6 mei 2021
in Ziekte

De regels voor jou en je zieke werknemer op een rij

Al doe je nog zo je best, ziekte of arbeidsongeschiktheid zijn nooit helemaal te voorkomen. Leg daarom alle regels en afspraken over verzuim vast in een verzuimprotocol.

Waarom een verzuimprotocol?

Hoe sneller de re-integratie begint, des te sneller een zieke werknemer weer aan de slag kan. Daarom is het van belang dat voor alle betrokkenen duidelijk is wie wanneer wat moet doen. Dat kan door de procedures voor de ziek- en herstelmeldingen en andere afspraken over verzuim vast te leggen in een verzuimprotocol.

Een verzuimprotocol maakt onderdeel uit van het verzuimbeleid en kan ook de basis zijn voor een plan van aanpak of een re-integratieverslag als het verzuim langer lijkt te gaan duren.

Ziekmelding: preventie aan de poort

Als een werknemer zich ziek meldt, hoef je dat niet klakkeloos te accepteren. Met creatieve oplossingen kun je het aantal ziekmeldingen soms eenvoudig reduceren: een administratief medewerker met een voet in het gips kan misschien worden opgehaald en thuisgebracht door een collega of een taxi.

Of misschien kan er een paar uurtjes thuis worden gewerkt? Voor werknemers met een acuut probleem in de thuissituatie bestaat het calamiteitenverlof.

Met ‘doorvragen’ probeer je verzuim te voorkomen, maar ook te verhinderen dat klein verzuim lang gaat duren. Maak dat de werknemer duidelijk, zo voorkom je dat hij jouw voortvarendheid misschien opvat als een teken dat je zijn ziekmelding niet serieus neemt. Bovendien is hij niet verplicht te vertellen wat hij mankeert en wat de oorzaak is van zijn ziekte.

Vragen bij ziekmelding

Je mag de volgende informatie vragen aan je zieke werknemer:

  • waar de werknemer op dat moment is; telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren;
  • welke lopende afspraken en werkzaamheden moeten worden opgepakt/overgenomen;
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (in dat geval moet je de Inspectie SZW inschakelen);
  • of de ziekte te maken heeft met zwangerschap of een orgaandonatie (in dat geval is namelijk de Ziektewet van toepassing en kun je de loondoorbetaling claimen bij het UWV);
  • of er een derde schuld heeft aan het verzuim, bijvoorbeeld door het veroorzaken van een verkeersongeval of sportblessure. Wellicht kun je dan de schade verhalen (regresrecht);
  • of er werkzaamheden zijn die de werknemer eventueel wél kan uitvoeren.

Je mag niet vragen naar de ziekte zelf en de oorzaak. De werknemer is ook niet verplicht hierop te antwoorden als je ernaar vraagt.

Procedure voor ziekmelding

De leidinggevende is de aangewezen persoon om ziekmelding te ‘filteren’, niet een directe collega. Dat is bovendien goed voor de betrokkenheid met je werknemer en de onderlinge verstandhouding.

Je kunt namelijk meteen bespreken welke werkzaamheden er nog liggen en wat er mee gedaan moet worden of wie de taken kan overnemen.

Leg afspraken over verzuim- en herstelmeldingen vast in het verzuimprotocol, dan hoef je niet de discussie aan te gaan op het moment dat het ziek-meld-telefoontje binnenkomt. In zo’n protocol staan bijvoorbeeld afspraken over:

  • het tijdstip van ziekmelding (bijvoorbeeld vóór 9.00 uur);
  • bij wie iemand zich moet ziekmelden (direct leidinggevende of zijn vervanger);
  • wanneer de leidinggevende zelf contact opneemt met de werknemer, als hij de ziekmelding niet zelf heeft aangenomen (bijvoorbeeld voor 12.00 uur);
  • wie verantwoordelijk is voor het doorgeven van de ziekmelding aan de afdeling P&O of de arbodienst;
  • ziekte tijdens vakantie (bijvoorbeeld dat een werknemer die tijdens de vakantie ziek wordt, moet zorgen voor een doktersverklaring).

Overige afspraken verzuimprotocol

Zodra een werknemer zich ziek heeft gemeld, moet de werkgever bepaalde stappen ondernemen in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Zo moet er regelmatig contact worden onderhouden en moet na een aantal weken een plan van aanpak worden opgesteld.

Behalve een procedure voor de ziekmelding bevat het verzuimprotocol dus ook regels over de vervolgstappen, zoals:

  • wie er verantwoordelijk is voor het plan van aanpak, uiterlijk in de achtste week, en voor het bijhouden van een re-integratiedossier;
  • welke re-integratie-inspanningen er worden verwacht van werkgever en werknemer;
  • hoe en hoe vaak de werkgever contact onderhoudt met de zieke werknemer;
  • het beleid rondom ‘verzuimcontrole’;
  • wanneer je passende arbeid moet aanbieden;
  • wanneer re-integratie bij een andere organisatie in gang wordt gezet;
  • wie (en wanneer) een second opinion of deskundigenoordeel kan aanvragen;
  • wanneer de aanvraag voor de wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) wordt ingediend en door wie;
  • welke sancties de werkgever kan opleggen bij overtreding van gedragsregels.

Model verzuimprotocol

Op internet zijn diverse voorbeelden te vinden van verzuimprotocollen, die je kunt aanpassen naar de situatie in je eigen bedrijf. Elk protocol is anders: het een is uitgebreider dan het andere, het een richt zich op de ziekmelding, het andere op de Wet verbetering Poortwachter.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…