Inhoudsopgave
Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Beide gesprekken gaan over het functioneren van de medewerker, maar er is een groot verschil tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek.
Bij een functioneringsgesprek gaat het gesprek twee richtingen op. Terwijl een beoordelingsgesprek – zoals de naam al aangeeft – een beoordeling is van de werknemer. Eenrichtingsverkeer dus.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is veel breder van aard dan een beoordelingsgesprek. Tijdens deze afspraak wordt iemands functioneren besproken. Niet alleen hoe de werkzaamheden en prestaties zijn verlopen in de afgelopen periode, maar bijvoorbeeld ook de balans tussen werk en privé, recente gebeurtenissen, de sfeer op het werk, behoefte aan een nieuwe uitdaging, competenties en eventueel een opleiding.
Samen maak je concrete afspraken en stel je doelen voor dit jaar. Maak de afspraken SMART, zodat je deze later kan toetsen.
Functioneringsgesprekken gaan dus echt over het functioneren van de medewerker, waarbij je samen het verleden doorneemt – de mindere en goede prestaties – en naar de toekomst kijkt. De frequentie van dit gesprek is ten minste eens per jaar, maar het is aan te raden om dit twee keer per jaar in te plannen.
Wat is een beoordelingsgesprek?
Het jaarlijkse beoordelingsgesprek is zakelijker van aard. Hierbij beoordeelt de leidinggevende de manier waarop de werknemer de functie uitoefent en kijkt daarbij naar de prestaties van het afgelopen jaar.
De gemaakte afspraken in het functioneringsgesprek worden getoetst, beoordeeld en vastgelegd in het beoordelingsformulier. Dit gesprek gaat één richting op: de beoordeling van de leidinggevende over de medewerker.
Beoordelingsformulier
De beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsformulier dat in het personeelsdossier van de werkgever gaat. De beoordeling kan invloed hebben op een salarisverhoging, provisie en eventuele winstuitkering.
Voortgangsgesprek tussendoor
Tussendoor kunnen ook nog voortgangs- of coachingsgesprekken aan bod komen, waarin je samen de vorderingen doorneemt. Dit zien we steeds vaker binnen bedrijven, zodat de werknemer weet of hij op de goede weg is of niet.
Waarom een functioneringsgesprek?
De belangrijkste reden om functioneringsgesprekken te voeren tussen leidinggevenden en werknemers, is om te kijken of het personeel nog op de juiste werkplek zit. Misschien is iemand uitgekeken op zijn werk, is de samenwerking met collega’s door omstandigheden niet optimaal of presteert hij minder dan voorheen.
Je kunt het functioneren evalueren en samen een plan opstellen met duidelijke afspraken om dit te verbeteren. Je kunt ook nagaan hoe doorgevoerde veranderingen bevallen en ontdekken wat de werknemer vindt van de onderlinge samenwerking.
Feedback aan leidinggevende
Mogelijk heb je zelf als leidinggevende ook wel eens behoefte aan feedback. Gebruik dit tweerichtingsgesprek dan om te horen hoe jouw stijl van leidinggeven wordt ervaren en wat je werknemers vinden van de bedrijfscultuur en de koers van het bedrijf. Je personeel heeft hier ongetwijfeld een mening over.
Functioneringsgesprekken voorbereiden: 5 tips
‘Een goede voorbereiding is het halve werk’ wordt vaak gezegd. Functioneringsgesprekken zijn daar zeker geen uitzondering op. We geven 5 tips om het gesprek als leidinggevende voor te bereiden:
- Maak een agenda van het gesprek en deel deze tijdig met de werknemers.
- Neem voor elke afspraak voldoende tijd en plan niet 3 gesprekken strak achter elkaar.
- Kijk samen naar het hoe dit jaar is verlopen. Wat verwachten jullie van elkaar, wat kan beter, hoe verloopt de samenwerking tussen leidinggevende en werknemer en waar kan de leidinggevende meer steun geven?
- Het tweede gedeelte van het gesprek gaat over de toekomst. Bespreek waarin de werknemer zich kan verbeteren of zich meer in kan ontwikkelen. Luister naar de medewerker zijn wensen, leerdoelen en ontwikkelbehoeften, zoals een opleiding of cursus.
- Stel doelen en maak duidelijk afspraken voor de prestaties van de werknemer voor het komende jaar. Deze afspraken worden tijdens het beoordelingsgesprek getoetst.
Checklist voor werkgever
- Kondig het gesprek op tijd aan. Zo geef je de medewerker de kans zich voor te bereiden.
- Vraag je medewerkers expliciet om zelf ook na te denken over aandachtspunten.
- Verzamel van tevoren voorbeelden van het functioneren die je zelf hebt waargenomen.
- Open het gesprek met het uiten van je waardering.
- Maak verschil tussen werkhouding en resultaat.
- Creëer een sfeer van openheid waarin alles gezegd kan worden.
- Wees eerlijk zonder bot te zijn.
- Luister goed naar je medewerker en laat deze uitpraten.
