Tool 1: Urenregistratie met Keeping
Het urencriterium is een voorwaarde voor bepaalde fiscale voordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Een goede urenadministratie is daarbij een vereiste.
U kunt uw uren handmatig in een agenda of een Excelsheet bijhouden, maar u kunt het ook online doen. Bijvoorbeeld met Keeping, een online recorder die de tijd meet dat u aan het werk bent. Als u begint met werken, drukt u op opnemen. Bent u klaar, dan stopt u de teller. De tijd die u heeft gewerkt, wordt automatisch weggeschreven in een logboek, zodat u precies weet hoeveel uren u aan een bepaalde klant of project heeft besteed.
Handig: Met de uren-app is het bijhouden van uren op locatie of onderweg mogelijk, vooral handig wanneer je geen laptop bij de hand hebt.
Tool 2: Losse krabbels en notities online bewaren
Lange lijstjes, verschillende notitieboekjes, gele post-it plakkertjes, losse bonnetjes, rondslingerende visitekaartjes: herkent u dit? U kunt veel tijd besparen als u al deze losse gegevens op één plek opslaat. Dat kan bijvoorbeeld met Evernote. Informatie en notities die u invoert geeft een label mee. U kunt ze dan later makkelijk terugvinden via sleutelwoorden of titels. Het programma is te synchroniseren met uw computer, smartphone of tablet.
Handig: Het programma doorzoekt zelfs handgeschreven teksten, maar ook afbeeldingen.
Tool 3: Grote bestanden makkelijk delen
(Grote) bestanden opslaan en overal bij deze backup kunnen: handig voor ondernemers die veel onderweg zijn. Er zijn meerdere aanbieders van deze dienst, maar Dropbox is wel heel gebruiksvriendelijk, makkelijk en gratis. U kunt ook anderen toegang geven tot de gegevens, wat samenwerken een stuk eenvoudiger wordt. Vooral voor kleinere bedrijven een prima manier om informatie te delen.
Tool 4: Deel uw taken in
Als ondernemer moet u veel dingen tegelijk doen én onthouden. Het helpt om uw werkzaamheden te structuren en een duidelijke lijst van uw dagelijkse of juist toekomstige taken te maken.
Dat kan met WorkFlowy, een online programma dat door middel van opdrachten en filmpjes, stap-voor-stap, snel een overzichtelijke to-dolijst maakt. Na het maken van de lijst kunt u een taak of project ook delen met een partner of medewerker.
Handig: U kunt de taken afvinken en notities bij de (sub)taken plaatsen, zodat u niks vergeet.
Tool 5: Snel een factuur maken
Verstuurt u maar zo af en toe facturen? Of bent u net begonnen met uw bedrijf? Dan is het online programma Billable wellicht iets voor u. U maakt een factuur door alle vakken op het sjabloon in te vullen. De vakken zijn vooraf ingevuld, zodat u ziet wat u waar moet zetten. Nadeel is wel dat het een standaard sjabloon is, u kunt er geen logo aan toevoegen of de volgorde veranderen. Het programma werkt snel en simpel.
Handig: U kunt de factuur printen of als pdf opslaan, zodat u hem ook per mail kunt versturen.
