitnodigingen om niet te doen wat u zegt. Ze maken uw teksten ongeloofwaardig:

• proberen
• hopen
• je best doen
• zo spoedig mogelijk
• binnenkort
• snel
• spoedig

Stap 8: De eindredactiefase

In deze fase kunt u de teksten nog eens hardop voorlezen, daarbij kritisch luisterend naar uw eigen formuleringen. Als de tekst nog niet overtuigend klinkt of stroef loopt, probeer dan met de hiervoor genoemde stappen verbeteringen aan te brengen. Mogelijk komt de boodschap beter over door woorden als ‘vandaag’, ‘nu’, ‘tijdelijk’ op te nemen. Die geven uw boodschap een bepaalde spanning en tijdsdruk.

Bij de finishing touch tenslotte, is het zinvol om koppen en/of zinnen te bedenken en toe te voegen. De potentiële klant moet bij het lezen van uw boodschap op weg geholpen worden. U moet er bij de opzet van uw e-mailing niet van uitgaan dat de ontvanger alles ziet en leest. Eerst scannen de ogen plaatjes, kopzinnen, vetgedrukte woorden. Die moeten dusdanig in de tekst geplaatst en ook inhoudelijk zo goed doordacht zijn dat zij de belangstelling van de lezer wekken en deze aansporen om de tekst helemaal te lezen.

Dit artikel is een bewerking van hoofdstuk 4 ‘Optimalisatie’ uit de themapocket ‘E-mailmarketing’ van De Zaak.

Lees ook:
Acht tips om uw e-mail goed af te leveren »
De regels voor reclame maken met e-mail »

Help de slachtoffers en doneer
Bij uitzonderlijke rampen slaan de 11 samenwerkende hulporganisaties de handen ineen onder de naam Giro555. Zij vragen heel Nederland zich aan te sluiten om geld in te zamelen voor hulp aan slachtoffers. Want samen redden we meer levens.
Nieuw personeel werven?
Talent is schaarser dan ooit, het aanbod in vacatures verschuift en werving en selectie vindt steeds vaker op afstand plaats. Lees deze 5 redenen waarom werkgevers waardevolle kandidaten verliezen tijdens het recruitmentproces én tips hoe je dit kunt voorkomen.
Lees ook…
Een verkoopproces kent een aantal vaste stappen. Wanneer je die goed doorloopt, vergroot je de kans op een geslaagde verkoop. In dit artikel…
Vragen stellen is een belangrijk onderdeel van ieder gesprek, dus ook van een verkoopgesprek. Je kunt het gesprek in de gewenste richting sturen door…
In je marketingplan omschrijf je gedetailleerd hoe je jouw producten en diensten onder de aandacht van je potentiële klanten wilt…