Steeds meer bedrijven stappen over op Office 365. Veel van hen lijken te denken dat Microsoft daarbij alles voor hun regelt, inclusief het naar de cloud overzetten van al hun bestanden. Dus ook de PST-bestanden. Toen we een aantal van deze bedrijven vroegen naar de migratie van deze PST-bestanden, luidde het antwoord: daar hebben we PST Capture voor. Het werd echter stil nadat we uitlegden hoe PST Capture echt werkt. Het besef van rondslingerende PST-bestanden volgde. En rondslingerende PST-bestanden vormen een probleem voor iedere organisatie.

PST-bestanden overzetten gaat niet vanzelf

PST-bestanden zijn kopieën van e-mailberichten, agenda-items en andere berichten die door
verschillende toepassingen van Microsoft als back-up worden gebruikt. Met de introductie van Exchange 2010 stapte Microsoft af van automatisch archiveren en PST-bestanden. Microsoft verwierf een eenvoudige tool voor de migratie van PST-bestanden en bracht dit uit onder de naam PST Capture. Deze tool is gratis, maar wordt helaas niet door Microsoft ondersteund.
PST Capture is in staat om op beperkte schaal PST-bestanden over te zetten naar de cloud, maar is verre van een krachtige, geautomatiseerde oplossing. De tool moet op elke computer waarop zich PST-bestanden kunnen bevinden geïnstalleerd worden en er moeten nog steeds beleidsregels worden gedefinieerd. Ook kan het opsporen en overzetten van PST-bestanden veel tijd in beslag nemen. Het is dus niet iets wat op de achtergrond gebeurd of automatisch door Microsoft gedaan wordt tijdens de migratie naar Office 365.

Misschien verdwijnt het probleem vanzelf?

Sommige bedrijven denken dat de informatie die in oudere PST-bestanden besloten ligt, weinig of geen zakelijke waarde heeft. Niemand vraagt nog naar deze bestanden en als niemand ze nodig heeft, waarom zou je ze dan niet laten waar ze zijn?

Verlies de risico’s niet uit het oog

Het probleem dat bedrijven onder ogen moeten zien, is dat er juridische risico’s en aansprakelijkheid gepaard gaan met alle onbeheerde informatie die in PST-bestanden besloten ligt.

Zo zouden bedrijven te maken kunnen krijgen met bijvoorbeeld e-discovery als gevolg van een rechtszaak, fusie, overname of een due diligence-onderzoek. In deze gevallen gaat het om het doorzoeken van grote hoeveelheden elektronische data, zoals e-mails, tekstdocumenten, agenda’s, webpagina’s, spreadsheets enzovoorts.

E-discovery

E-discovery-verzoeken hebben steevast betrekking op gebeurtenissen uit het verleden, in sommige gevallen van jaren terug. De informatie waar om wordt gevraagd ligt dus vaak opgeslagen in PST-bestanden in plaats van live mailboxen of Exchange-archieven.

Veel procederende partijen weten dat PST-bestanden een rijkdom aan relevante informatie bevatten. Zij zijn er dan ook niet vies van om in hun informatieverzoek naar PST-bestanden te vragen.

Hier geldt het principe: ‘als er gegevens bestaan, dan zijn ze vindbaar’, ook als er genoeg juridische en legitieme redenen waarom deze gegevens al jaren geleden hadden moeten worden gewist.

De PST-bestanden die achterblijven wanneer je overstapt naar Office 365 groeien daarmee uit tot een prangend probleem. Als je over PST-bestanden beschikt op locaties die niet onder het centrale beheer van je ICT-afdeling staan, betekent het dat deze bestanden buiten de interne back-up- en bewaarprocedures vallen.
Dit kan in strijd zijn met de eisen van de wet- en regelgeving. En als een bedrijf in het kader van een onderzoek e-discovery moet uitvoeren, staat het voor de vrijwel onmogelijke taak om te achterhalen waar deze bestanden zich precies bevinden en welke informatie ze bevatten.

Is er een eenvoudige oplossing voor het probleem rond PST-bestanden?

Het beste antwoord op achterblijvende PST-bestanden is om gebruik te maken van een speciale tool voor PST-migratie. Er zijn verschillende PST tools beschikbaar die je volledige ICT-omgeving kunnen scannen op de aanwezigheid PST-bestanden, ook op minder voor de hand liggende locaties, zoals het bureaublad van gebruikers of netwerk shares.

Daarnaast kunnen ze vaak ook automatisch de identiteit van de eigenaar van elk PST-bestand achterhalen en kan je zelf beleidsregels instellen voor het overzetten van bestanden. Ten slotte is het belangrijk om een tool te kiezen die in staat is om bestanden – na verwerking van de inhoud – automatisch te verwijderen.

Ga er niet zomaar van uit dat PST-bestanden voor je worden beheerd

Als je een probleem ondervindt met PST-bestanden of denkt dat je daarmee te maken zou kunnen krijgen, is het belangrijk dat je voor jezelf de juiste vragen stelt. Ga er niet van uit dat iemand zich over deze bestanden ontfermt tijdens je migratie naar de cloud. En als je al naar de cloud bent overgestapt, zou je je moeten afvragen of je niets bent vergeten. Een ongeluk zit immers in een klein hoekje.
Cursus: Koop of verkoop een bedrijf succesvol
Ben je betrokken bij de koop of verkoop van een bedrijf? Volg de cursus Actief in Overnames. Ontvang tips en maak de beste deal. Zorg dat jouw overname een succes wordt.
Hoe ver ben jij met automatiseren?
Het MKB is vaak (te) veel tijd kwijt aan administratieve taken en mist actueel inzicht. Wat is jouw automatiseringsbehoefte? Ontvang direct jouw resultaten.
Lees ook…
Het beheer van een website kost aardig wat tijd, hoofdbrekens en – wanneer je het hebt uitbesteed – ook nog geld. Met een content management systeem…
Vergoedingen en verstrekkingen voor telefoon, internet en computers zijn volledig vrijgesteld, als er voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium….
Outlook stelt tijdens het typen automatisch mailadressen voor. Vaak erg handig, maar niet als het om een e-mailadres gaat dat je niet meer nodig hebt….