De voorbereiding
Wie gaat werven, moet eerst inzicht hebben in de daadwerkelijke personeelsbehoefte, kwantitatief (uren/dagen per week) én kwalitatief. Stel vervolgens een duidelijk functieprofiel op en formuleer daarin de eisen ten aanzien van bijvoorbeeld de persoon/persoonlijkheid, kennis en opleidingen, werkervaring en beschikbaarheid.
Een beknopt profiel kan er als volgt uitzien:
- Plaats in de organisatie: de telefonist(e) komt te werken op de afdeling abonnementen;
- Taken: hij/zij verzorgt de volgenden taken:
- het bijwerken van de abonnementenadministratie;
- het versturen van proefnummers;
- het verstrekken van informatie aan klanten;
- archivering van exemplaren van het tijdschrift.
- Functie-eisen:
- een afgemaakte Havo-opleiding;
- minimaal twee jaar ervaring in soortgelijke functie;
- een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Tip: Als de functie (en bijbehorende arbeidsvoorwaarden?) op korte termijn fundamenteel wijzigt, overweeg dan een uitzendkracht aan te stellen tot duidelijk is hoe de nieuwe functie eruit gaat zien.
Verschillende manieren om te werven
Om personeel te werven is er een aantal mogelijkheden:
Intern werven:
Is er voor de functie misschien een interne kandidaat te vinden, die direct of met een korte bijscholing kan worden ingezet?
Voordelen interne vervulling: de kandidaat is bekend en kent de bedrijfscultuur, waardoor je redelijk kunt inschatten of de kandidaat de functie aankan. De inwerktijd zal korter zijn. Bovendien kunnen promotiemogelijkheden extra motiverend zijn voor werknemers.
Nadelen: collega’s zouden zich gepasseerd kunnen voelen en de ex-collega niet accepteren in z’n nieuwe functie. Waak ook voor een subjectieve beoordeling. De kandidaat kan al zo lang bij het bedrijf werken dat hij verstard is in de gang van zaken.
Aanmelden via het UWV:
Het UWV biedt werkgevers een gemakkelijke service voor het vinden van geschikt personeel. Je kunt je vacature gratis en eenvoudig melden via de vacaturelijn (0800-8001). Binnen 72 uur word je gebeld voor een gedegen advies over de verdere afhandeling van de vacature én -indien mogelijk- al een voorselectie van geschikte kandidaten. Het UWV kan putten uit het grootste bestand van direct inzetbare kandidaten, van hoog- tot laagopgeleid. Let erop dat de je de vacature ook weer afmeldt als die vervuld is.
Via informele kanalen:
Veel functies worden vervuld door kennissen of vrienden van werknemers. Plak vacatures bijvoorbeeld op het mededelingenbord. Het voordeel is dat je enigszins weet wat voor vlees je in de kuip hebt. Werknemers zullen hun reputatie niet aan iemand willen verbinden als zij niet het volste vertrouwen in die persoon hebben. Vooral voor allochtone sollicitanten blijken het familie- en vriendencircuit effectieve kanalen te zijn.
Uitzendbureau of detachering:
Een uitzendbureau biedt uitkomst als u tijdelijk personeel zoekt. De tijdelijke kracht is in dienst bij het uitzendbureau. Ook detachering biedt uitkomst bij tijdelijk werk, vooral als je specifieke kennis nodig hebt, bijvoorbeeld voor een bepaald project. Detachering lijkt veel op uitzendwerk.
Bemiddeling via commerciële bureaus:
Bureaus voor werving en selectie verzorgen de werving en selectie van gespecialiseerd personeel. Deze bureaus passen moderne selectiemethoden toe, het kan echter nadelig zijn dat ze jouw bedrijf niet zo goed kennen. Bovendien zijn ‘headhunterbureaus’ vaak duur en hebben ze een andere doelstelling: het gaat het bureau erom dát je iemand aanneemt, wie dan ook, want daarmee verdient het zijn geld.
Tip: schakel deze experts alleen in als het om een directie- of een gespecialiseerde functie gaat. Kies het bureau met grote zorg uit en achterhaal welke wervingsmethoden worden gebruikt. Praat met andere bedrijven die van hun diensten gebruik hebben gemaakt.
