Zo beheert u uw e-mail

Door redactie De Zaak

E-mail neemt een steeds belangrijker plaats in bij de dagelijkse communicatie. En dus zal ook het beheer ervan meer tijd in beslag gaan nemen. De gemiddelde PC-gebruiker heeft nu al anderhalf uur per dag nodig om zijn of haar e-mail te ordenen. Door e-mailbeheer kan die kostbare productietijd aanmerkelijk efficiënter worden gebruikt.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Hoe groot is een groot bestand?
Het nut van archiveren
Regels maken het beheer makkelijker
Maak een zoekmap
Tips

Hoe groot is een groot bestand?

Een gemiddelde e-mail is ongeveer 30 kB (kilobyte) groot, vergelijkbaar met een pagina tekst (A4). Harde schijven hebben tegenwoordig een capaciteit van minimaal 20 Gb (Gigabyte), vergelijkbaar met 20 encyclopedieën van duizenden pagina’s.
Een e-mail van 30 kB mag u dus gerust ‘klein’ noemen. Maar de gemiddelde grootte van het document verschilt natuurlijk van bedrijf tot bedrijf. Zo zullen grafische bedrijven bijvoorbeeld e-mails van een veel grotere omvang versturen en ontvangen.

Werkt u binnen uw bedrijf op een eigen computernetwerk, dan heeft de systeembeheerder zeer waarschijnlijk al een beperking toegekend aan zowel de grootte van de door u te ontvangen berichten én aan de omvang van uw postvak (mailbox).

Op de menubalk kunt u bij het item Beeld aangeven hoe uw berichten moeten worden gerangschikt. Wilt u erachter komen hoe groot de berichten zijn die u ontvangt, kunt u ze bijvoorbeeld laten rangschikken op grootte. U kunt ook een kolom toevoegen aan uw postvak waarin altijd de grootte van e-mailberichten wordt getoond.

Outlook biedt u de mogelijkheid uw bericht in drie verschillende formaten te versturen (en ontvangen):

platte tekst Neemt de minste ruimte in beslag, maar biedt u geen mogelijkheid tot vormgeving van uw tekst (zoals vet, cursief of onderstreept).
RTF (rich text format)Tekststandaard die vooral gebruikt wordt bij de communicatie tussen Apple PC’s en PC’s met Windows. Beide partijen kunnen het bericht lezen, zonder dat er een conversieslag over heen gaat.
HTML (Hypertext Markup Language)Taal die wordt gebruikt om tekst op het wereldwijde web op een geordende manier weer te kunnen geven. Neemt veel ruimte in beslag.

Het nut van archiveren

Archiveren heeft drie voordelen:

historische verslaglegging – berichten archiveren helpt u bij het herinneren van gebeurtenissen, projecten en onderhanden werk;
ruimtebesparing – archiveren maakt gebruik van compressie, waardoor schijfruimte wordt bespaard;
overzicht – alleen de meest actuele berichten staan in Postvak IN en dat bevordert het overzicht én effectiever werken.

U kunt automatisch of handmatig archiveren:

Het voordeel van AutoArchiveren is dat u een planning kunt maken. Bovendien kunt u meerdere mappen tegelijkertijd archiveren op van te voren aangegeven tijden. Deze functionaliteit staat standaard al ingeschakeld. Wellicht herinnert u zich een dialoogvenster met de vraag ‘Wilt u nu verouderde items autoarchiveren?’

Wat AutoArchiveren zo bijzonder maakt, is dat het ook bestanden kan verwijderen. Wilt u per se alles bewaren, dan moet u de instellingen van AutoArchiveren aanpassen. Klik op de menubalk onder Extra op Opties, klik op Overige en vervolgens op AutoArchiveren.

Door handmatig te archiveren kunt u gemakkelijker zelf bepalen wat en wanneer er wordt gearchiveerd. Let op: informatie die u opslaat in een archiefbestand op uw eigen computer, kunt u alleen lezen op die computer.

