Inhoudsopgave
Inventariseer en beoordeel
Houd het contract dat je met de arbodienst heeft afgesloten eens tegen het licht: waar betaal je precies voor en neem je bepaalde onderdelen van de dienstverlening daadwerkelijk af? Ben je tevreden over de huidige dienstverlener? Kijk hierbij naar zaken als snelheid van handelen, kwaliteit van de dienstverlening, inzet van de bedrijfsarts en bereikbaarheid. Maak ook een analyse van de resultaten van je huidige verzuim- en arbobeleid. Ben je van mening dat het (nog) beter kan?
Bepaal je wensen en eisen
Zet op papier wat je verwacht van de samenwerking met een arbodienst en welke eisen je daaraan stelt: op welke manier wil je geadviseerd worden, hoe vindt terugkoppeling plaats? Wat is de rol van de leidinggevende in het verzuimproces? Wat wil je zelf doen (voer je de regie?) en wat wil je uitbesteden aan de dienstverlener? Van belang is verder dat een dienstverlener zich verdiept in jouw bedrijf, kennis heeft van de branche en commitment toont aan het verzuimbeleid van jouw bedrijf.
Gebruik je verzuimprotocol
Hanteer bij het bepalen van jouw wensen en eisen je verzuimprotocol, het beleidsdocument waarin je verzuimbeleid is vastgelegd. Heb je het al op papier staan? Dit document is de basis voor de vragen die je stelt aan de mogelijke partner. Zoals welke deskundigen je nodig hebt: een verzuimconsulent, een bedrijfsarts, een arbeidsdeskundige, een bedrijfspsycholoog of fysiotherapeut.
Oriëntatie
Er zijn meer dan honderd arbodiensten in de markt. Oriënteer je dus goed op de verschillen en de mogelijkheden. Sommige arbodiensten zijn al langer actief, maar kijk ook eens naar wat nieuwe organisaties te bieden hebben.
Vraag offertes aan
Het succes van je gezondheidsbeleid staat of valt met goede verzuimondersteuning. Neem ruim de tijd voor het aanvragen en beoordelen van offertes. Dat is van cruciaal belang om een partij te vinden die optimaal aansluit bij jouw wensen. Samenwerking met een organisatie die precies biedt wat je nodig heeft kan een aanzienlijke kostenbesparing opleveren. Veel bedrijven nemen nog standaardpakketten af, en betalen voor dienstverlening die ze nooit gebruiken. In de offerteaanvraag kijk je naar zaken als tarieven, ondersteuning, kwaliteit en beschikbaarheid van de professionals. Maar ook naar advies, overleg en het gebruik van protocollen.
Nodig potentiële partners uit
Laat twee of drie van de meest veelbelovende partijen langskomen voor een presentatie. Vraag een duidelijke toelichting op de offerte. Komt wat men offreert overeen met de presentatie en de toelichting? Wat zijn de praktijkervaringen? Heeft men zich verdiept in je bedrijf en jouw specifieke wensen? Hoe denkt men doelstellingen te gaan bereiken? Vraag eventueel een schriftelijke bevestiging van de afspraken tijdens de presentatie.
Kies niet meteen de goedkoopste
Ondernemers kiezen vaak de partij die de laagste prijs hanteert. De kwaliteit van de geleverde diensten of de mogelijkheid voor het maken van resultaatafspraken zijn echter veel belangrijker: door een afname van het verzuim met 1% bespaar je ruim € 700,- per medewerker per jaar. Dat is veel meer dan de paar tientjes voordeel bij die ‘goedkope’ arbodienst. Kijk ook goed naar waar je daadwerkelijke probleem ligt. Heb je voornamelijk langdurig verzuim, dan is dit goed voor 80% van de kosten. Een langverzuim dossier kost je al gauw € 100.000, een veelvoud van de kosten van het contract met je dienstverlener. Je bent in dat geval dus beter af bij een arbodienst met een effectieve aanpak van lang verzuim dan bij de dienstverlener waar je een paar tientjes voordeel behaalt.
Contract opstellen
Leg in het contract met de arbodienst vast welke doelstellingen je wil bereiken, en zorg dat dit meetbaar is. Met welk percentage wil je bijvoorbeeld het ziekteverzuim terugdringen? Andere zaken die in een contract kunnen worden opgenomen zijn bonus- en sanctieregelingen voor de arbodienst. Deze afspraken leg je vast in een zogenoemde Service Level Agreement (SLA). Naast de standaard SLA adviseren we je om een aparte SLA vast te leggen met de bedrijfsarts.