Advertentie in gedrukte media:
Een personeelsadvertentie in de krant is nog altijd een effectieve manier om vacatures bekend te maken. Om op te vallen moet de personeelsadvertentie wel goed in elkaar zitten. Denk ook goed na over het medium waarin je de advertentie plaatst. Lees alles over een goede personeelsadvertentie »
Internet:
Meer en meer mensen maken gebruik van internet om een nieuwe baan te vinden. LinkedIn is langzamerhand uitgegroeid tot een vacature-platform, maar er zijn ook algemene vacaturesites zoals de Nationale Vacaturebank. Vergeet vooral de vacature niet te melden op je eigen website!
Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een standaard sollicitatieformulier. De voordelen zijn afhankelijk van het platform dat je voor je vacature kiest: hoe specifieker hoe beter.
Werf op scholen:
Je kunt docenten en besturen van middelbare scholen en instellingen voor hoger onderwijs bezoeken en een netwerk opbouwen. Aangezien veel studenten een beroep op hen doen voor advies over hun loopbaan, is het slim de scholen op de hoogte te brengen van de kansen binnen jouw bedrijf. Misschien is het mogelijk een wervingsactie op de school of instelling te houden. Vraag het de decaan!
Het is ook een idee om stageplaatsen beschikbaar te stellen ten behoeve van een opleidingsinstituut. Ook zo kun je langzamerhand een vijvertje aanleggen van potentiële werknemers.
Selectie van kandidaten
<br Als je vooraf een functieprofiel opstelt, maak je het jezelf gemakkelijker bij het selecteren van brieven. Kandidaten die niet aan jouw eisen voldoen, kun je meteen een afwijzing sturen. Gebruik deze handige checklist bij het beoordelen van de sollicitatiebrieven (zie het kader voor enkele voorbeelden van reacties op sollicitatiebrieven). </br
Nodig de beste kandidaten vervolgens uit voor een kennismakingsgesprek. Tip: stuur bij een uitnodiging een routebeschrijving mee. Raadpleeg de checklist eerste of tweede sollicitatiegesprek.
| De Wet gelijke behandeling verbiedt onderscheid te maken naar bijvoorbeeld sekse, ras, seksuele geaardheid of leeftijd. In een personeelsadvertentie mag je dus niet zomaar zetten dat je een man zoekt, terwijl een vrouw het werk net zo goed kan doen. Een leeftijdsgrens vermelden mag ook alléén als de reden daarvoor expliciet wordt vermeld in de advertentietekst. Lees meer» |
De NVP-sollicitatiecode
Alle sollicitanten hebben recht op een fatsoenlijke behandeling. Er bestaan daarover nog geen wettelijke regelingen, maar de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling bevat een aantal gedragsregels voor bedrijven en sollicitanten.
De code is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
- een eerlijke kans op aanstelling;
- sollicitanten worden deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, de inhoud van de functie en over de plaats daarvan in de organisatie;
- van sollicitanten wordt slechts die informatie gevraagd die nodig is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie;
- de sollicitant verschaft de informatie die de organisatie nodig heeft om een waar en getrouw beeld te krijgen van de geschiktheid van de sollicitant voor de functie;
- het recht op vertrouwelijke en zorgvuldige behandeling van persoonlijke informatie;
- op een door de sollicitant schriftelijk bij de onderneming ingediende klacht over onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de betrokken onderneming binnen een redelijke termijn schriftelijk gereageerd.
Aan de slag
Heb je de juiste kandidaat gevonden? Bevestig dit dan door middel van een aanstellingsbrief. Neem daar onder meer in op:
- Persoonsgegevens;
- Aanstelling: functie, met ingang van….., voor bepaalde/onbepaalde tijd, proeftijd van …. weken;
- Salaris: bruto/netto per maand – toeslagen e.d.
- Overige afspraken: reiskostenvergoeding, pensioenvoorziening, opleidingsplicht, etc.
Dan zijn er nog een paar dingen waar je op moet letten, zoals het tekenen van het contract, het laten registreren van de nieuwe werknemer bij het UWV, het inwerken en dergelijke. De indrukken die de werknemer opdoet van het bedrijf tijdens de eerste maanden zijn vaak onuitwisbaar. De eerste maanden zijn dan ook vaak van doorslaggevend belang voor de arbeidsrelatie met de nieuwe medewerker. Gooi de nieuweling dan ook niet zomaar in het diepe, maar besteed aandacht aan de introductie van een nieuwe medewerker. Hij of zij zal daardoor beter renderen!
