21 januari 2021

Leren van medewerkers die vertrekken

Een exitgesprek voeren met een vertrekkende werknemer kan je veel opleveren. Hoe pak je het aan? Volg dit stappenplan, inclusief handige vragenlijst.

Ben je nog wel aantrekkelijk?

Een aantrekkelijke werkgever biedt boeiend en afwisselend werk dat aansluit bij de kwalificaties van zijn personeel. Hij stelt zijn medewerkers in staat om hun werk af te stemmen op hun privé-situatie en zorgt voor goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en een prettige werksfeer.

Kom erachter met een exitgesprek

Eén manier om te ontdekken of jij een aantrekkelijke werkgever bent, is het voeren van exitgesprekken met medewerkers die je bedrijf verlaten. Zij kennen je bedrijf, hebben niets meer te verliezen en kunnen daarom vrijuit spreken over de voor- en nadelen van werken bij jouw bedrijf.

Wat kost de uitstroom van personeel?

De vertrekkosten van een werknemer, dat wil zeggen vanaf het moment dat iemand opzegt tot het moment dat zijn opvolger is ingewerkt, kunnen flink oplopen.

Toch is verloop van personeel niet alleen maar onwenselijk. Een gezonde organisatie trekt regelmatig ‘vers bloed’ aan. Om verstarring van je bedrijf te voorkomen, is het van belang dat jouw personeelsbestand in beweging blijft.

Uitstroom van medewerkers die zijn uitgeleerd of uitgekeken bij jouw bedrijf is een prima manier om plaats te maken voor nieuw talent.

Verloop personeel berekenen

Hoe kom je er nu achter hoe hoog jouw uitstroom is? Als je aan het begin van een kalenderjaar honderd man in dienst hebt, en aan het eind honderdtwintig, terwijl in de loop van het jaar tien medewerkers je bedrijf hebben verlaten, is jouw verlooppercentage ruim 9 procent. Dat bereken je als volgt:

  • Je telt het aantal personeelsleden aan het begin van het kalender- of boekjaar op bij het aantal personeelsleden aan het eind ervan en deelt dit getal door twee.
  • Je hebt nu jouw gemiddelde personeelsbestand. In het rekenvoorbeeld kom je uit op 110. De uitstroom bedraagt tien mensen. Dit deel je door jouw gemiddelde personeelsbestand en je hebt het verloop berekend. In dit geval 10:110 = 9,09%.

Over het algemeen is 4 procent extern verloop een ondergrens voor bijna alle organisaties. Je komt echter hoger uit als je in jouw bedrijf werkt met veel on- of laaggeschoolden, jongeren of zeer gewilde professionals (zoals IT’ers).

Vergelijk jouw verlooppercentage met dat van je collega’s in dezelfde branche en regio om erachter te komen hoe je scoort als werkgever.

Doel van een exitgesprek

Het doel van een exitgesprek is om te leren van het vertrek van medewerkers en te zien wat er beter kan. Als je erin slaagt om de werkelijke vertrekredenen van personeel te achterhalen, kun je daarmee het volgende doen:

  • Bepalen wie jouw belangrijkste concurrenten zijn op de arbeidsmarkt;
  • Tevredenheidsonderzoek doen onder het achtergebleven personeel;
  • Checken of jouw primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden nog wel aantrekkelijk zijn en deze eventueel verbeteren;
  • De afstemming werk-privé van je werknemers als aandachtspunt opnemen in je personeelsbeleid;
  • Voor de ‘groeiers’ in jouw personeelsbestand beslissen of je meer wilt doen op het gebied van scholing en taakverrijking;
  • De functionerings- en beoordelingsgesprekken met personeel verbeteren;
  • De stijl van leidinggeven in je bedrijf bijschaven als die aanleiding is voor vertrek;
  • De sfeer en organisatiecultuur verbeteren als die te wensen overlaten;
  • Een vacature opstellen en bekijken of er aan de eventuele vervanger misschien andere of aanvullende eisen gesteld moeten gaan worden;

Exitgesprek: wie, wat, waar en wanneer?

Je voert een exitinterview alleen met (ex-) medewerkers die daar vrijwillig aan willen meedoen. Mensen die jouw bedrijf met ruzie verlaten, kun je er beter niet mee lastigvallen.

Als je dit instrument toepast, doe het dan met iedereen, los van de functie, verblijfsduur in jouw bedrijf en of je het jammer vindt of niet.

Wanneer?

Het beste moment om een exitgesprek te voeren is in de week voor het definitieve afscheid van de vertrekkende medewerker. De kans dat hij er later nog apart voor terug wil komen, is namelijk vrij klein.

Wie?

De directe chef is niet de aangewezen persoon om een exitgesprek te voeren, omdat hij zelf een van de vertrekredenen kan zijn. Kies voor een HR-functionaris of iemand die de rol heeft van vertrouwenspersoon.

Hoe voer je een zinvol exitgesprek?

Het handigst is om vooraf een vragenlijst op te stellen, waarin je een mix van (half)open en gesloten vragen opneemt. Je kunt deze vooraf aan de vertrekkende medewerker geven, zodat hij zich alvast kan voorbereiden.