TIP: Maak een bestand met persoonlijke mappen (.pst)

U kunt een Persoonlijke Mappen bestand aanmaken wanneer u de omvang van uw postvak wilt verminderen door bepaalde berichten op uw eigen computer op te slaan. Bijvoorbeeld alle berichten over een bepaald project of van een bepaald persoon.

Wanneer u berichten verplaatst naar een .pst, kunt u ze op elke gewenste manier ordenen. Dat wil zeggen, een .pst stelt u in staat unieke lokale mappen te maken (u kunt berichten plaatsen waar u wilt). Daarentegen zullen gearchiveerde berichten altijd de structuur van uw postvak vertonen.

Zo maakt u een Persoonlijke Mappen bestand:
1. Klik in het menu Bestand op Nieuw
2. Selecteer Outlook gegevensbestand
3. Selecteer Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst) en klik OK
4. Nadat u de map een naam heeft gegeven, kunt u er bestanden in plaatsen. De map wordt opgenomen in de mappenlijst.

Regels maken het beheer makkelijker

Ongetwijfeld ontvangt u regelmatig verslagen, rapporten en nieuwsbrieven waarvoor u zich heeft aangemeld. Maar u bent lang niet altijd in de gelegenheid om al die berichten op het moment van ontvangst te lezen. Het zou mooi zijn als die berichten automatisch ergens geplaatst zouden worden, waar u ze op een geschikt tijdstip kunt lezen.

Dat kunt u realiseren met regels. Door bepaalde regels op te geven, worden berichten bij ontvangst automatisch in een door u aangegeven map geplaatst. De meest eenvoudige manier is om zo’n bericht te selecteren en aan Outlook op te geven wat ermee moet gebeuren. U doet dat als volgt:

Klik met uw rechtermuisknop op het bericht en klik in het verschenen menu op ‘Regel maken’. Er verschijnt een dialoogvenster met checkboxen die al de gegevens bevatten van het door u geselecteerde bericht.
Vink de E-mail naar map verplaatsen checkbox aan.
Klik op een reeds door u aangemaakte map of maak een nieuwe map aan (klik dan op Nieuw in het menu Bestand).
Wilt u dat de bewuste regel nog meer voorwaarden of uitzonderingen bevat, klik dan op Geavanceerde opties. Het scherm Wizard Regels verschijnt en wijst verder voor zichzelf.

Om de regel meteen te testen, vinkt u de checkbox op de laatste pagina aan: Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in uw Postvak IN. Als het goed is, zijn alle berichten waarop de regel van toepassing is vanuit uw Postvak IN naar de nieuwe map verplaatst. Controleer het voor de zekerheid door de nieuwe map te bekijken.

Zo kunt u regels op meer manieren gebruiken om uw Postvak IN schoon te houden.

Mooie e-mail is zware e-mail

Gebruikt u HTML (de standaard opmaakvorm voor pagina’s op het web) voor uw e-mail berichten, dan kunt u de omvang ervan verminderen door ze te versturen als gefilterde HTML.

Selecteer
Extra op de menubalk, klik op
Opties en daarna op het tabblad
Algemeen.

Klik
E-mail Opties, en daarna op het tabblad
Algemeen.

In de afdeling
HTML filter opties, klikt u op Gemiddeld of Hoog om de bestandsgrootte van het bericht te verminderen.

Let op: wilt u het bericht later nog bewerken in Microsoft Word, dan valt het bovenstaande niet aan te raden.

Maak een Zoekmap

Praktisch elk e-mail programma stelt u in staat berichten met prioriteit te versturen. In Outlook krijgen berichten met een hoge prioriteit een uitroepteken als icoon mee. Berichten met een lage prioriteit krijgen een neerwaartse pijl als icoon mee. Door Zoekmappen te gebruiken kunt u alle berichten met een hoge of lage prioriteit snel terug vinden, ongeacht de map waarin ze zich bevinden.

