24 oktober 2011

Hier moet je aan denken

Starters krijgen zoals elke ondernemer met de Belastingdienst te maken. Regel bij het begin alvast een aantal zaken goed, dan heb je daar later profijt van.

Startende onderneming: aanmelden bij de Belastingdienst
Als je een bedrijf begint, moet je jezelf aanmelden bij de Belastingdienst. Deze stuur je vervolgens het formulier ‘Opgaaf gegevens startende onderneming’ toe. Vul dit binnen twee weken na de start in. Je kunt ook gebruik maken van de gezamelijke inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Btw-nummer
Iedere ondernemer krijgt, na aanmelding, van de Belastingdienst een btw-nummer dat bestaat uit de cijfers van je burgerservicenummer (het vroegere sofinummer) en de code Bo1. Lees ook: Zo ziet een btw-nummer eruit

Dat betekent niet altijd dat je op al je activiteiten btw dient te heffen. Journalisten, artsen, advocaten, kunstenaars en verzekeringsadviseurs en andere beoefenaars van ‘vrije beroepen’ zijn vrijgesteld van btw. Zij hoeven op hun facturen geen btw te rekenen. In dit overzicht zie je of jouw beroep is vrijgesteld.

Wie wel btw-plichtig is, mag btw heffen aan opdrachtgevers en de zelf betaalde btw op zakelijke uitgaven aftrekken van de omzetbelasting. Vraag bij aankopen altijd om een btw-bon met het gespecificeerde btw-bedrag voor je administratie. Voor jouw btw-administratie gelden wettelijke eisen, daar moet je van alles voor bijhouden en bewaren.

Ook met een kleine omzet moet je btw betalen en aan administratieve verplichtingen voldoen – tenzij je gebruikmaakt van de kleine-ondernemersregeling. Je betaalt dan minder en soms zelfs helemaal geen btw, en in het laatste geval kun je zelfs ontheffing van de btw-verplichtingen krijgen. Zo’n ontheffing kun je bij jouw plaatselijke belastingkantoor aanvragen.

Urencriterium
Het maakt de Belastingdienst niet uit of je zes of zestig uur per week werkt aan jouw onderneming. Ook een ondernemer die parttime werkt, wordt serieus genomen als zelfstandige.

Om in aanmerking te komen voor alle aftrekposten is het echter belangrijk om te voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar. Alleen daarmee kom je in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek en dus ook voor de MKB-vrijstelling. In de eerste vijf jaar van het bestaan van jouw bedrijf mag je maximaal drie keer de startersaftrek toepassen. Overleg met jouw accountant in welk jaar dit het meest gunstig is.

Houd wekelijks bij hoeveel uur je in je bedrijf steekt en specificeer ook de werkzaamheden die je in die tijd verricht. Research, administratie, het bouwen van een website, studie, marketing, bellen met klanten, alle activiteiten die met jouw bedrijf te maken hebben, tellen mee.

Let op: Ook als je jouw onderneming pas halverwege het jaar start, geldt het criterium van 1225 uur.

De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)

Let op: de VAR is op 1 mei 2016 vervangen door de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). Lees hier alles over deze wet. 

Opdrachtgevers en klanten zullen vroeg of laat vragen om een VAR-verklaring. Er zijn vier soorten VAR, maar als zelfstandig ondernemer heb je een VAR-WUO (winst uit onderneming) nodig. Het is een bewijs van de Belastingdienst dat je zelfstandig bent als ondernemer en er geen sprake is van een verkapt loondienstverband bij een opdrachtgever. Je moet, in de woorden van de Belastingdienst, ‘ondernemersrisico lopen’.

Een VAR is officieel niet verplicht, maar wel aan te raden. Veel bedrijven willen anders geen zaken met je doen. Zonder VAR kan er sprake zijn van een verkapt loondienstverband en in dat geval moeten zij loonbelating en premies afdragen. Soms weigeren bedrijven facturen van freelancers zonder VAR te betalen, ook als ze daar zelf niet van te voren om hebben gevraagd.

Werk je ook nog in loondienst, dan zal je een VAR-ROW (Resultaat uit Overige Werkzaamheden) krijgen.
Een VAR-verklaring is niet heilig. De Belastingdienst kan een eerder afgegeven VAR-WUO alsnog intrekken als uit de feitelijke situatie blijkt dat je er geen recht op hebt. Andersom geldt ook dat jij bezwaar kan maken als je het niet eens bent met de verkregen VAR.

Een VAR-verklaring is een jaar geldig. Je hoeft niet voor elke opdrachtgever een nieuwe VAR aan te vragen, een kopie voldoet. Verricht jij verschillende soorten werkzaamheden, dan moet je daarvoor wel verschillende VARs aanvragen. Ben je bijvoorbeeld adviseur én fotograaf, dan heb je twee VARs nodig.

Drie opdrachtgevers
Een ondernemer moet jaarlijks werkzaamheden verrichten voor minstens drie opdrachtgevers. Wie minder opdrachtgevers heeft, loopt het risico dat de Belastingdienst hier iets van afhankelijkheid in ziet. Of dat werkelijk zo is hangt af van de feitelijke arbeidsverhouding met een opdrachtgever. Het kan gebeuren dat de Belastingdienst je niet meer als ondernemer ziet. Is dit het geval, dan kun je ook geen aanspraak meer maken op de fiscale faciliteiten (denk aan de zelfstandigenaftrek) van het ondernemerschap.

Het is sowieso niet slim om veel werk voor steeds dezelfde opdrachtgever te doen. Als deze wegvalt, loopt jouw bedrijf serieus risico. Zorg daarom altijd voor een uitgebreide opdrachtenportefeuille. Ook een opdrachtgever voor wie je maar één keer per jaar een klein klusje doet, geldt trouwens als een opdrachtgever.

Een administratie opzetten
Je bent verplicht een degelijke administratie te hanteren die bij de aard van uw bedrijfsactiviteiten past. Zo’n administratie omhelst alle bedrijfsgegevens die je op papier of digitaal vastlegt. Van facturen en offertes en agenda’s tot software en database-bestanden.

Deze administratie vormt de basis voor uw aangiftes. Als deze onvolledig is of niet te controleren is door de Belastingdienst, kan dat vervelende gevolgen hebben. Je bent verplicht om er voor te zorgen dat er voldoende ‘bewijskracht’ is om een controle door de fiscus zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dat betekent dat je een heleboel zakelijke gegevens moet bewaren van de fiscus.

Voor de meeste zakelijke documenten, zowel papieren als digitale versies, gelden dan ook wettelijke bewaartermijnen. Een verkoopadministratie moet u bijvoorbeeld 7 jaar bewaren.

De factuur
Ee goede factuur is belangrijk, het is tenslotte jouw visitekaartje. Het is ook een heel belangrijk document voor de Belastingdienst. Het geeft mogelijkheid tot controle, een factuur geeft immers zekerheid dat de vermelde transactie ook echt heeft plaatsgevonden. Daarom zijn er standaard voorwaarden wat er precies op een factuur moet staan.

Met dank aan Melvin van Jaarsveld, belastingadviseur bij NAHV accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…

Boekhouder
Belastingadviseur
Bezwaar reprorecht
Microfinanciering
Zo werkt een ritregistratie

Lees ook…