Alles over de werkkostenregeling

De WKR, werkkostenregeling, is voor jou als werkgever waarschijnlijk geen onbekend begrip. In 2015 is deze fiscale regeling in het leven geroepen. De WKR stelt jou als werkgever in staat onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te doen aan je medewerkers, binnen bepaalde grenzen en een budget. Dit budget wordt de vrije ruimte genoemd. Benieuwd naar wat je hier als werkgever mee kan? Lees dan verder.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans 2023 van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Hoe groot is de vrije ruimte?

Jaarlijks wordt er gekeken naar de vrije ruimte en welke percentages daarbij passend zijn. Voor 2022 zijn de percentages vastgesteld op:

  • 1,7% over de totale loonsom tot en met €400.000,-
  • 1,18% boven de €400.000,-.

In 2020 en 2021 waren er hogere percentages van toepassing, zodat werkgevers hun medewerkers extra tegemoet konden komen in de lastige periode. Let er dus altijd, maar vooral ook dit jaar, goed op dat je hier niet overheen gaat. Over het bedrag dat je buiten de vrije ruimte besteed aan vergoedingen en verstrekkingen betaal je namelijk een eindheffing van maar liefst 80%. Die eindheffing wil je natuurlijk voorkomen!

Tip: gebruik je software voor je salarisadministratie en HR? Dan heb je daarin vaak gemakkelijk inzicht in de vrije ruimte. Ook kun je deze opvragen bij je salarisadviseur.

Waar moet ik aan denken?

Binnen de WKR is veel mogelijk. Je verwacht misschien dat alle uitgaven direct gelinkt moeten zijn aan werkzaamheden, maar dat is niet zo. De vergoedingen mogen juist bijdragen aan de extraatjes waarmee jij jouw personeel in het zonnetje kunt zetten, en je waardering kunt laten blijken. In het kader van goed werkgeverschap en gemotiveerde medewerkers, is het heel belangrijk om hier bewust mee bezig te zijn én dus gebruik te maken van de mogelijkheden binnen de WKR. Denk eens aan opties als:

  • (Bijdrage aan een) sportschoolabonnement
  • Een personeelsfeest buiten de werkplek
  • Teamuitjes
  • Een mobiele telefoon, laptop of tablet die niet noodzakelijk is voor het werk
  • Gereedschap
  • Een fiets van de zaak
  • Reiskosten die boven de standaard van €0,19 per kilometer vallen
  • Een netto bonus
  • Het kerstpakket

Waar moet ik op letten?

Als je dit zo leest, dan lijkt het misschien gemakkelijk om misbruik te maken van de WKR om minder belasting te hoeven betalen. De netto bonus is daar een mooi voorbeeld van. Daarom stelt de WKR een belangrijke regel: de vergoedingen die je als werkgever verstrekt, mogen niet meer van 30% afwijken dan in jouw branche gebruikelijk is. Naast die 30%-regel is er ook de stelregel dat een vergoeding maximaal €2400,- per medewerker per jaar mag zijn. Daarnaast is het natuurlijk slim om binnen de bovengenoemde percentages te blijven, wil je een boete voorkomen.

Wat valt er buiten de vrije ruimte?

Er zijn verschillende vergoedingen die regelmatig verwarring opleveren. Want wat hoort nu binnen de vrije ruimte, en wat erbuiten? We leggen het je graag uit.

Je hebt binnen de WKR naast de vrije ruimte ook nog de:

  • Gerichte vrijstellingen, dit zijn vergoedingen zoals de reiskosten tot €0,19 per kilometer, maar ook kosten van maaltijden wanneer medewerkers lange diensten draaien of OV-kosten die gemaakt worden.
  • Nihilwaarderingen, dit zijn kosten die gemaakt worden voor voorzieningen van de werkplek. Een computer, een vaste telefoon of bijvoorbeeld (beschermende) werkkleding.

Wanneer je vergoedingen en verstrekkingen doet binnen deze categorieën, gaat dit niet ten koste van je vrije ruimte. Voor werkkleding gelden nog wel aanvullende richtlijnen. Je mag namelijk alleen werkkleding verstrekken vanuit de nihilwaarderingen wanneer dit jouw eigendom blijft, er voldoende bedrukking op staat en de kleding ook niet meegaat met de medewerkers naar huis maar gewassen wordt op locatie. Houd hier dus rekening mee!

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Lees ook…
De inschrijving bij de KVK is voltooid, yes je bent nu echt ondernemer! Super spannend en een droom die uitkomt. Toch komt er bij ondernemen een…
Aanstaande woensdag 22 november (2023) staan we weer in de rij voor de verkiezingen. Daarbij zijn voor iedereen andere thema’s meer of minder van…
Het zou kunnen dat je als mannelijke ingenieur de beste werkbroeken heren nodig hebt. Waarom? We leggen het in dit artikel uit, al geven graag alvast…
Een goede bedrijfsadministratie vormt de ruggengraat van ieder succesvol bedrijf. Of u nu een startende ondernemer bent of een gevestigde zakelijke…
Over anderhalve maand is het alweer zover: de Kerstdagen. Van oudsher is het traditie om je personeel rond de feestdagen een kerstpakket te geven als…
Heb jij jouw droom gerealiseerd en ben je gestart met een eigen webshop? Daarmee heb je de eerste stap naar succes al gezet. Het aantal webshops is de…