Een belangrijk moment in het verkoopproces: een potentiële klant vraagt een offerte aan. Wat heb je nodig om op een professionele manier een aanbieding te kunnen doen en de opdracht in de wacht slepen?

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

Waar het bij een offerte vooral om gaat, is vertrouwen wekken. Uit de offerte zal moeten blijken dat je begrijpt wat de behoefte van de klant is, en dat je de aangewezen partij bent om hierin te voorzien.

Daarvoor heb je allereerst informatie van de klant nodig. Vraag wat precies het ‘probleem’ is dat je mogelijk kunt oplossen en hoe urgent dit is: moet het op korte termijn worden opgelost? Dan weet je ook hoe snel je moet zijn met het doen van een aanbieding. Wat zijn factoren die uiteindelijk de klanttevredenheid zullen bepalen? Wie is de beslisser in het bedrijf?

Dit staat in een offerte die vertrouwen wekt:

Een prikkelende titel

Zorg ervoor dat de titel van de offerte in een klap duidelijk maakt wat het resultaat van je product of dienst zal zijn. Daarmee versterk je bij de klant het gevoel dat die met de juiste partij in zee gaat.

Beschrijving van jouw aanbod

Hier beschrijf je kort jouw aanpak. Focus hierbij vooral op de doelen die je wilt bereiken. Ga niet te gedetailleerd in op jouw werkwijze.

Te bereiken resultaten

Dit is een van de belangrijkste onderdelen van de offerte, omdat je hier zwart-op-wit zet wat de klant aan jouw product of dienst heeft. Met andere woorden: jouw toegevoegde waarde wordt duidelijk.

Prijs

Vermeld een totaalprijs. Maak geen uitsplitsing van prijzen per onderdeel, anders denkt de klant dat hij kan beknibbelen op het aanbod. Geef wel aan wat de klant krijgt. Als je dat niet doet, lijkt de prijs sneller te hoog.

Geldigheidsdatum

Een offerte heeft altijd een bepaalde geldigheidsdatum. Gebruikelijk is een periode van een half jaar.

Vrijblijvendheid

Het kan verstandig zijn de vrijblijvendheid van de offerte te benadrukken. Daarmee maak je duidelijk dat de klant – noch jij – verplicht te zijn de offerte te accepteren.

Accordering

Zorg voor juridische zekerheid: vraag de klant de offerte te accorderen, deze te ondertekenen en een versie naar je terug te sturen.

Tip: Maak een vast sjabloon voor jouw offertes. Dat voorkomt dat je elke keer het wiel opnieuw moet uitvinden.

Wel of geen maatwerkofferte?

Sommige opdrachtgevers willen een offerte op maat, bijvoorbeeld als ze zeer specifieke behoeftes hebben. Het maken van een maatwerkofferte vergt de nodige tijd, veel meer dan een standaardofferte. Begin er alleen aan als vooraf duidelijk toestemming is gegeven om het werk te gaan doen. Laat je niet verleiden om veel tijd en geld te besteden aan de offerte als nog helemaal niet zeker is dat de opdracht aan je gegund zal worden. Een maatwerkofferte is eigenlijk niets meer dan een bevestiging van een eerder gemaakte afspraak.

Hierop gelden wel uitzonderingen: voor grote bedrijven en overheidsinstellingen is het gebruikelijk bij meerdere partijen offertes aan te vragen.

Laat de offerte nakijken

Als de offerte handmatig is opgesteld, laat hem dan door iedereen die bij het verkoopproces betrokken is controleren. Op die manier voorkom je dat de offerte onvolledig – of deels onjuist – wordt verstuurd.

Een offerte versturen en opvolgen

Hoe zorg je ervoor dat je zo snel mogelijk na het maken van de offerte de klant voor je wint? Enkele tips om sneller de deal te sluiten:

  • Voeg een begeleidende brief aan de offerte toe, waarin je aangeeft wanneer je contact opneemt om eventuele vragen te kunnen beantwoorden.
  • Bel de klant op de dag dat de offerte de deur uitgaat. Geef aan dat die de volgende dag op de mat valt, en spreek een tijdstip af om de offerte te bespreken.
  • Je kunt de offerte ook bij de klant langsbrengen. Maak hier van tevoren een afspraak voor en ruim dan gelijk tijd in om een en ander te bespreken. Denk niet dat je opdringerig overkomt: je maakt juist een professionele indruk als je dit doet.

Als de klant toch ‘nee’ zegt

Hoe goed jouw offerte ook dichtgetimmerd is, klanten kunnen altijd ‘nee’ zeggen. Dit kan een signaal zijn dat je toch iets vergeten bent of iets niet goed hebt aangepakt. Vraag aan de beoogde klant waarom hij niet op jouw aanbod inging. Zo krijg je feedback die je kunt gebruiken om het een volgende keer beter te doen.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Die mooie opdracht wil je natuurlijk binnenhalen. Een vlijmscherpe offerte mag dan niet ontbreken. Dat wordt nog belangrijker wanneer er meerdere…
Meedoen aan Black Friday als ondernemer? Een Black Friday actie? Black Friday is een fenomeen dat is overgewaaid uit de Verenigde Staten en steeds meer…
Je bent op zoek naar manieren om je omzet te verhogen. Waarin moet je investeren en wat moet je vooral laten? Wij zetten een paar slimme…