– Een offerte die vertrouwen wekt
– Wel of geen maatwerkofferte?
– Een offerte versturen en opvolgen
– Als de klant toch ‘nee’ zegt
Waar het bij een offerte vooral om gaat, is vertrouwen wekken. Uit de offerte zal moeten blijken dat u begrijpt wat de behoefte van de klant is, en dat u de aangewezen partij bent om hierin te voorzien.
Daarvoor heeft u allereerst informatie van de klant nodig. Vraag wat precies het ‘probleem’ is dat u mogelijk kunt oplossen en hoe urgent dit is: moet het op korte termijn worden opgelost? Dan weet u ook hoe snel u moet zijn met het doen van een aanbieding. Wat zijn factoren die uiteindelijk de klanttevredenheid zullen bepalen? Wie is de beslisser in het bedrijf?
Dit staat in een offerte die vertrouwen wekt:
Een prikkelende titel
Zorg ervoor dat de titel van uw offerte in een klap duidelijk maakt wat het resultaat van uw product of dienst zal zijn. Daarmee versterkt u bij de klant het gevoel dat die met de juiste partij in zee gaat.
Beschrijving van uw aanbod
Hier beschrijft u kort uw aanpak. Focus hierbij vooral op de doelen die u wilt bereiken. Ga niet te gedetailleerd in op uw werkwijze.
Te bereiken resultaten
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van de offerte, omdat u hier zwart op wit zet wat de klant aan uw product of dienst heeft. Met andere woorden: uw toegevoegde waarde wordt duidelijk.
Prijs
Vermeld een totaalprijs. Maak geen uitsplitsing van prijzen per onderdeel, anders denkt de klant dat hij kan beknibbelen op uw aanbod. Geef wel aan wat de klant krijgt. Als u dat niet doet, lijkt de prijs sneller te hoog.
Geldigheidsdatum
Een offerte heeft altijd een bepaalde geldigheidsdatum. Gebruikelijk is een periode van een half jaar.
Vrijblijvendheid
Het kan verstandig zijn de vrijblijvendheid van de offerte te benadrukken. Daarmee maakt u duidelijk dat de klant – noch u – verplicht te zijn de offerte te accepteren.
Accordering
Zorg voor juridische zekerheid: vraag de klant de offerte te accorderen, deze te ondertekenen en een versie naar u terug te sturen.
Tip: Maak een vast sjabloon voor uw offertes. Dat voorkomt dat u elke keer het wiel opnieuw moet uitvinden.
Wel of geen maatwerkofferte?
Sommige opdrachtgevers willen een offerte op maat, bijvoorbeeld als ze zeer specifieke behoeftes hebben. Het maken van een maatwerkofferte vergt de nodige tijd, veel meer dan een standaardofferte. Begin er alleen aan als vooraf duidelijk toestemming is gegeven om het werk te gaan doen. Laat u niet verleiden om veel tijd en geld te besteden aan de offerte als nog helemaal niet zeker is dat de opdracht aan u gegund zal worden. Een maatwerkofferte is eigenlijk niets meer dan een bevestiging van een eerder gemaakte afspraak.
Hierop gelden wel uitzonderingen: voor grote bedrijven en overheidsinstellingen is het gebruikelijk bij meerdere partijen offertes aan te vragen.
Laat de offerte nakijken
Als de offerte handmatig is opgesteld, laat hem dan door iedereen die bij het verkoopproces betrokken is controleren. Op die manier voorkomt u dat de offerte onvolledig – of deels onjuist – wordt verstuurd.
Een offerte versturen en opvolgen
Hoe zorgt u ervoor dat u zo snel mogelijk na het maken van de offerte de klant voor u wint? Enkele tips om sneller de deal te sluiten:
– Voeg een begeleidende brief aan de offerte toe, waarin u aangeeft wanneer u contact opneemt om eventuele vragen te kunnen beantwoorden.
– Bel de klant op de dag dat de offerte de deur uitgaat. Geef aan dat die de volgende dag op de mat valt, en spreek een tijdstip af om de offerte te bespreken.
– U kunt de offerte ook bij de klant langsbrengen. Maak hier van tevoren een afspraak voor en ruim dan gelijk tijd in om een en ander te bespreken. Denk niet dat u opdringerig overkomt: u maakt juist een professionele indruk als u dit doet.
Als de klant toch ‘nee’ zegt
Hoe goed uw offerte ook dichtgetimmerd is, klanten kunnen altijd ‘nee’ zeggen. Dit kan een signaal zijn dat u toch iets vergeten bent of iets niet goed hebt aangepakt. Vraag aan de beoogde klant waarom hij niet op uw aanbod inging. Zo krijgt u feedback die u kunt gebruiken om het een volgende keer beter te doen.
