In de wolken: met Office 365 of Google Apps?

De programma’s onderscheiden zich onder meer qua werkomgeving van elkaar. Zowel Microsoft als Google hanteert een eigen aanpak. Google kiest voor een functionele interface, zonder overbodige extra’s. Sommige gebruikers vinden het ronduit kaal.

Wie een blik werpt op Office 365, herkent direct de uitstraling van Microsoft Office. Dat is prettig als u al gewend bent met dit kantoorpakket te werken. Microsoft heeft deze lijn ook doorgevoerd in het hieronder besproken Office Web Apps: ook hierin zijn herkenbare Office-elementen (zoals het ‘lint’) aanwezig.

Koppeling met lokale programma’s

Microsoft koppelt Office 365 aan lokale Office-programma’s. U kunt Office 365 bijvoorbeeld koppelen aan Outlook, en daarmee uw e-mail, afspraken en contactpersonen beheren.
Apart kunt u het programma Microsoft Lync installeren, weaardoor u met collega’s kunt communiceren via chat, audio en video. Lync is zowel voor Windows als voor Mac OS beschikbaar.

Hebt u nog geen Office-programma’s, dan kunt u deze tegelijk met Office 365 aanschaffen. Voor € 22,75 per maand (inclusief  licentie) krijgt u Office Professional Plus.

Google kiest voor een online strategie, waarbij alle functies via de browser toegankelijk zijn. In de praktijk werkt dit erg prettig, vooral omdat de functionaliteit van de online programma’s (zoals Google Docs) flink overeenkomt met lokale Office-programma’s.

Office Web Apps

Terug naar Office 365. Tegelijk met Office 365 introduceerde Microsoft de Office Web Apps. Dit zijn gratis online versies van Excel, PowerPoint, Word en OneNote. U gebruikt de Office Web Apps in uw browser. In theorie hebt u hiermee de ‘lokale versies’ van Office minder vaak nodig.

In theorie…..in de praktijk lopen we binnen de Office Web Apps al vlot tegen functionele beperkingen aan. Voor het serieuze werk maakt u alsnog gebruik van de vertrouwde programma’s, terwijl u voor het snelle aanpaswerk prima vooruit kunt met de Office Web Apps.

Overstappen

Opvallend is dat Google veel aandacht heeft besteed aan het vergemakkelijken van een overstap van een bestaande Microsoft-omgeving naar Google Apps. Zo is er een Migration Tool beschikbaar, waarmee u uw bestaande e-mail, contactpersonen en afspraken vanuit Microsoft Exchange naar de Google-omgeving overbrengt. Een handige extra, die we nog niet aan de kant van Microsoft hebben gezien.

Tarieven

Niet onbelangrijk: wat betaalt u voor het gebruik van de online diensten? Google Apps is beschikbaar vanaf € 4,00 per gebruiker per maand. Bij Office 365 betaalt u vanaf € 5,25 per gebruiker per maand. Belangrijk hierbij is dat het gaat om vanaf-prijzen, wilt u meer opties (zoals bij Office 365 een licentie op Office zelf, of bij Google Apps uitbreiding met extra applicaties), dan betaalt u meer. Beide aanbieders geven tekst en uitleg op hun websites (zie kader ‘Interessante bronnen’).

Conclusie

Of u nu kiest voor Office 365 of Google Apps: bepaal eerst voor welke toepassingen u de clouddienst wilt gebruiken. Hebt u dit inzichtelijk, dan doet u er verstandig aan om beide aanbieders een tijdje te proberen en de losse diensten met elkaar te vergelijken.

Office 365, zowel als Google Apps biedt u een evaluatieperiode. U kunt dan zelf gebruiksgemak en functies uitproberen en zelf bepalen welke programma het beste aansluit bij de wensen van uw bedrijf.

Tip! 

Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeldeen beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.