Aan het begin van het gesprek ga je in op de volgende onderwerpen:

  • Het doel van het gesprek;
  • Wat er met de verstrekte informatie gebeurt en hoe lang deze wordt bewaard (vertrouwelijkheid);
  • Hoe lang het gesprek ongeveer gaat duren.

Stel de vertrekkende medewerker vervolgens op zijn gemak. Vertel dat je de vertrekredenen, ongeacht hun aard en de terechtheid ervan in jouw ogen, niet ter discussie zult stellen en dat je niet gaat proberen om de medewerker alsnog over te halen om te blijven.

‘Waarom ga je weg?’

Dit is dé vraag waar het allemaal om draait bij een exitgesprek. Vraag door als de werknemer hier vaag over is. Je wilt natuurlijk de ware reden achterhalen.

Doorvragen doet je met interventies als ‘Kun je daar wat meer over vertellen?’, ‘Hoe kwam dat precies?’, ‘Zijn er nog meer redenen?’, enzovoort. Ook stiltes en aanmoedigende hmms van jouw kant zijn manieren om meer informatie te krijgen.

Een andere gesprekstechniek die je in deze fase kunt toepassen, is samenvatten. Je checkt hiermee of je de antwoorden goed hebt begrepen en of deze volledig zijn. Je voorkomt er ook mee dat de respondent te ver afdwaalt. Vraag net zo lang door tot de geïnterviewde geen andere redenen meer kan bedenken.

Gesloten vragen

Daarna kun je de vertrekkende medewerker vragen naar zijn mening over jouw bedrijfsvoering en personeelsbeleid. Dit zijn min of meer gesloten vragen, waarbij je de medewerker duidelijk op een spoor zet. Je vindt ze in de checklist.

Sluit het gesprek af met een bedankje. Wil de vertrekkende medewerker een verslag van het gesprek, spreek dan met hem af wanneer en hoe hij dat krijgt.

Wat doe je met de resultaten van het exitgesprek?

Degene die het exitgesprek heeft gevoerd maakt hiervan een kort en zakelijk verslag. Eventueel kun je het door de vertrekkende medewerker nog laten ondertekenen, bij wijze van controle op de verslaglegging.

Je doet er verstandig aan de resultaten pas terug te koppelen aan de directe chef na het definitieve afscheid. Zo wordt de sfeer tijdens de rest van de opzegtermijn niet bedorven door eventuele uitlatingen tijdens het exitgesprek.

Deze uitlatingen mogen nooit een rol spelen in functionerings- en beoordelingsgesprekken van je huidige werknemers. Anders zullen ze het gesprek gaan wantrouwen en verspeel je de kans op betrouwbare informatie uit exitgesprekken.

De vertrekkende medewerker heeft ook na zijn afscheid recht op privacy. Maak samen duidelijke afspraken over wat er met de verstrekte gegevens zal gebeuren en hoe lang je die bewaart. Houd daarbij rekening met de privacywet AVG.

Vragen exitgesprek

Voor het halfopen deel van het exitgesprek kun je gebruikmaken van een schema. Je begint dus met de vraag: ‘Waarom vertrek je?’ en vraagt door/vat samen tot je alle vertrekredenen hebt verzameld. Je legt niet zelf actief de opties uit het onderstaande schema voor.

Eventueel kun je aan het einde van het halfopen gedeelte aan de vertrekkende medewerker vragen om een rangorde te maken van zijn vertrekredenen (dus: wat weegt het zwaarst en wat het minst zwaar voor de persoon in kwestie?).

  1. Op welk niveau ligt je nieuwe functie in vergelijking met de functie die je hier vervulde?
    • a) gelijk
    • b) hoger
    • c) lager
  2. Ga je bij je nieuwe werkgever hetzelfde aantal uren werken?
    • a) nee, minder
    • b) ja
    • c) nee, meer
  3. Wat ga je bij je nieuwe werkgever verdienen (bij eenzelfde aantal uren)?
    • a) evenveel
    • b) meer
    • c) minder
    • d) gaat je niets aan
  4. Hoe zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden van je nieuwe werkgever in vergelijking met hier?
    • a) hetzelfde
    • b) beter
    • c) slechter
  5. Hoe verhoudt de reistijd naar je nieuwe werkgever zich ten opzichte van je reistijd naar ons bedrijf?
    • a) gelijk
    • b) korter
    • c) langer
  6. Hoe schat je de zwaarte van je nieuwe baan in ten opzichte van de baan die je gaat verlaten?
    • a) gelijk
    • b) zwaarder
    • c) minder belastend
  7. Ga je er wat betreft je naaste collega’s en de sfeer op vooruit?
    • a) ja
    • b) nee
    • c) weet niet
  8. Wat vind je van de organisatiecultuur van je nieuwe werkgever ten opzichte van de organisatiecultuur hier?
    • a) spreekt me meer aan
    • b) spreekt me minder aan
    • c) weet niet
Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…