Waarom een VoIP telefooncentrale?
Waarom is de opkomst van VoIP niet te stuiten? Daar zijn een aantal redenen voor. Niet in de laatste plaats zijn de kosten simpelweg een stuk lager. Het onderhoud van de fysieke telefooncentrale blijft immers achterwege, in principe kunnen een onbeperkt aantal medewerkers gebruik ervan maken, en de gesprekskosten zijn lager. Daarnaast is VoIP gemakkelijk op- en af te schalen, wat bijvoorbeeld ideaal is voor snelgroeiende- of seizoensgebonden bedrijven. Maar een VoIP telefooncentrale is niet alleen vanwege deze economische voordelen interessant.
Thuiswerken wordt makkelijker
Tijdens de corona crisis werd eens te meer duidelijk dat de mogelijkheid om thuis net zo goed te kunnen werken als op kantoor essentieel is voor elk bedrijf. Met een VoIP telefooncentrale kunnen medewerkers ook vanuit huis met een zakelijk telefoonnummer bellen en daarop gebeld worden. Het zakelijke vaste netnummer kan doorgeschakeld worden naar de mobiele telefoon en voor de beheerder is het mogelijk om op afstand de instellingen aan te passen in een online portal. Er is alleen maar een internetverbinding nodig.
Meer mogelijkheden dan ooit om klanten een betere service te kunnen bieden
Wanneer een klant belt om iets te regelen, dan wil je dat natuurlijk zo goed en zo snel mogelijk faciliteren. Een VoIP telefooncentrale ondersteunt daarbij op verschillende manieren, bijvoorbeeld:
- Een digitaal antwoordapparaat: hiermee kunnen klanten een boodschap achterlaten, wanneer de wachtrij te lang is of wanneer de telefoon tijdelijk even niet opgenomen kan worden
- Een keuzemenu: “Om u beter van dienst te kunnen zijn vragen we u een keuze te maken uit de volgende mogelijkheden”. Wanneer je dit bericht hoort, wordt er gebruikt gemaakt van een keuzemenu. Dit kan helpen om klanten sneller bij de juiste afdeling terecht te laten komen
- Een vooraankondigingstoon: wanneer je meerdere telefoonnummers gebruikt kan het handig zijn om bellers te laten weten met welk nummer nu gebeld wordt
- Een welkomstmelding: Eigenlijk een must have voor een professionele klantenservice. Met een welkomstmelding kunnen klanten op een consistente en professionele wijze welkom geheten worden en kun je een visitekaartje van het bedrijf afgeven
- Een wachtrij: er kan soms een piekbelasting ontstaan wanneer veel klanten tegelijk bellen. Wanneer dat meer klanten zijn dan medewerkers te woord kunnen staan, kun je gebruik maken van een wachtrij. Een professionele manier om klanten – als het echt niet anders kan – even te laten wachten voordat ze alsnog te woord worden gestaan
- Gesprekken opnemen: door gesprekken op te nemen kun je medewerkers trainen om klanten op een steeds betere manier te helpen. Ook kun je op deze manier eventuele contractuele afspraken vastleggen
Altijd bereikbaar met VoIP
Niets is vervelender dan dat je niet bereikbaar bent op het moment dat de klant je nodig hebt. Een VoIP telefoonsysteem verkleint deze kans op een aantal verschillende manieren:
- Een belfilter: Hiermee kun je (tijdelijk) geselecteerde inkomende telefoonnummers blokkeren, zodat je de lijn vrij houdt voor andere nummers
- Direct doorverbinden: Is het callcenter in Nederland gesloten? Geen probleem, binnenkomende oproepen kunnen direct doorverbonden worden naar mobiele telefoons of zelfs naar een callcenter in het buitenland
- Piekverkeer opvang: wanneer je een enorm succesvolle marketing campagne draait kan er een piekbelasting ontstaan. Bij een VoIP centrale is dat geen probleem en wordt het piekverkeer naadloos opgevangen
Hoe kies je voor de beste VoIP oplossing?
Een VoIP telefooncentrale biedt veel mogelijkheden. Maar er zijn ook veel verschillende aanbieders. Hoe weet je zeker dat je voor de beste oplossing kiest? Het is daarbij aan te raden om een prijsvergelijking te maken en te letten op het gebruiksgemak, maar om er ook zeker van te zijn dat alle opties ook in het pakket zitten. Veel VoIP aanbieders hanteren aanvankelijk lage prijzen, maar vervolgens moet er voor extra opties steeds worden bijbetaald.Bij Belfabriek is voor 45 Euro per maand alles inbegrepen, met een onbeperkt aantal gebruikers. Daarmee schaf je hét gebruiksvriendelijke VoIP systeem aan, waarin je zelf de controle over de vele verschillende opties houdt. Daarbij kun je een makkelijk te onthouden 085 nummer aanvragen.
Alle opties die in dit artikel genoemd zijn zitten namelijk standaard in het pakket. Voor kleine zelfstandigen en organisaties die door de Corona crisis omzetverlies hebben opgelopen is bovendien het eerste zakelijke telefoon toestel (een Yealink T-43U t.w.v. 75 Euro) gratis. Deze telefoon kun je aansluiten op de bestaande internetverbinding, en deze zal direct werken bij een goede internetverbinding: dat is pas echt plug & call telefonie.
