Werk je met verschillende mensen aan een project? Met een actielijst in Excel voorkom je onduidelijkheid over wie waar mee bezig is.

Deze tip is van toepassing op:

·         Microsoft Excel 2010

Actielijst in Excel

Je werkt aan een project en hebt daar verschillende vergaderingen over. Na een tijdje heerst er onduidelijkheid over wie waar mee bezig is, of wat er al gedaan is.

Door een actielijst te gebruiken – die elke keer wordt bijgewerkt – behoort die spraakverwarring tot het verleden en verlopen vergaderingen aanmerkelijk soepeler.

Hier moet een actielijst aan voldoen

  • Unieke code per actie
    Door elke regel een nummer te geven of een code is elke actie uniek. Door in bijvoorbeeld e-mailberichten deze code in het onderwerp te noemen is het dossier in één oogopslag zichtbaar.
  • Beschrijving
    Korte beschrijving van de actie. Deze moet kort en bondig zijn, maar wel dusdanig dat voor iedereen helder is wat er bedoeld wordt.
  • Toelichting
    Een actie is vaak niet direct opgelost, maar er worden afspraken gemaakt of besluiten over genomen. Gebruik hiervoor een aparte kolom.
  • Verantwoordelijk
    Geef aan welke persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie. Dit hoeft niet altijd de persoon te zijn die de actie uitvoert.
  • Wie
    Geef aan bij wie de actie op dat moment ligt. Deze kolom zal dus vaak wijzigen als een actie een lange doorlooptijd heeft. Door gebruik te maken van een kolomfilter in Excel is een actielijst per persoon uit te printen.
  • Status
    Zonder status werkt een actielijst natuurlijk niet. Men moet wel kunnen zien welke acties nog open staan en welke acties zijn uitgevoerd.
  • Optioneel
    Daarnaast zijn een aantal kolommen optioneel. Denk hierbij aan: prioriteit, fase, aanmaakdatum, deadline, datum gereed, onderdeel, groep etc.

Meest gemaakte fout in verslag van vergadering

De meest gemaakte fout bij het vastleggen van verslagen van een vergadering is het toevoegen van een actielijst in het verslag. Na een aantal vergaderingen is niet meer helder welke acties nog open staan. Deze staan immers verspreid over de verslagen. Gebruik daarom een actielijst die altijd apart weer wordt meegezonden.

In het verslag komt dan een standaard tekst te staan: Actiepunten: alle nieuwe acties en bestaande acties zijn bijgewerkt in de actielijst “project x”. Deze actielijst wordt als bijlage aan dit verslag toegevoegd.

Over de auteur
Easy Template is een leverancier van Verlofregistratie software en Online Microsoft trainingen.

Lees ook:

5 sneltoetsen in Outlook

Pensioen Scan 2022
Bouw jij al op een slimme manier je pensioen op? Check nu in 2 minuten welke van de 8 pensioenopties voor jou een zorgeloze oude dag oplevert, met maximaal rendement én inzet van al je belastingvoordeel.
Cursus: Koop of verkoop een bedrijf succesvol
Ben je betrokken bij de koop of verkoop van een bedrijf? Volg de cursus Actief in Overnames. Ontvang tips en maak de beste deal. Zorg dat jouw overname een succes wordt.
Lees ook…
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of…
Wil je een mailing versturen, adresstickers maken of een verhuisbericht versturen? Dan kun je de adressen vanuit Outlook exporteren naar…
Wanneer je in Excel gegevens gebruikt die worden aangeleverd, zijn deze niet altijd in het formaat wat je zelf zou willen. Een voorbeeld is tekst die…