Zo maakt u een Zoekmap voor alle berichten met hoge prioriteit:

In het Menu Bestand, kiest u Nieuw en klik daarna op Zoekmap.
Onder Selecteer een Zoekmap, in het Email lezen veld, kiest u bijvoorbeeld Belangrijke e-mail.
In de E-mail zoeken in… lijst, kiest u het Outlook gegevensbestand waarvan de Zoekmap gebruik moet gaan maken.

Let op: Zoekmappen zijn gebonden aan één specifiek postvak van Microsoft Exchange Server (zoals Postvak IN)of een persoonlijke mappen bestand (.pst).

De Zoekmap wordt getoond in het vertrouwde navigatiescherm met de boomstructuur van al uw postmappen.
Het verschil tussen een Zoekmap en een Regel maken is dat een Regel een blijvende actie onderneemt – bijvoorbeeld: het verplaatsen van berichten van uw Postvak IN naar een persoonlijke map.
Een Zoekmap laat u berichten zien in een aparte groepering, zonder dat het bericht van plaats veranderd.

N.B. Heeft u eenmaal een bepaalde Zoekmap aangemaakt, dan zullen nieuwe berichten er automatisch aan toegevoegd worden – mits ze aan de door u gestelde voorwaarden voldoen. M.a.w. de map houdt zichzelf altijd up-to-date!

Voorbeeld: U zoekt een e-mail bericht dat u alweer een paar weken geleden heeft ontvangen en dat hoge prioriteit had. U bent alleen de exacte datum vergeten en weet ook niet meer in welke map het staat. In de Zoekmap Belangrijke e-mail vindt u het bericht zo terug!

TIPS

Maak uw map Verwijderde berichten leeg
Elke keer wanneer u een e-mail bericht verwijdert, komt het in de map Verwijderde items. Die map barst al gauw uit zijn voegen, dus moet u hem regelmatig opschonen.
U kunt Outlook opdracht geven alle berichten in de map Verwijderde items permanent de verwijderen. In het Extra menu klikt u op Opties en vervolgens op het tabblad Overige. Daarna vinkt u de checkbox aan bij ‘Leeg de Verwijderde items map bij het afsluiten’.
Bewaar bijlagen buiten uw postvak
Bijlagen kunnen enorm veel ruimte in beslag nemen. Meestal is het niet nodig ze te bewaren in uw postvak. Kies voor Bewaar Bijlage in het menu Bestand en sla de bijlage op in een map op uw harde schijf.
Daarna kunt u het bericht verwijderen (wanneer u dat niet meer nodig heeft) of rechtsklik op het icoon van de bijlage en klik op verwijderen (wanneer u het bericht niet wilt verwijderen, maar wel de bijlage).
Let op: zorg dat u de map, die u voor het bewaren van bijlagen gebruikt, ook later nog kunt terugvinden. Geef hem een unieke naam (bijvoorbeeld: Bijlagen of Projecten).
Archiveer Verzonden items regelmatig
Berichten bewaren die u zelf heeft verzonden is natuurlijk een goede manier om te onthouden wanneer u wat aan wie hebt gestuurd. Maar u hoeft ze niet in uw postvak te bewaren (waar ze automatisch worden opgeslagen, tenzij u ze archiveert).
Om ze te archiveren, rechtsklikt u op de map Verzonden items, klik op Eigenschappen en selecteer het tabblad AutoArchiveren.
Geen antwoord is het beste antwoord
Reageer nooit op zogenoemde junkmail (u weet wel, de berichten waarin u allerlei pillen en sexuele fata morgana’s worden aangeboden). Klik vooral nooit op de volgende tekst in dergelijke berichten: ‘Klik hier om uw e-mail adres te verwijderen van onze verzendlijst’.
Reageert u wel, dan bevestigt u uw bestaan en is de kans groot dat u nog meer van dergelijke ongevraagde berichten krijgt.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Pensioen Quickscan 2024

Bouw jij al op een slimme manier je pensioen op? Check nu in 2 minuten welke van de 8 pensioenopties voor jou een zorgeloze oude dag oplevert, met maximaal rendement én inzet van al je belastingvoordeel.