PST-bestanden overzetten gaat niet vanzelf
verschillende toepassingen van Microsoft als back-up worden gebruikt. Met de introductie van Exchange 2010 stapte Microsoft af van automatisch archiveren en PST-bestanden. Microsoft verwierf een eenvoudige tool voor de migratie van PST-bestanden en bracht dit uit onder de naam PST Capture. Deze tool is gratis, maar wordt helaas niet door Microsoft ondersteund.
PST Capture is in staat om op beperkte schaal PST-bestanden over te zetten naar de cloud, maar is verre van een krachtige, geautomatiseerde oplossing. De tool moet op elke computer waarop zich PST-bestanden kunnen bevinden geïnstalleerd worden en er moeten nog steeds beleidsregels worden gedefinieerd. Ook kan het opsporen en overzetten van PST-bestanden veel tijd in beslag nemen. Het is dus niet iets wat op de achtergrond gebeurd of automatisch door Microsoft gedaan wordt tijdens de migratie naar Office 365.
Misschien verdwijnt het probleem vanzelf?
Verlies de risico’s niet uit het oog
Zo zouden bedrijven te maken kunnen krijgen met bijvoorbeeld e-discovery als gevolg van een rechtszaak, fusie, overname of een due diligence-onderzoek. In deze gevallen gaat het om het doorzoeken van grote hoeveelheden elektronische data, zoals e-mails, tekstdocumenten, agenda’s, webpagina’s, spreadsheets enzovoorts.
E-discovery
Veel procederende partijen weten dat PST-bestanden een rijkdom aan relevante informatie bevatten. Zij zijn er dan ook niet vies van om in hun informatieverzoek naar PST-bestanden te vragen.
Hier geldt het principe: ‘als er gegevens bestaan, dan zijn ze vindbaar’, ook als er genoeg juridische en legitieme redenen waarom deze gegevens al jaren geleden hadden moeten worden gewist.
De PST-bestanden die achterblijven wanneer je overstapt naar Office 365 groeien daarmee uit tot een prangend probleem. Als je over PST-bestanden beschikt op locaties die niet onder het centrale beheer van je ICT-afdeling staan, betekent het dat deze bestanden buiten de interne back-up- en bewaarprocedures vallen.
Dit kan in strijd zijn met de eisen van de wet- en regelgeving. En als een bedrijf in het kader van een onderzoek e-discovery moet uitvoeren, staat het voor de vrijwel onmogelijke taak om te achterhalen waar deze bestanden zich precies bevinden en welke informatie ze bevatten.
Is er een eenvoudige oplossing voor het probleem rond PST-bestanden?
Daarnaast kunnen ze vaak ook automatisch de identiteit van de eigenaar van elk PST-bestand achterhalen en kan je zelf beleidsregels instellen voor het overzetten van bestanden. Ten slotte is het belangrijk om een tool te kiezen die in staat is om bestanden – na verwerking van de inhoud – automatisch te verwijderen.