Een vakantie boeken, een nieuwe hond uitzoeken, hyven met vrienden, privé mailen. Onderzoek wijst uit dat steeds meer mensen illegaal software en muziek downloaden in uw tijd. Zij 'surfen over uw geld'. Wat is toelaatbaar, wat gaat te ver? Houd het binnen de perken, met duidelijke richtlijnen.

Wat is redelijk?
Dat werknemers zo nu en dan internetten en e-mailen voor privédoeleinden hoeft op zich geen probleem te zijn. De boog kan niet altijd even gespannen zijn. Een paar minuten privé-internetten is te vergelijken met een rookpauze of een praatje bij de koffiemachine. Volgens onderzoeken kan privé-internetten dan ook juist goed zijn voor de productiviteit op het werk. Het werkt stressverlagend en zorgt voor een betere balans tussen werk en privéleven.
Bovendien doen veel werknemers andersom ook vaak thuis iets voor het werk.

Internetgedrag aan banden
Toch is het handig om het internetgedrag aan banden te leggen. Niet iedere werknemer is immers even consciëntieus. En het is niet de bedoeling dat iemand dagelijks een uur lang privé surft of complete muziekbestanden op de server van het bedrijf downloadt. Veel ondernemers hebben wel een duidelijk beeld over wat wel en niet mag, maar verzuimen om dit binnen de organisatie vast te leggen. Het opstellen van duidelijke spelregels is belangrijk. Het versterkt de positie van de werkgever bij een eventueel incident.

Interne gedragscode
Bij het opstellen van de regels kunt u gebruik maken van een modelreglement e-mail en internetgebruik. Een voorbeeld is te downloaden op deze site (zie kader). Wat toelaatbaar is, bepaalt de werkgever zelf. Meestal wordt het bezoeken van pornosites, racistische –en goksites en deelname aan chatsessies verboden. Wie kiest voor een bescheidenere benadering, kan ook volstaan met een korte verklaring. Een voorbeeld vindt u hieronder.

Net als de modelgedragscode dient deze verklaring aan alle werknemers getoond te worden en er dient een exemplaar voor iedereen voor handen te zijn op het intranet of in het personeelsboek.  De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet vooraf akkoord zijn gegaan met de gedragscode. Heeft het bedrijf geen ondernemingsraad, dan verdient het aanbeveling iedere werknemer een exemplaar van de code te laten ondertekenen. Werkgevers die gebruik maken van een registratiesysteem bij de controle op het internetgebruik, moeten dit melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

Modelverklaring internetgebruik

“Het gebruik van internet (‘websurfen’ en ‘e-mailen’) onder werktijd is beperkt tot die onderdelen en internetadressen welke van direct belang zijn voor de bedrijfsactiviteiten van [naam bedrijf]. Tot die internetonderdelen en -adressen behoren: [lijst of een verwijzing opnemen naar een dergelijke bijlage].
Het door de werknemer benaderen en/of gebruik maken van andere internetonderdelen en -adressen dan die welke vermeld zijn in deze lijst, is niet toegestaan. Het is werknemer bekend dat de werkgever bevoegd is het gebruik van internet door werknemer te controleren en hem/haar bij misbruik, waaronder ook gebruik voor privédoeleinden, daarop aan te spreken. Herhaald misbruik of gebruik voor privédoeleinden van internet onder werktijd door werknemer kan reden zijn voor ontslag.

De werknemer verklaart van de inhoud en strekking van deze verklaring te hebben kennisgenomen en daarmee in te stemmen.
[datum en handtekening werknemer].

Nut van de code
Met de code zijn de kaders voor het internetgebruik duidelijk en wordt ook de privacy van de werknemer beschermd. De werknemer weet waar hij aan toe is en de werkgever heeft een instrument om de rechter er zo nodig van te overtuigen dat de uitgeoefende maatregel, zoals ontslag bij buitensporig privégebruik, terecht is. Zo kon bijvoorbeeld DSM een medewerker ooit niet laten vervolgen voor het downloaden van kinderporno, omdat een interne gedragscode ontbrak. Apple kon wel vijf werknemers ontslaan die een illegale kopie van een softwareprogramma hadden gedownload en hiermee de gedragscode hadden geschonden.
Ontslag is het uiterste middel. Een werkgever kan ook kiezen voor een mildere sanctie in de vorm van een berisping of tijdelijke schorsing.

Controle
U mag steekproefsgewijs controleren naar welke sites uw werknemers voor privédoeleinden surfen en hoe lang ze daarop vertoeven, maar wat ze er precies bekijken of achterlaten is privé. De gegevens moeten geanonimiseerd zijn, zodat u niet weet wie welke sites bezoekt. Persoonsgericht onderzoek is alleen toegestaan bij een redelijk vermoeden van misbruik (bijvoorbeeld verspreiding kinderporno, discriminatie, imagoschade of sterke afname van arbeidsproductiviteit). Doe dit altijd in overleg met en vertegenwoordiger van het personeel.
Bij het controleren van e-mailberichten mogen alleen de verkeersgegevens (naam, onderwerp, omvang, eventueel aanhangsel) worden gecontroleerd, maar niet de inhoud.
Lees meer over het controleren van internet- en e-mailgebruik in het artikel Privacy en de Wet Bescherming Persoonsgegevens»

Filtersoftware
Met bepaalde software wordt het internetgedrag van de op het netwerk aangesloten werknemers gecontroleerd en bijgehouden. De meeste filtersoftware houdt de bezochte webadressen en de duur van het bezoek bij, net als de adressen van het in- en uitgaand e-mailverkeer per gebruiker.
Binnen Windows Internet Explorer vindt u onder het kopje ‘extra’ in de map internetopties op uw pc, veel mogelijkheden om de computers van uw werknemers te beveiligen.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…