Inhoudsopgave
1. Let op de verbruikskosten
Hoeveel geld u uiteindelijk op jaarbasis uitgeeft aan printen, wordt niet bepaald door de aanschafprijs van de printer, maar de verbruikskosten ervan. Het kan slim zijn om een iets duurdere printer aan te schaffen waarvan de bijgeleverde toner veel langer meegaat. Als de toner op is, kan het interessant zijn om in plaats van de originele, een goedkopere aan te schaffen. Hierdoor kan je al snel besparen op printkosten.
2. Print dubbelzijdig
Het is zonde van het papier als u een document print waarbij een of twee regels tekst op een tweede pagina worden afgedrukt. Die hadden makkelijk op de achterkant kunnen staan van het A4tje dat als eerste uit de printer rolde.
3. Druk niet onnodig in kleur af
Een kleurenprintje op een A4 is gemiddeld negen cent duurder dan een afdruk in zwart/wit op hetzelfde formaat. Is het echt nodig om een document, bijvoorbeeld een memo voor intern overleg, in kleur af te drukken?
4. Test eerst in zwart/wit
Moet u een groot aantal documenten in kleur afdrukken, zoals het jaarverslag dat naar externe relaties wordt gestuurd? Druk er dan eerst een af in zwart/wit voor een laatste controle en print dan pas alle exemplaren in de gewenste opmaak.
5. Weet wie wat print
Om te kunnen bepalen of, en hoeveel u op printkosten kunt besparen, moet u eerst weten wat er precies wordt afgedrukt, op welke manier en door wie. Daar bestaat speciale software voor, die door printerfabrikanten kan worden meegeleverd bij een printer. Door per gebruiker bij te houden wat er wordt afgedrukt, kunt u ongewenst printgedrag voorkomen, zoals te veel afdrukken maken voor privégebruik.
6. Inlogcode voor printer
Gebruik een inlogcode, die na het geven van een printopdracht op de pc, bij de printer moet worden ingevoerd. Pas na het invoeren van deze code wordt de printopdracht daadwerkelijk uitgevoerd. Hiermee voorkomt u dat documenten onnodig worden afgedrukt, bijvoorbeeld als een collega er al kopietjes van had gemaakt. Bijkomend voordeel: documenten kunnen niet kwijtraken doordat ze door iemand anders van de printer zijn gehaald.
7. Gebruik een slimme printer
Het komt vaak voor dat bepaalde handelingen steeds opnieuw en handmatig worden gedaan. Denk aan het toevoegen van betalingsvoorwaarden op de achterkant van een offerte of een contract. Als u dit vergeet, moet u weer een nieuwe print maken. Met een zogenoemde slimme – of multifunctionele – printer voorkomt u dit.
Dergelijke printers hebben software die ze als het ware intelligent maakt. Met een druk op de knop in bijvoorbeeld Word weet de printer wat voor soort document er moet worden afgedrukt en op welke manier. Gaat het om een document dat alleen voor intern overleg is bedoeld? Dan wordt het standaard in zwart/wit en dubbelzijdig afgedrukt.
8. Nooit meer zonder inkt
Een printer die met je meedenkt en ervoor zorgt dat de inkt patronen nooit leeg zijn. De printer geeft door wanneer de inkt patronen een laag niveau bereiken en bestelt automatisch nieuwe, zonder dat er naar omgekeken hoeft te worden. Dit bespaart tijd én geld. Kijk bijvoobeeld eens naar HP Instant Ink.
Lees ook:
– Print altijd alles op één pagina in Excel »
– Bespaar 25% op briefpapier »