- Eindig het gesprek altijd positief.
Waarom een goed beoordelingsgesprek?
Een keer per jaar moet het ervan komen: beoordelingsgesprekken voeren. Voor personeel een belangrijk moment met misschien een beloning in het verschiet. Voor jou als werkgever een manier om te laten weten hoe tevreden je werkelijk over iemands functioneren bent.
Zo voer je betere beoordelingsgesprekken: 5 tips
- Vooraf verzamel je zoveel mogelijk informatie over je medewerkers. Denk daarbij aan verslagen van functioneringsgesprekken, notulen van vergaderingen, mailtjes van collega’s en klanten, kortom alles wat nodig is om het functioneren te beoordelen.
- Kijk in hoeverre iemand zichzelf verbeterd heeft en waar het nog aan ontbreekt. Je kunt personeel bijvoorbeeld toetsen op gehaalde prestaties, communicatie, samenwerking, initiatief nemen, zelfstandigheid en andere vaardigheden.
- Maak je in je bedrijf gebruik van persoonlijke ontwikkelingsplannen? Kijk dan of de genoemde doelstellingen zijn gehaald. Laat je medewerkers op tijd weten wanneer je met hen om de tafel wilt gaan zitten en wat het doel van het gesprek is.
- Tijdens een beoordelingsgesprek geef je een goede onderbouwing en praktische informatie waarom je vindt dat iemand goed gepresteerd heeft of niet.
- Onderdeel van een goede voorbereiding is ook de slechte beoordelingsgesprekken voeren. Slechte beoordelingsgesprekken behoeven een goede voorbereiding, want bij een slechte beoordeling moet je goed nadenken hoe je de negatieve feedback geeft.
Voorbeeldvragen beoordelingsgesprek
‘Hoe is het met je?’ Open altijd met deze vraag zodat je duidelijkheid krijgt over de privé en zakelijke situatie van je personeel. Door hierover in gesprek te gaan, bouw je wederzijds vertrouwen op en zorg je voor minder ziekteverzuim.
‘Op welke prestaties van dit jaar ben je het meest trots?’ Medewerkers moeten plezier hebben in hun werk, gelukkig zijn en weinig stress ervaren.
‘Kan je een moment aangeven wanneer je naar huis keerde met een ‘big smile’? Wat had je toen gedaan en waarom vond je dat zo leuk?’ Het is belangrijk om stil te staan bij successen en deze met elkaar te delen.
‘In welke situatie leer je het meest, zodat je optimaal kan ontwikkelen?’ De kans op persoonlijke ontwikkeling is belangrijker dan ooit, geef daarom je personeel de kans om zich verder te ontwikkelen.
‘Wat heeft jouw talent voor meerwaarde voor ons bedrijf? Wat heb je van mij als leidinggevende nodig om dit talent optimaal te ontwikkelen en te benutten?’ Medewerkers vinden het belangrijk om een succesvolle bijdrage te leveren aan het bedrijf. Waar is iemand goed in, en hoe zorg je ervoor dat dit talent zich verder kan ontplooien.
‘Waar wil je over 5 jaar staan en waarom? En wat heb je daarvoor nodig?’ Deze vragen gaan over de ambitie van de werknemer. Vertaal de ambitie naar haalbare doelstellingen.
4 valkuilen beoordelingsgesprek
- Als je een werknemer moet vertellen dat een promotie niet doorgaat, kan het verleidelijk zijn om het gesprek zo te sturen dat hij die conclusie uit zichzelf trekt. Niet doen. Zeg wat je te zeggen hebt, ook al is het slecht nieuws. Dat is altijd beter dan dat je werknemer er naar moet gaan raden.
- Laat je niet verleiden tot welles-nietes-discussies met een medewerker die het niet eens is met jouw beslissing. Daar is dit gesprek niet voor bedoeld. Natuurlijk mag een medewerker zijn teleurstelling laten merken en mag jij daar op reageren, maar zorg ervoor dat het gesprek niet vastloopt.
- Bij slechte beoordelingen zal je medewerker precies willen weten waarom hij op bepaalde punten slecht scoort. Zorg er daarom voor dat je actuele voorbeelden paraat hebt om je mening mee te onderbouwen.
- Het is niet de bedoeling dat iemand daarna boos en ongemotiveerd weer aan het werk gaat. Sluit het gesprek altijd positief af met een oprecht compliment.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Uitkomst in personeelsdossier
Alles wat in een functionerings- of beoordelingsgesprek ter sprake komt, hoort vertrouwelijk te blijven. Maak een verslag en vul eventueel een formulier in van het gesprek en laat dat door de werknemer ook ondertekenen.
Zo leg je van elk personeelslid een dossier aan, waarmee je overzicht houdt op de gemaakte afspraken en gestelde doelen. Bij ontslagprocedures kan het personeelsdossier bovendien als bewijsmateriaal dienen.
Met een goed dossier over gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken, met concrete verbeterpunten en acties om de match te verbeteren (zoals scholing), sta je sterker als het komt tot een ontslagprocedure.
