Voorkom onnodige misverstanden over verzonden mail

Outlook stelt tijdens het typen automatisch mailadressen voor. Vaak erg handig, maar niet als het om een e-mailadres gaat dat je niet meer nodig hebt. En helaas heeft Outlook de neiging om de oudste mailadressen als eerste te suggereren. Lees hier hoe je zo'n adres verwijdert.

Inhoudsopgave

Outlook heeft een handige functie waarbij het e-mailadressen voorstelt zodra je een naam in het adresveld toetst. Het probleem is dat deze e-mailadressen ook worden voorgesteld wanneer een adres niet meer wordt gebruikt. Het oud e-mailadres uit het automatisch geheugen blijft dus staan.

Hieronder legt De Zaak uit hoe je een dergelijk oud e-mailadres uit het automatisch geheugen verwijderd. (Deze tip is van toepassing op Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010)

Werkwijze

•    Maak een nieuw >> e-mailbericht
•    Klik op het witte vlak naast de knop >> Aan
•    Type de eerste letter van het e-mailadres
•    In ons voorbeeld zijn er twee e-mailadressen die met een e beginnen. Erik heeft een nieuwe baan en werkt nu bij Easy Learning. Het oude adres kan dus eruit, want je wilt niet per ongeluk een mail naar zijn oude werkmail sturen. Die ontvangt hij ook niet meer.
•    Selecteer met de pijltjestoetsen het adres dat niet meer geldig is en druk op de knop >> Delete
•    Het adres is verdwenen
•    Wanneer vervolgens een nieuwe mail wordt gemaakt en de letter e wordt ingetoetst, verschijnt alleen het nieuwe adres.

Voorkomen is beter dan genezen

Door met contactpersonen te werken, leg je het juiste e-mailadres vast. Klik bij een e-mailbericht op de knop >> Aan en kies de juiste contactpersoon.

Handig als iemand van baan is veranderd, maar ook als iemand privé een nieuw mailadres gebruikt.

Wanneer niet handig

Let er goed op dat iemand meerdere geldige adressen kan hebben. Gooi dus alleen weg als het zeker is dat het bewuste mailadres niet meer bestaat.

Doordat de geschiedenis van de e-mailadressen per gebruiker wordt opgeslagen, kun je hiermee niet de adressen centraal beheren. Het is daarom handig voor bedrijven om een exchange server met een centraal adresboek te gebruiken.

Cursus: Koop of verkoop een bedrijf succesvol
Ben je betrokken bij de koop of verkoop van een bedrijf? Volg de cursus Actief in Overnames. Ontvang tips en maak de beste deal. Zorg dat jouw overname een succes wordt.
Financiering zonder businessplan of papierwinkel?
Wil je investeren of juist tekorten oplossen? Bereken online binnen 15 minuten wat je financieringsopties zijn en tegen welke voorwaarden. Simpel, snel en zonder gedoe.
Lees ook…
Je werkt in Excel met verschillende werkbladen, print en ontdekt dat één kolom net op de tweede pagina wordt afgedrukt. Niets aan te doen? Jawel…
Ineens zit je met een probleem: je Windows-toetsenbord geeft verkeerde tekens. Zeker in de drukke periodes is het ontzettend vervelend wanneer je een…
i.s.m.
Tijdens corona leek de hele wereld stil te staan. Toch zijn er juist enorme stappen gezet als je kijkt naar de technologische ontwikkelingen. Maar wat…