- Wat staat er in een licentie?
- Verschillende soorten licenties
- Welke documenten moet u bewaren?
- Stappenplan voor site- en internetgebruik
- Tips
Wat staat er in een licentie?
Misschien realiseert u het zich niet, maar de software waar u dagelijks gebruik van maakt, is het product van een creatieve geest. Een softwarelicentie geeft u formele toestemming voor installatie en gebruik ervan.
Denk niet dat u ervan af bent, wanneer u het document van de transactie ondertekent. Lees het aandachtig door om te weten waar u recht op heeft en of er geen ‘onzin’ in staat. In een licentieovereenkomst staan doorgaans de volgende zaken:
- Definitie van het product;
- Bepalingen die u moet accepteren;
- Bepaalde vormen van garantie.
In uitgebreide licentieovereenkomsten staan mogelijk ook invoeringsschema’s, vertrouwelijkheidsclausules en betalingsovereenkomsten.
Verschillende soorten licenties
Licenties vallen grofweg te onderscheiden in twee soorten: de licentie voor een ‘enkele gebruiker’ en die voor ‘meerdere gebruikers’. De laatste is beter bekend als ‘volumelicentie’.
De ‘enkele’ licentie wordt meestal voor eindgebruikers genoemd. Het gaat dan om volledige producten, zoals die in winkels worden aangeschaft. De verpakking bestaat meestal uit de software, een registratiekaart en mogelijk een handleiding. Een gedrukte licentieovereenkomst komt bij dit soort producten zelden voor. Hieronder worden de twee meest voorkomende licentievormen beschreven.
Volumelicentie
Een volumelicentie wordt net als een licentie voor meerdere gebruikers na onderhandeling gekocht. Vervolgens wordt een licentie gegeven in de vorm van een gedrukte overeenkomst. Volumelicenties zijn er vanaf twee tot een oneindig aantal exemplaren.
Licentie per werkplek/server
Dit zijn licenties waarmee een maximum aantal toegestane gebruikers op een bepaalde tijd toegang heeft tot de server. Voor licenties per werkplek is meestal een toegangslicentie vereist voor elk apparaat met toegang tot de server.
Welke documenten moet u bewaren?
Gooi de aankoopbon van de door u aangeschafte software niet weg. Het kan voorkomen dat u gevraagd wordt om te bewijzen dat alle software binnen uw bedrijf geldig is. Kunt u dat niet aantonen, dan loopt u het risico van een rechtszaak en moet u of uw bedrijf mogelijk nieuwe licenties kopen.
Dit moet u ook bewaren:
- Originele CD-ROM’s en/of DVD’s;
- Licentiedocument (meestal ‘licentie-overeenkomst met eindgebruiker’ genoemd of ‘End-User Licence Agreement of EULA’);
- Certificaat van echtheid (certificate of authenticity);
- Handleidingen en overige documentatie;
- Gedrukte exemplaren van licentieovereenkomsten die online zijn afgesloten.
Stappenplan voor site- en internetgebruik
- Investeer in kennis over softwarelicenties en het beheer ervan.
- Formuleer een duidelijk beleid en duidelijke procedures voor softwarebeheer en -gebruik. Denk hierbij aan het wel/niet toestaan van downloads, procedures voor het aanmelden van benodigde nieuwe software bij de verantwoordelijke persoon, etc.
- Inventariseer de aanwezige hard- en software.
- Vergelijk geïnstalleerde software met de aanwezige licenties en breng ze met elkaar in
overeenstemming; verwijder software die niet voor bedrijfsdoeleinden wordt gebruikt en schaf alsnog licenties aan voor software die illegaal blijkt te worden gebruikt. - Zet een nauwkeurige boekhouding op voor hardware, software en licentieregistraties. Onderhoud deze, bijvoorbeeld door middel van maandelijkse steekproeven, gebruikerscontroles en een jaarlijkse volledige audit.
Tips
- Zet een goed beheerprogramma op voor uw software. Het is dan voor uzelf ook makkelijker om de softwarelicenties bij te houden.
- Wijs een medewerker aan voor het beheer van de software.
- Bespaar door gebruik te maken van zogenoemde webbased software (zoals online boekhouden).
- Klinkt het te mooi om waar te zijn, ga er dan gerust vanuit dat het dat ook is.
