De identificatieplicht: weet wie er bij je werkt!

24 maart 2016

Personeel

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar jaarlijks wordt er voor meer dan 10 miljard euro aan fraude gepleegd binnen bedrijven. Het eigen personeel blijkt vaak de dader. Nu ben je als werkgever verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren, maar volgens Rene Reijenga van screenen.com is dat lang niet voldoende. Waar moet je op letten?
De identificatieplicht: weet wie er bij je werkt!

‘Vaak bestaat de indruk bij bedrijven dat met het aanvragen van een verklaring van goed gedrag men er wel klaar mee is – dat een kandidaat dan gescreend is. Maar dat vormt slechts een onderdeel van een gedegen screening op betrouwbaarheid en integriteit.’ Aan het woord is Rene Reijenga. Onder de handelsnaam Screenen.com verzorgt zijn bedrijf screenings van personeel.

Reijenga is van mening dat bedrijven onvoldoende aandacht geven aan het vooraf controleren van personeel. Zeker in deze tijd. ‘Vaak denken ze dat de Identificatieplicht voldoende is, maar dat is slechts een onderdeel van waar je een screening mee start. Eigenlijk check je dan alleen de identiteit van iemand. Dat is niet voldoende.’

Wat is de identificatieplicht
Werkgevers moeten een nieuwe werknemer vóór de eerste werkdag ‘identificeren’, volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID). Dit houdt onder meer in dan dat een werknemer zijn paspoort of identiteitsbewijs laat zien. De werkgever moet de documenten allereerst verifiëren en een kopie van het origineel bewaren bij de loonadministratie.
De WID is ingevoerd om sociale misdrijven en overtredingen als sociale zekerheids- en fiscale fraude, illegaal verblijf en illegale arbeid in Nederland beter te kunnen bestrijden.

Welke gegevens?
De werknemer moet gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen vóór de eerste werkdag aan zijn nieuwe werkgever verstrekken. Het gaat om naam en voorletters, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), adres, postcode en woonplaats.

Verder heb je van de nieuwe werknemer een geldig identiteitsbewijs nodig. Dit kan zijn:

  • een geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
  • een geldig paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen
  • een geldig paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen 
  • een paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning
  • een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
  • een diplomatiek of dienstpaspoort
  • een geldig verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV
  • een zogenaamd W-document voor asielzoekers
     

LET OP: een rijbewijs geldt bij indiensttreding niet als geldig identiteitsbewijs, omdat er niets over de nationaliteit en verblijfsstatus op staat.

Kopiëren en bewaren
Maak een kopie van het identiteitsbewijs (in elk geval van de bladzijden waar belangrijke gegevens op staan, zoals: informatie over de persoonlijkheidskenmerken, een handtekening of stempels. Ook moeten het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn). De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren tot tenminste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

TIP: scan het document en sla het digitaal op, dan kun je het later gedetailleerd bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken. Krijg je een boekenonderzoek? Zorg dan dat je direct kopieën van alle identiteitsbewijzen van je werknemers kunt laten zien. 

Controle van identiteitsbewijzen
De werknemer is verplicht om een geldig identiteitsbewijs aan je te tonen. Als werkgever ben je verplicht het identiteitsbewijs te controlen, de verificatieplicht. Hoe doe je dit? Alleen een kopie is niet voldoende: zorg dat je altijd het origineel te zien krijgt en zelf een kopie maakt. Op het moment dat je de kopie maakt, is het document tevens goed te controleren op echtheidskenmerken. 
 

Let op de volgende belangrijke aandachtspunten:

  • Correspondeert de foto met degene die je het document heeft overhandigd?
  • Komen geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen?
  • Is het document nog wel geldig?
  • Klopt de handtekening (laat de werknemer zijn handtekening zetten)? 

Verder zijn er een aantal echtheidskenmerken van paspoorten en identiteitskaarten. Identiteitsdocumenten zijn voorzien van allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren, piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de houderpagina van het document, de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of deze pagina intact is en niet beschadigd, of dat er lijmresten bij of rond de foto zitten. Mocht je twijfelen aan de echtheid, dan kun je het beste – na het maken van een kopie – contact opnemen met de politie.

Hoewel je als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht hebt, moet je wel je best hebben gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als je niet in de lijn van de Identificatieplicht voor werkgevers hebt gehandeld, loop je het risico op naheffingen. 

Via uitzend- of detacheringsbureau
Als je iemand in dienst neemt via een uitzendbureau of detacheringsbureau moet je ook het originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft het niet op te slaan, het bureau dat hem of haar in dienst heeft genomen is daarvoor verantwoordelijk.

 

Pas op voor boetes!
De Belastingdienst controleert of je voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake de Wet op de identificatieplicht. Daarnaast controleert de Arbeidsinspectie werkgevers op naleving van de Wet arbeid en vreemdelingen. Deze wet verbiedt om personen die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt te laten werken zonder tewerkstellingsvergunning

Als je een controle krijgt, ben je verplicht om je administratie te laten zien. Heb je deze niet op orde, dan ben je mogelijk in overtreding en loop je het risico op een boete. Ook kunnen mederwerkers worden meegenomen naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. De niet-gewerkte uren krijg je niet vergoed.

Als de Arbeidsinspectie je betrapt op illegale arbeid, krijg je een procesverbaal voor het plegen van een economisch delict van € 8000 per illegale werknemer. 

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google

Lees ook…