Niet alleen bedrijven en particulieren, maar ook overheidsorganisaties doen regelmatig beroep op het mkb. Dat verloopt vaak via een zogeheten openbare aanbestedingsprocedure. Octavia Siertsema begeleidt ondernemers daarbij en schreef er een praktisch handboek over met handige tips. "Vaak is zo'n procedure helemaal niet zo moeilijk, arbeidsintensief, kostbaar en hemeltergend ingewikkeld als soms wordt gedacht."

Inhoudsopgave

Tip 1: Zie de kansen

“Ministeries, provincies, gemeenten, Kamers van Koophandel en veel meer organisaties besteden opdrachten uit door aanbestedingsprocedures. Dat zijn heel wat opdrachten. Zonde om zomaar voorbij te laten gaan! Ondernemers zijn goed in hun werk, maar zijn huiverig voor de procedures die erbij horen. Die angst is vaak ongegrond. Met een klein beetje hulp kom je al snel een heel eind.”

Tip 2: Weet wat er speelt

“Alle overheidsorganisaties publiceren hun opdrachten via bepaalde websites, zoals  www.aanbestedingskalender.nl en www.tendernet.nl. Hou goed in de gaten wat er speelt. De gemeente komt niet naar jou toe, je moet er zelf actief achteraan.”

Tip 3: Ga ervoor! Of doe het niet.

“Inschrijven vraagt de nodige tijd, energie en aandacht. Je moet als ondernemer nauwkeurig werken, goed lezen en weten wat je te doen staat. Kun je er onvoldoende aandacht aan besteden? Doe het dan helemaal niet! Zonde van je tijd. Met een halfbakken inschrijving krijg je de opdracht niet gegund. Rond de bouwvak of rond kerst komen er vaak veel opdrachten in de bouw vrij. Dan moet je keuzes maken. Je kunt immers niet op 10 opdrachten tegelijk reageren, want dan haal je 10 keer niks binnen. Maak een duidelijke keuze voor kwaliteit, niet kwantiteit.”

Tip 4: Check of je alles scherp hebt

“Voordat je begint aan het verzamel- en schrijfwerk moet je als ondernemer alle informatie voor jezelf goed op een rijtje hebben. Dat gebeurt helaas niet altijd. Laatst kwam ik in gesprek met een loodgieter die een opdracht wilde voor dakdekkerswerkzaamheden. Dat was echt een doener. Die had de informatie niet helemaal rond en daardoor is de procedure niet goed afgelopen: zijn prijs was veel te hoog. En slik niet alles voor zoete koek. Voor je het weet zit je met een hele papierwinkel, een getekende overeenkomst met een handtekening eronder en dan zit je aan de opdracht vast.”

Tip 5: Wees op tijd

“Zorg dat je alle gevraagde documenten op tijd inlevert, voor sluitingstijd. Dat kost soms veel tijd. Bovendien moet je de inschrijving in veel gevallen elektronisch aanleveren. Ik ken ondernemers die zich voornemen om voor een opdracht te gaan. Die downloaden de documenten, maar hebben het vervolgens veel te druk. Uiteindelijk beginnen ze pas een week van tevoren, wanneer het al veel te laat is om vragen te stellen. Ga ik linksom of wil ik rechtsom? Heb ik een goede, scherpe offerte opgesteld? Dat kan alleen als je op tijd weet wat de opdrachtgever wil.”

Kortom: is inschrijven op een openbare aanbesteding een moeilijke exercitie? “Ja en nee. Ja, je moet er tijd en aandacht aan besteden en tijd is geld. Maar nee, zo moeilijk en ingewikkeld is het allemaal niet. Gewoon scherp lezen, goede vragen stellen, strak plannen en stug doorgaan, dan kom je er wel. Ook als kleinere ondernemer maak je kans om een opdracht van de overheid in de wacht te slepen.”

Pensioen Scan 2022
Bouw jij al op een slimme manier je pensioen op? Check nu in 2 minuten welke van de 8 pensioenopties voor jou een zorgeloze oude dag oplevert, met maximaal rendement én inzet van al je belastingvoordeel.
Help de slachtoffers en doneer
Bij uitzonderlijke rampen slaan de 11 samenwerkende hulporganisaties de handen ineen onder de naam Giro555. Zij vragen heel Nederland zich aan te sluiten om geld in te zamelen voor hulp aan slachtoffers. Want samen redden we meer levens.
Lees ook…
Een verkoopbrief voor een potentiële klant, een schriftelijke reactie op een klacht of een uitnodiging voor de jaarlijkse borrel met belangrijke…
In je marketingplan omschrijf je gedetailleerd hoe je jouw producten en diensten onder de aandacht van je potentiële klanten wilt…
Veel ondernemers hebben een idee, schrijven zich in bij de KvK, gaan aan de slag met ondernemen, maar slaan een belangrijke stap over. Want, leuk dat…