Excel-tip: zo ontdubbel je gegevens
Je hebt een lijst met gegevens (bijvoorbeeld een adressenlijst), maar er zitten dubbele waarden in. Zo ontdubbel je een lijst met dubbele gegevens en krijg je een lijst met unieke waardes.

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft Excel 2013

De praktijk

Deze optie voor het filteren op dubbele waarden in Excel gebruik je meestal wanneer je  werkt met lijsten in Excel. Denk hierbij aan adressenlijsten voor een mailing.
Praktisch
voorbeeld: een bedrijf gaat verhuizen en wil naar alle contacten een mail sturen. Iedereen heeft zijn contacten aangeleverd of deze zijn geëxporteerd vanuit O utlook. Je wilt niet dat een klant/leveranicer of relatied dan twee keer dezelfde mail van jou ontvangt.

Instructie duplicaten verwijderen in Excel

  • Maak een adressenlijst met daarin alle gegevens
  • Selecteer de gegevens inclusief de koppen boven de kolommen (*1)
  • Selecteer tab >> Gegevens
  • Kies in de groep >> Hulpmiddelen voor gegevens voor >> Duplicaten verwijderen
  • Excel toont het dialoogvenster >> Dubbele waarden verwijderen
  • Hierin staat de optie >> De gegevens bevatten kopteksten al aangevinkt
  • Excel heeft alle kolommen geselecteerd om te controleren op dubbele waarden
  • In ons geval zou dat geen dubbele waarde opleveren, omdat elke rij een apart nr heeft gekregen, dus die moet in ieder geval zijn uitgevinkt.
  • In ons geval willen we op de kolom E-mail filteren (*2)
  • Druk op >> OK om dit te bevestigen
  • Vervolgens toont Excel het resultaat van het verwijderen van dubbele waarden
  • Druk op >> OK om terug te keren naar het werkblad
  • Met CTRL+Z kun je deze actie terugdraaien
  • Uiteraard wel voordat je het werkblad hebt opgeslagen

TIP

Maak een kopie, voordat je ontdubbelt en verwijder acties uitvoert je een kopie van het originele  bestand bewaard.

(*1) Opmerking (*1)

Wanneer alle cellen in de lijst met gegevens aansluitend gevuld zijn, kun je ook een  willekeurige cel selecteren. Bij het kiezen van de optie >> Duplicaten verwijderen zal  Excel dan zelf het gebied herkennen en selecteren

(*2) Opmerking (*2)

In dit voorbeeld willen we maar een keer een mail versturen per mailadres. maar als  binnen een bedrijf diverse personen een info adres hebben, kun je er ook voor kiezen om  eerst te proberen van deze personen hun eigen adres te achterhalen.

Video-instructie

Van deze tip is een instructie te vinden op het YouTube kanaal van Easy Learning.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning

Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke  schermafdrukken. 

Over de auteur

Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

.
Beleggen in vastgoed is een langetermijnbelegging. Benieuwd wat jouw opties zijn? Lees meer in de brochure. Prognose gemiddeld jaarrendement over 7 jaar: 8,1%.
Tip: Werknemers door laten werken na hun pensioen
Met deze krappe arbeidsmarkt wil je jouw ervaren werknemer misschien door laten werken na zijn pensioen. Dan kan via de de populaire Doorwerkregeling. Dit en meer op Ideale later.
Lees ook…
Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer is het een flinke…
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of…
Wil je een mailing versturen, adresstickers maken of een verhuisbericht versturen? Dan kun je de adressen vanuit Outlook exporteren naar…