Wat is loon?

De grens tussen beloningen en vergoedingen is niet altijd duidelijk: is een computer van de zaak een beloning of een vergoeding? Hoe ervaart je werknemer dat en wat vindt de Belastingdienst?

Loon voor je personeel

Loon betaal je alleen aan personeel in dienstbetrekking. Freelancers sturen een declaratie en voor uitzendkrachten krijg je een rekening van het uitzendbureau. Voor hen hoef je geen loonadministratie bij te houden of een loonstrookje te maken.

Hoeveel loon moet je betalen?

Voor de bepaling van de hoogte van het salaris kijk je naar het soort werk, de vereiste opleiding, de opleiding en ervaring van je medewerker en het aantal uren dat hij per week werkt.

Het kan zijn dat er voor jouw bedrijfstak een CAO van kracht is. In dat geval heb je een goede aanwijzing hoe hoog het loon moet zijn.

Als er geen CAO geldt, kun je misschien in de CAO van een vergelijkbare bedrijfstak kijken, of bij een collega navragen wat hij zijn personeel betaalt.

Op de website van de Belastingdienst kun je de loonheffing van je werknemers berekenen.

Minimumloon

De ondergrens is het wettelijk bepaalde minimumloon. Je kunt alleen minder dan het minimumloon uitbetalen als uw werknemer minder dan 40 uur per week werkt of als hij jonger is dan 21 jaar (voor jongeren tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugdloon).

Let op: Als je minder dan het wettelijk minimumloon betaalt, kun je direct een boete krijgen van de Inspectie SZW.

Extra beloningen

Je kunt je waardering voor personeel ook laten blijken met eenmalige extraatjes, zoals een cadeautje met Kerstmis of met belastingvrije aanvullende uitkeringen en vergoedingen.

Loon voor de loonbelasting

Ieder voordeel dat je werknemer krijgt uit zijn werk ziet de Belastingdienst als loon, tenzij het uitdrukkelijk is vrijgesteld.

Daarbij maakt het niet uit of je werknemer er wel of niet voor heeft gewerkt (een welkomstpremie is ook loon); ook hoeft de dienstbetrekking zelf niet meer te bestaan (denk aan een VUT-uitkering of pensioen). Over alle vormen van loon moet je loonbelasting inhouden.

Bijzondere beloningen

De loonbelasting maakt onderscheid tussen het normale loon, dat je iedere week of maand uitbetaalt, en bijzondere beloningen, die je meestal maar eenmalig of een keer per jaar toekent.

Voorbeelden van bijzondere beloningen zijn vakantiegeld, gratificaties en gevarentoeslag. Over bijzondere beloningen moet je een bedrag aan belasting inhouden dat afhankelijk is van het jaarloon in het voorafgaande jaar. Het belastingpercentage dat je over deze bijzondere beloning moet betalen, is het bijzonder tarief. In je loonadministratie moet je dus ook normale en bijzondere beloningen van elkaar scheiden.

Fooien

De fooien die je werknemers krijgen van klanten, zijn in principe belast. Omdat het meestal onmogelijk is om bij te houden hoeveel er in de fooienpot terechtkomt, moet je daarom een door de minister vastgesteld bedrag aan fooien bij het loon optellen.

Ook als je bij het vaststellen van het loon van je personeel rekening hebt gehouden met fooien, moet je dat geschatte bedrag aan fooien bij het loon optellen. De werknemer dient al zijn fooien op zijn belastingaangifte te melden.

Aanspraken

Als je een werknemer toezegt om na verloop van tijd of onder bepaalde voorwaarden een premie of vergoeding te geven, behoort die toezegging tot het loon.

Stel, je belooft je verkoopmedewerker € 450,- zodra hij een bepaalde omzet bereikt. Die aanspraak is al bij de toezegging belast; de latere uitbetaling van de premie is belastingvrij. Voor aanspraken die berusten op een pensioenregeling geldt de omkeerregeling: hier zijn de aanspraken op pensioen nog niet belast maar de latere pensioenuitkeringen wel.

Loon in natura

Onder loon in natura vallen bijvoorbeeld cadeaus. Geeft je personeel regelmatig extra’s of voordeeltjes dan moet je de waarde daarvan bij het loon voor de loonbelasting optellen.

Soms is het moeilijk om loon in natura in geld uit te drukken. De algemene regel is dat de prijs die je werknemer onder normale omstandigheden voor de verstrekkingen zou moeten betalen, als loon geldt. Als het ongebruikelijk is om de verstrekking te gelde te maken, of als je werknemer iets krijgt wat hij zelf nooit zou aanschaffen, hoef je alleen het bedrag op te voeren dat de werknemer bespaart doordat hij het cadeau heeft gekregen.

Belastingvrije uitkeringen

Bij speciale gelegenheden mag je werknemers een belastingvrije uitkering geven:

• bij dienstjubilea: maximaal een maandloon (1/12 van het vast overeengekomen jaarsalaris inclusief vakantiegeld en een eventuele vaste 13e maand), een keer toe te kennen na 25 jaar en een keer na 40 jaar;
• bij overlijden van de werknemer, zijn echtgenote of kinderen krijgen maximaal drie maandlonen;
• uitkeringen uit fondsen: als je met je personeel een sociaal ondersteuningsfonds of een vakantiefonds in het leven hebt geroepen, waaraan je de laatste vijf jaar niet meer hebt bijgedragen dan het personeel zelf, kan dit fonds onbelast uitkeringen doen aan je werknemers, tenzij ze door toezeggingen of regels al aanspraak konden maken op die uitkeringen.

Belastingvrije vergoedingen

Je werknemer maakt in verband met zijn werk ook kosten. Meestal kun je die kosten belastingvrij vergoeden; denk aan reiskostenvergoeding of verhuiskosten. Benieuwd welke verschillende aftrekposten voor jou gelden? Bekijk dan alle opties voor boekhouder.

Loon voor de werknemersverzekeringen

De basis voor de inhouding van de premies werknemersverzekeringen is voor een groot deel gelijk aan het loon voor de loonbelasting: alle voordelen uit de dienstbetrekking moet je in de berekening meenemen, ook uitkeringen ZW, WW en WIA.

Dit premieloon wijkt af op drie punten:

1. over loon uit vroegere dienstbetrekking (pensioen, VUT, maar ook wachtgeld, WW en WAO) zijn geen premies verschuldigd; meestal heel je met deze loonbetalingen ook niets meer te maken;
2. de premies ZW, WW en WIA/WGA, die zijn berekend over het premieloon, zijn niet belastbaar voor de loonbelasting;
3. het werkgeversdeel aan de ziektekostenverzekering behoort niet tot het premieloon, wel tot het loon voor de loonbelasting.

De premies zijn verschuldigd per gewerkte dag. Boven bepaalde maxima van het premiedagloon hoef je geen premies meer te berekenen. Voor de bestaande WAO-gevallen geldt daarnaast nog een premievrije voet per werkdag.

Gerelateerd lezen:

• Wanneer bent u ondernemer voor de omzetbelasting?
• Zijn reiskosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting?
• Vastgoed overdrachtsbelasting in 2022: hoe bereken je die? – De Zaak
• De vennootschapsbelasting
• De belastingwijzigingen voor 2022 op een rij
• Aangifte dividendbelasting: zo werkt het